工程档案管理办法

     为了加强公司工程档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》、《云南省城市建设档案管理规定》、《地方性城市基本建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》，结合公司的实际情况，编制本办法，公司各项目部请遵照执行。

一、工程档案文件的组成

1、工程前期文件材料（立项报批文件）

2、设计文件材料（设计技术文件）

3、施工技术文件材料及竣工图（桩基础工程施工技术文件、土建及水电安装工程施工技术文件、工程竣工验收文件）

4、工程声象档案材料

5、竣工验收备案文件材料

二、工程档案编制要求

1、制成材料：应用优质纸张，建筑安装、市政工程必须使用统一印制的表格。

2、书写材料：档案书写应用墨汁、碳素墨汁、档案复写纸（黑色）等不易褪色的材料，禁止用红墨水、蓝色复写纸、圆珠笔、铅笔书写档案和使用涂改液。

3、书写要求，字迹工整，线条清晰，不能自造简化字;需绘制的图纸，表格一定要规范，达到制图要求。

4、工程档案文件的内容及深度必须符合国家技术规范、标准和规程。

5、工程档案文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符。

6、文件材料内容表述应完整，填写齐全，签证、签字要及时，手续要完善，特别是隐蔽工程、技术核定、工程洽商、设计变更、图纸会审等。

7、文件材料签字必须本人签写，不能代签、仿签、复写、打印。

8、开竣工报告、技术核定、工程洽商、设计变更、竣工验收相关文件的签章为法人章，不能用其它章代替。

9、原材料、半成品的出厂质量证书与复检报告要一一对应，并注明进场日期、数量、规格、型号及使用部位。

10、原材料、半成品的出厂质量证书若为复印件、抄件，供货方必须加盖供货方鲜章，并注明原件存放处。

11、竣工图必须是新蓝图，竣工图可以重新绘制，也可以利用新的施工蓝图编制加盖竣工图章而成。

12、凡在施工中有结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其它重大改变，或变更部分超过图幅1/3的，应当重新绘制竣工图，基础竣工图应当重新绘制。

13、凡按图施工没有变动的，则由施工单位在原施工图（新蓝图）上加盖竣工图章后，作为竣工图。

14、利用施工图改绘的竣工图必须注明修改依据。改绘时采用“扛改法”，不能刮改、涂改或采用涂改液。

15、重新绘制竣工图的封面、图纸、目录采用重新绘制竣工图图标，不再加盖竣工图章。

16、竣工图章盖在原施工图图标上方空白处。

17、按规定修改绘制竣工图、图物一致、签字齐全、符合制图规范。

18、施工技术文件材料项目及内容齐全，不要漏项、缺项，并按工程实施程序分类组卷整理有序。

19、工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，保证其质量。

20、依据国家《照片档案管理规范》（修订）GB/T11821-2002的内容要求制定，工程照片拍摄应从工程项目的准备阶段开始到工程竣工的整个项目建设过程。工程照片档案的形成应完整成套，并保持各阶段之间的有机联系。照片档案以单位工程为主进行跟踪拍摄、整理、编辑制作形成完整的照片档案。拍摄顺序按施工进度进行。

21、工程档案资料的照片（像素必须在600万以上）及声像资料，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。包括工程原貌、施工过程、竣工验收主要环节的声像档案、要求每个部位照片若干张，评“云南省优质工程”的工程，照片、声像资料要特别注意选择画面、角度、突出工程部位、难点、重点、特点及优点、亮点，少有人物出现于画面中。

    22、拍摄方法：建设前地块原貌及多个不同角度拍摄若干张，全景、中景、近景。建筑物、构筑物基础工程：基础梁分布，基础结构隐蔽。砼浇灌拆模后的情况。建筑物结构，地上建筑物屋面的每层平面、立面及屋面标准层可每隔三层拍摄一次，若干张。小区建设采用相同图纸施工（单体）的可选取一栋作为代表，全面反映该栋建筑施工情况（其中每一次平面必须有全景、中景）若干张。屋面防水、消防设施、给水设施、结构隐蔽、钢结构柱、钢结构梁与柱、梁与梁之间连接等若干张。建设过程中的隐蔽施工部分若干张。竣工后的现状照片若干张。室外各专业管线上开挖、敷设、填埋的空间位置及竣工后的相同位置现状情况，若干张。总体竣工验收实况：现场验收，建设、设计、施工、质监部门和有关领导发言拍摄，若干张；

建筑物、构筑物竣工后的现状照片：建筑物外观正立面、侧立面、背立面4面必须有全景照片若干张。每个面的局部照片包括（窗户、阳台、墙面，主要进出口）若干张。楼梯、主要通道、屋面及屋面设施、配电房，水泵房、单体建筑与道路之间的相互的关系。建筑物与周围环境的关系如：大门、道路、绿化等若干张。

建筑物、构筑物在组卷时以建筑单体为主进行组卷；组卷顺序按工程施工阶段顺序（从工程立项、施工建设、竣工；竣工后的建筑物先从外观后内部，从上至下的顺序）进行。

23、同一单位工程所有竣工技术文件资料的工程名称、参建单位名称要一致，参建单位名称填写全称。

24、所有竣工技术文件资料必须工程进度同步。

23、原件归档：四份原件归档，档案馆、建设单位、监理单位、施工单位各存一份。

26、资料员应持证上岗，在填写编制过程中，技术负责人要随时检查、监督其工作,不得随意变更其人员，要保持其连续性。

三、工程档案的组卷

1、立卷原则

（1）、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内的有机联系。

（2）、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

（3）、案卷不宜过厚，一般不超过40㎜（楚雄市不超过30㎜，卷内文件以A4纸为主，并装入专用“城建档案”壳内），具体厚度按各档案馆的要求执行。

（4）、案卷内不应有重份文件，不同载体文件分别组卷。

2、立卷方法

工程文件按工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件立卷。

3、卷内文件的排列

（1）、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

（2）、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

（3）、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。

4、案卷的编制

（1）、页码的编制

1）、卷内文件均按书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

2）、页号编写的位置：单页在文字右下角；双页正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

3）、成套图纸或印刷成册的科技文字材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4）、卷内目录、卷内备考表不编页号。

（2）、卷内目录的编制

1）、卷内目录包括序号、责任者、文件材料题名、编制日期、起止页号及备注。

2）、序号每卷均从“1”开始，依次标柱。

3）、责任者填写主要形成单位，有分包单位的，填写总承包单位名称。

4）、文件材料题名填写材料全称。

5）、编制日期填写至月份，日期不填。

6）、起止页号：只有最后一行填写起止页号，其余的均填写开始页号。

（3）、案卷封面的编制

1）、案卷封面包括档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、共几卷、第几卷等。

2）、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。题名包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容，一般不超过50个字符。

3）、编制时只填写案卷题名、责任者、编制单位、编制日期、共几卷、第几卷、共几页，其几卷、第几卷用铅笔填写，其余不填写。

（4）、案卷的装订

 1）、案卷采用线绳三孔左侧装订，要整齐、美观、牢固，便于保管和利用。装订时绳结打在背面。

2）、案卷内不同幅面的图样要折叠为297×210mm的统一幅面，折叠采用手风琴式，图标栏外露。

3）装订时金属物必须去掉。

4）、纸张大小不统一的文件材料也要处理，小于A4的应用复写纸裱糊；大于A4的纸张应按A4的幅面采用手风琴折叠。

5）、卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，卷内备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。

6）、装订时采用各地区档案馆监制的规格统一的档案盒具。

四、工程档案验收

按合同内容完成了单位工程的技术文件材料（含竣工图）收集编制，并按规定收集、整理、装订成册后，在工程交工验收前，应由建设单位负责组织，并发出单位工程档案专项验收通知，档案管理机构即会同建设、监理单位进行档案专项验收，并核发《建设工程档案验收意见书》。

五、工程档案移交

1、移交时间及要求：工程竣工验收后3个月，必须向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案，同时按照规定向公司档案室移交一套完整的资料，并办理移交手续。

2、移交手续：

（1）、竣工后项目部向公司档案室移交一套完整、准确、符合归档要求的档案，并出示《档案验收意见书》原件一份，《城建档案案卷目录》一份。《单位工程竣工验收意见书》原件一份。

（2）、移交时应办理移交手续，填写《建设工程档案移交书》两份，双方签字认可后各执一份。

六、工程档案的保管、利用

1、档案的保管制度

1）、档案室对接收的档案应及时登记，科学保管。

2）、对永久保存的重要档案，应采用声像等先进技术予以备份保存。

2、档案的利用制度

1）、要积极开发档案信息资源，开展档案利用工作，为查档提供服务。

2）、在查阅利用时坚持领导批准制度。

3、档案的销毁制度

对已到期的档案任有保存价值的文件材料重新整理后立卷保存；已失去保存价值的文件材料由经办人造具清册，经本单位领导批准后进行销毁。

七、工程档案的奖惩

1、奖励制度

有下突出事迹之一的项目部和个人，公司可给予表彰和奖励：

（1）、在档案收集、整理、保管和现代管理方面做出显著成绩的；

（2）、提供利用档案，为公司建设、管理做出较大贡献的；

（3）、在非常情况下抢救工程档案有功的；

（4）、与违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

2、处罚制度

（1）、违反本办法“一、二、三”规定的，拒不整改的，每条罚款200元。

（2）、未按规定进行档案验收、移交的项目部，限期整改；限期不整改的，罚款1000元，同时不得办理竣工结算、结清工程尾款和安排下一个工程任务，直至整改完毕为止。

上交集团公司工程档案资料目录

  1、开工报告

  2、施工组织设计及报审表

  3、建设工程规划核查意见

  4、建设项目试生产（运行）意见书（环保）

  5、图纸会审、设计修改

  6、建筑物空间定位测量记录及报审表

  7、地基验槽

8、结构工程实体综合检测报告

9、建筑物沉降观测记录

10、新建建筑物防雷装置安全检测验收报告

11、工程项目竣工报告

12、施工总结

13、施工过程中质量事故处理报告及记录

14、工程竣工验收会议纪要

15、单位工程竣工验收证明书

16、单位（子单位）工程质量竣工验收记录表

17、单位（子单位）工程观感质量检查记录

18、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录

19、单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

20、工程质量评估报告（监理单位）

21、工程竣工验收报告（建设单位）

22、工程竣工验收意见表（验收组工程竣工验收意见）

23、建筑工程竣工验收备案表

24、建筑工程消防验收意见书

25、工程质量保修书

26、工程结算【审定后双方认可（另组卷）】

27、竣工图（另组卷）

28、档案馆签字的档案移交记录