产品销售部档案管理制度20160303

（试行）

一、目的

为规范部门档案管理，加强市场运作能力，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围

本办法适用于部门所有管理文件、合同文件、技术文件和资料等管理，包括部门规划、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、档案管理员的职责

1.  负责各类归档档案的收集、整理、编目、装盒、入库，负责档案的借阅和归还档案的整理入库。

2.  定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无失、泄密事件。

3.  保证部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

四、档案归档

1. 归档要求

归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。凡对部门有保存价值的各种文件、资料等，部门有责任及时归档，并对归档文件资料的真实性、完备性负责。

2. 合同整理原则及方法

(1) 合同代号的组成

●  公司代码—B/S—部门代码/年度—序号

注：公司代码： AM 

B—以甲方身份签订的买入合同；S—以乙方身份签订的卖出合同

部门代码：01

 年度——四位阿拉伯数字

 序号——四位阿拉伯数字，不足四位补零，指本部门买卖合同序号

(2) 合同整理与分类管理

合同目录放在第一页里,合同文本按合同目录顺序放入后面的插页

中，用不干胶打印合同的页码或合同签订方名称的信息等,贴在对应插页上。即，一个文件夹为一类合同，第一页是目录，后面的逐页就是对应目录的合同。有多类合同就用多个文件夹，可用不同颜色的文件夹来区别。

3.  归档流程

五、档案的借阅

1. 因工作需要，需借阅档案时，由部门领导核批。

2. 档案借阅者必须做到：

(1) 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

(2) 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

六、档案的销毁

1. 任何个人或部门非经允许不得销毁部门档案资料。

2. 凡属于密级的档案资料必须由部门领导批准方可销毁。

3. 经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对及登记，登记表永久保存。

产品销售部

                              二O一六年三月三日