《档案事业概论》浙江省档案系列初中级职称考试

第一节  档案

本节概要地介绍了“档案的起源与发展”即档案的简史，“档案的概念与性质”即档案的定义，“档案的类型”即档案的种类（档案学术上的分类），“档案的价值与作用”等四个有关档案的最基本的问题。

一、档案的起源与发展

（一)档案的萌芽与起源（初始形态）：“助记忆时代”的结绳、刻契、图画

档案起源于原­始记事即结绳、刻契、图»­等记事方式，还不是真正意义上的档案。但因其在一定范围内有历史记录、契约、凭证、备忘等作用，可以看作是档案的萌芽，即档案起源的初始形态。

（二）档案产生的两个条件：记录符号与国家出现

1．客观条件——记录符号

文字作为语言记录符号产生以后，为准确地记录事实提供了条件，从而为档案的形成提供了客观条件。

我国现存最早的文字记录档案——甲骨档案：河南安阳小屯村出土的3000多年前殷商时期刻写在龟甲、兽骨上的甲骨文字记录，是当时商王朝使用的一种文件。

2．社会条件——国家的出现

在原­始社会向奴隶社会过渡，出现了阶级、国家以后，就产生了文书。

文字记录的产生，社会的发展，国家的逐渐形成，进入阶级社会以后特定的社会需要等诸因素影响下，档案逐渐产生与发展。

（三）我国早期档案的载体形态：从甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案到纸质档案

档案是承载在一定物质载体上的历史记录，其记录方式与物质载体密不可分，我国古代社会早期先后出现了甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张等档案物质载体形态。

金石档案：金是指青Í­器、铁器等，石是指石头，金石档案是铭文档案和石刻档案的总称，是将文字铸刻在青Í­器、铁器、石头上而形成的档案。

简牍档案：简是指竹简，牍是指木牍，是以竹简、木牍为载体形成的档案。 “册”、“典”是我国最早对文件和档案的称呼。

缣帛档案：缣帛是古时对绢类的丝织品的统称，是以丝织品为载体形成的档案。用缣帛书写的文件称“帛书”、“卷”、“卷轴”。   

纸质档案：是以纸张为载体形成的档案。最早的纸质档案——甘肃“放马滩纸”，形成于西汉初期，不仅是迄今发现的世界最早的植物纤维纸，也是世界最早的纸质地图实物和最早的纸质档案。

汉后逐步由简、帛、纸并用，到以纸为主要载体。

二、档案的概念与性质

（一）档案的概念

1．档案概念之分——学术概念与法律概念

学术概念与法律概念，其外延不同，内º­基本一致。学术概念外延宽泛，为一般意义上的档案；法律概念外延相对小些，是指法律法规监管的范围，即是指国有的或非国有但对国家和社会有保存价值或涉及国家秘密的档案。

档案学术概念，以国家档案行业标准《档案工作基本术语》关于档案的表述为代表:档案是“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”

档案法律概念，以《中华人民共和国档案法》第二条关于档案的表述为代表：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、¾­济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

2．档案概念的四个方面含义

一是档案的形成主体是国家机关、社会组织和个人。

二是档案是有保存价值的文件：无意识（自然）的形成需要通过有意识的制作和有意识的保存，才能成为档案。有保存价值并且已¾­处理完毕的文件才能转化为档案。档案和现行文件是同一事物的两个不同阶段。

三是档案的实存形态是多种多样的：记录方式有文字、图像、声音、数码等；载体形态有甲骨、竹木、金石、贝叶、缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘及各种实物等。

四是档案是直接形成的历史记录：与图书、情报等一般信息不同，档案不是事后编写或随意收集的材料。

（二）档案的性质（档案的属性）

档案性质又称档案属性，档案属性可分为本质属性和一般属性。

1．档案的本质属性——Ô­始记录性

原­始性与历史性的结合是档案的独有标志，档案的本质属性是原始记录性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在。

2．档案的一般属性——知识性和信息性

档案的知识性：档案是认识和改造客主观世界的记录，是一种Ô­生态的知识，具有储存和传播知识的功能，是社会的智力资源。

档案的信息性：档案不但具有信息的中介性、可替代性、可传输性、可分享性等一般属性，而且具有Ô­始性和回溯性等自身的某些特征。

（三）档案与图书、文物、资料的联系与区别

分析三者间的联系（共性）与区别（差异），判断某一事物是否属于档案，关键是分析其是否具有Ô­始记录性和凭证价值。了解档案与文物的交叉及《档案法》第十二条第一款之规定，档案与图书、资料转化的条件。

三、档案的类型

这里讲的档案类型是一种概念上的分类，而不是档案实体或信息分类。

（一）按形成时间分：历史档案与现行档案

在我国，历史档案与现行档案不是按历史时期划分的，而是以新中国成立为界，新中国成立前形成的档案称之为历史档案，新中国成立后形成的档案称之为现行档案。

1．历史档案——新中国成立前形成的档案

历史档案又称旧政权档案（确切地说应称旧政权时期档案，因为旧政权时期既有旧政权机构的档案，又有其他社会组织或个人的档案）。

按照社会制度和历史朝代分为历代王朝即奴隶社会、封建社会历朝历代时期档案和时期档案。其中时期档案又包括了历史档案，专指自1919年“五四”运动起到1949年10月1日中华人民共和国成立以前新民主主义时期，中国党（包括早期组织和更早期的进步学生组织）及其领导下的人民政权、、企业事业单位及其他组织、者个人形成的档案。

2．现行档案——新中国成立后形成的档案

现行档案实际上指的是当代档案，即1949年10月1日新中国成立以来形成的档案。

（二）按形成领域分：文书档案、科技档案、专业档案

1．文书档案

文书档案是一个约定俗成的概念，确切地说是指党政管理、社会管理档案，《档案工作基本术语》对“文书档案”概念的解释是：“反映党务、行政管理等活动的档案”。

文书档案的特点：来源复杂、涉及面广、内容丰富、形式规范等。 

2．科学技术档案

科学技术档案简称科技档案，《档案工作基本术语》对“科技档案”概念的解释的是：“反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案”。

科技档案的特点：成套性、专业性、多样性、通用性等。

3．专业档案

《档案工作基本术语》对“专业档案”概念的解释的是：“反映专门活动领域的档案”。 

专门档案与专业档案是两个不同的概念，专门档案也称特种载体档案，是指除纸质以外载体的档案。专业档案是指专门业务档案，因此，文书档案、科技档案实质也是一种专业档案，可以说所有的档案都是专业档案。 

专业档案的特点：专业性强、文件格式统一、程序规范等。

（三）按所有权性质分：公共档案与私人档案

1．公共档案

公共档案又称公有档案，《档案工作基本术语》对“公共档案”概念的解释的是：“国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案”。公共档案属法律监管范围。

2．私人档案

私人档案又称私有档案，《档案工作基本术语》对“私人档案”概念的解释的是：“是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案”。私人档案不同于个人档案，私人档案包括个人、家庭、家族和私人组织形成的档案，个人档案仅指个人形成的档案。

（四）按载体形态分：纸质档案与非纸质（特种载体）档案

1．纸质档案

是形成档案的主要载体。

2．非纸质档案

又称特种载体档案，我国古代有甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案等，国外早期有纸草、泥板、羊皮纸档案等，近现当代有胶片、磁盘、光盘等感光、磁性新型载体档案，还有印石、锦旗、Í­牌、奖±­等各种实物形态档案。

（五）按记录表述方式分：文字、图表、声音、图像等档案

四、档案的价值与作用

（一）档案价值与作用的概念

1．档案价值

档案价值不同于一般商品的价值，商品的价值是指凝结在商品中的无差别一般人类劳动，可以用社会必要劳动时间来衡量其大小，而档案的价值往往超出为形成和管理档案所消耗的社会必要劳动时间。

《档案工作基本术语》对“档案价值”概念的解释的是：“档案对国家机构、社会组织或个人的有用性”。它是主体需要（档案利用者及利用需求）和客体属性（档案内容、载体、类型）的统一和结合。客体的属性是构成档案价值的基础，主体的需要是构成档案价值的前提。

2．档案作用

档案作用即档案的使用价值，是指档案对人们实践活动产生的影响，是档案价值关系在社会活动中的具体体现。档案价值是相对抽象的，档案作用是具体的；档案价值是稳定的、被动的、潜在的，档案作用是动态的、主动的、显现的。

（二）档案价值的四种形态

1．对形成者的第一价值与对社会利用者的第二价值

2．对当前实践的现实价值与对未来社会的长远价值

3．基于本质属性的证据价值与一般属性的情报价值

4．具体用途的利用价值与时间限度衡量的保存价值

(三)档案作用表现的六个方面

1．工作查考的主要依据；

2．文化传承的重要载体；

3．¾­济建设的宝贵资源；

4．科学研究的可靠依据；

5．政治斗争的有力武器；

6．宣传教育的生动素材。

（四）档案发挥作用的四大规律

1.档案作用范围递增律：档案作用范围与时间成正比关系。

这一规律决定了档案馆接收档案的年限。

2.档案机密程度的递减律：档案机密程度与时间成反比关系。

这一规律决定了档案开放的一般年限。

3.档案作用的转移律

这是由档案的第一价值向第二价值转移决定的，同时受到社会环境的影响。

4.档案发挥作用的条件律（受三个水平制约）

当人们对档案有利用需求时，档案作用的发挥受到当时¾­济社会发展水平、人们对档案和档案工作的认识水平（即档案意识）、档案管理水平等三方面的制约。

第二节  档案工作

本节概要地介绍了“档案工作的内容及其相互关系”、“档案工作的性质”、“档案工作的基本原­则”、“档案工作标准化与现代化”等有关档案工作的基本问题。

一、档案工作的内容及其相互关系

档案工作有广义与狭义之分，狭义档案工作是指档案管理活动；广义档案工作是指管理档案和档案事业的活动。一般所说的档案工作，是指狭义的档案工作。

（一）狭义档案工作八个业务环节：收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索、提供利用、编研

（二）各业务环节间的辨证关系

档案工作各业务环节相对的，划分是相对的，彼此间相互依存、相互制约。

收集是档案工作的起点、首要环节，整理是档案工作的基础，保管是档案工作的基本要求，提供利用是档案工作的根本目的，编研属于提供利用的范畴。

正确处理基础业务工作和提供利用及编研工作的关系。

二、档案工作的性质（三性）

（一）服务性（基础性、保障性）

服务性是档案工作赖以存在和发展的条件。

（二）政治性机要性

（三）科学管理性

档案工作还是一项社会性的工作，一定程度上具有文化性。

三、档案工作的基本Ô­则（三Ô­则）

《档案法》第五条用国家法律的形式确立了档案工作的基本Ô­则：“档案工作实行统一领导、分级管理的原­则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。

（一）统一领导、分级管理：基本Ô­则的核心

包括三方面内容：

1. 档案事业由党和领导，在一级，国家档案行政管理部门在领导下，主管全国档案事业，对全国档案事业实行统筹规划，组织Э调，统一制度，监督和指导。

2．地方各级档案行政管理部门在同级的领导下，在国家档案行政管理部门或其上级档案行政管理部门的统一指导下，负责主管本行政区域内的档案事业，对本行政区域内的档案工作实行监督和指导。

3．对国家所有的档案实行统一制度、分级负责的集中管理与保管，即一切国家机关和组织形成的档案，必须按照国家的规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中保管，任何个人不得据为己有，各国家机关和组织的档案机构必须按照国家规定，定期向有关档案馆移交档案。

（二）维护档案完整与安全：档案工作的最基本要求

包括两方面内容：

1．档案完整——数量与质量。

2．档案安全——实体与机密。

（三）便于社会各方面的利用：档案工作的根本目的

三原则辩证关系：“统一领导、分级管理”是核心，“维护档案完整与安全”是条件，“便于社会各方面的利用”是目的。

四、档案工作标准化与现代化

标准化是现代化的基础，现代化是档案工作的发展方向。

（一）档案工作标准化

1．档案工作标准化的概念：是指档案行政管理部门会同标准化主管机关或单独就档案工作的原则和方法、概念和设施等，制定科学的、统一的规则和技术规范，并予以实施的过程。

2．档案工作标准化的内容

三种划分标准：

（1）按过程分：制定、发布和实施等三个过程。

（2）按发生作用的范围和审批程序分：国家、行业、地方、企业等四种标准。

（3）按涉及内容分：档案工作专业名词术语、代号代码、档案著录和目录组织、标引语言、档案工作各项业务建设以及档案库房、装具、各种设备等标准。

（二）档案工作现代化

档案工作现代化的概念：是指运用先进的技术设备，科学的理念、组织、方法，对档案工作进行有效管理，使之获得最佳工作效率、¾­济效益和社会效益的一项工作。档案工作现代化是社会发展的客观需要，是档案工作发展的必然趋势。现代化不等于信息化。

档案工作现代化的四个方面主要内容：

1．档案工作技术现代化

包括档案信息化技术。

2．档案工作组织与管理现代化

3.档案资源管理信息化

包括基础设施建设、信息资源建设、管理应用系统和标准规范化建设等。

4．档案工作人员现代化

档案工作现代化的关键是档案工作人员现代化，而不是档案工作技术现代化。

第二章 档案事业

第一节  档案事业及其构成

一、档案事业的概念与内容

（一）档案事业的概念

第一章已涉及狭义与广义档案工作的概念，狭义的档案工作即档案管理工作，广义的档案工作即档案事业，是指管理档案和档案事业的活动，它是以管理开发国家和社会档案信息资源为手段,以为国家各项事业和社会各界服务为宗旨的具有国家规模的一项社会事业。本章所说的档案事业一般是指我国的档案事业。

（二）档案事业的内容

档案事业的内容包括七个方面，即：档案管理工作（档案馆、室工作）、档案行政管理工作、档案法制工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与对外交流工作。

档案事业的七个组成部分的关系是：档案管理工作（档案馆、室工作）是重点, 是档案事业的业务系统，档案事业的主要组成部分，其中档案馆工作是主体，档案室工作是基础；档案行政管理工作是核心，对整个档案事业起到统筹Э调和组织指挥作用；档案法制工作是根本，是档案事业发展的保障；档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与对外交流工作是辅助，是建设和发展档案事业的重要条件。

“门类齐全、结构合理”是我国档案事业体系的显著特点。

二、档案事业的地位与意义

从国家层面来看，档案事业的地位与意义：

（一）是维护党和国家历史真实面貌的重要事业

（二）是党和国家各项建设事业必不可少的环节

（三）是整个国家文献信息事业的重要组成部分

（四）是功在当代、利在千秋的永恒事业

三、档案事业管理

（一）档案事业管理的概念

是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理机构和档案实体管理机构的设置及其隶属关系、管理权限划分、运行规则等的法律制度规定。

世界各国的档案事业管理，可分为集中式和分散式两种基本类型。我国档案事业管理属于集中式。

我国档案事业管理的内容：

1．“统一领导、分级管理” 

“统一领导、分级管理”是我国档案工作的基本Ô­则，也是我国档案事业的组织Ô­则和基本管理，是我国的必然要求，体现了我国行政管理的特点。

2．专业和科技档案工作“条块结合”管理

、国家机关在国家档案行政管理部门统筹规划，组织Э调，统一制度，监督指导下，对本系统的档案工作进行指导、监督和检查；¾­国家档案行政管理部门审定同意，可制定本系统、本行业、本专业档案的管理办法、规章以及档案业务标准和技术规范。地方层面照此执行。

3．局馆合一管理

我国从到地方县以上实行档案行政管理部门即档案局与国家综合档案馆合署办公的档案机构，局馆合一，一个机构、两块牌子，履行两种职能。

（二）我国档案事业管理的建立

20世纪50年代中后期，我国集中统一的档案事业管理开始建立，主要的标志性事件有四个（了解时间与文件及主要内容）。

（三）我国档案事业管理的发展

主要标志性事件有四个（了解时间与文件及主要内容）。

我国档案行政管理两次大的改革（了解时间与文件及主要内容）。

四、档案事业管理手段

档案事业管理手段主要有三种，即法律手段、行政手段、¾­济手段，其中法律手段是根本手段，行政手段是基本手段，¾­济手段是补充。

第二节 档案事业的建立与发展

一、我国档案事业的建立

我国档案事业萌芽于20世纪30年代，其主要标志是：当时把“文书档案改革”作为“行政效率运动”的重要组成部分，在部分国家机关和省级机关开始设立了档案室，创设了档案专业教育，形成了近代档案学理论。

1949年10月1日新中国成立，标志着我国档案工作进入一个新阶段。

到1957年，我国逐步建立起国家规模的档案事业。主要标志有三个方面：

（一）接管旧政权遗留下来的档案，征集历史档案（了解时间及主要内容）

（二）制定档案工作方针制度和法规，建立起机关档案工作，集中管理大行政区撤销机关的档案

新中国档案事业是从机关档案室工作开始起步的。到1956年底，全国县以上机关普遍建立起档案室，成为国家档案事业的重要基础。（了解时间与文件及主要内容）。

（三）成立国家档案局，开展对档案学理论研究，创办档案高等教育（了解时间及主要内容）。

二、我国档案事业的发展

我国档案事业的发展可以分为全面建设（1958-1966）、严重挫折（1966-1976）、恢复提高（1976-1987）、全面发展（1988年《档案法》施行以来）等四个阶段。（了解各阶段时间及主要内容）。

第三节  档案机构与人员

档案机构分为行政管理机构、档案管理机构和其他档案机构等三类。

一、档案机构类型及其职责

(一)档案行政管理机构——档案事业的组织和指挥中心

1. 档案行政管理机构设置

根据《档案法》规定，我国档案行政管理机构从到县分四级设置。

各级机关下设的档案行政管理机构是内部档案行政机构。

2. 档案行政管理机构职责

（二）档案馆（各级各类档案馆）

1．档案馆网规划与设置

档案馆网，是指纵横交织、布局合理、既有分工又有Э作的档案馆群体。档案馆有两种类型：

（1）各级国家（综合）档案馆

是按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。

国家综合档案馆：我国按照档案形成的历史时期，在设置3个国家综合档案馆，即：档案馆，收集管理历史档案和新中国成立后国家机关、人民团体、民主党派形成的档案；中国第一历史档案馆，收集管理明、清两朝及以前各朝机构形成的档案；中国第二历史档案馆，收集管理时期机构形成的档案。

地方各级国家综合档案馆：收集管理本级机关及其所属机构形成的档案和本级分管范围内各历史时期的有关档案。一般设到县一级。

（2）其他各类档案馆

其他各类档案馆又分为三类，即专门档案馆、部门档案馆、企业事业单位档案馆。

专门档案馆，是管理特定范围专业档案的档案馆。专门档案馆也属于国家档案馆。专门档案馆的设置程序是：设置全国性专门档案馆须¾­国家档案局同意，省、自治区、直辖市以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的Ô­则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级批准，并报国家档案局备案。专门档案馆Ô­则上设到市（地）一级，县（市、区）一般不设专门档案馆。

部门档案馆，是专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。部门档案馆也属于国家档案馆。部门档案馆有两种情况，一种是永久性的，即其管理的档案不向国家综合档案馆移交，如外交部档案馆、安全部档案馆；另一种是中间性的，即其管理的具有永久保存价值的档案或其在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，若干年后应向国家综合档案馆移交，如档案馆、最高人民档案馆、最高人民档案馆等。部门档案馆的设置程序是：国家机关设置部门档案馆须¾­国家档案局同意，省、自治区、直辖市以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门，根据实际情况确需设立档案馆的，由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的Ô­则，统筹规划并报同级批准。

企业事业单位档案馆，实际上是一种内部档案管理机构，也有两种情况，一种是永久性的，即¾­本行政区域内的档案行政管理部门和国家综合档案馆同意（非国有企业事业单位不必¾­档案行政管理部门和档案馆同意），其档案不必向本行政区域内的国家综合档案馆移交；另一种是中间性的，即其管理的档案，若干年后应向本行政区域内的国家综合档案馆移交。

2．国家综合档案馆的性质与功能拓展

（1）性质与任务

国家综合档案馆的性质：文化性、公共性（公益性）。

《档案法实施办法》第十条规定档案馆有三项任务。

（2）功能及其拓展

我国国家综合档案馆功能建设¾­历了从“一个基地一个中心”、“两个基地一个中心”到“两个基地两个中心（“四位一体”功能）、“两个基地三个中心（“五位一体”功能）的拓展过程。其功能拓展，主要是服务功能特别是社会服务功能的拓展。

1983年4月26日，国家档案局发布的《档案馆工作通则》第二条规定 : “档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心” （即“一个基地一个中心”）。

2000年召开的全国档案馆工作会议明确提出，要把国家综合档案馆建成爱国主义教育基地。（即“两个基地一个中心”）。

2000年4月，广东省深圳市档案馆试办了全国首家文件档案资料服务中心，此后，全国各级国家综合档案馆纷纷建立起已公开现行文件查阅服务中心。

2008年5月1日起施行的《中华人民共和国信息公开条例》第十六条规定，国家综合档案馆为信息查阅场所（中心）之一。（已公开现行文件查阅服务中心与信息查阅中心合二为一，即“两个基地两个中心”）。

2009年10月，国家档案局在上海召开的全国档案馆工作会议提出，各级国家综合档案馆要建立电子文件中心，要求努力把各级国家综合档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的公共档案馆。（即“两个基地三个中心”）。

国家综合档案馆具有的四项基本功能：档案资源积累、存储和安全保管功能，档案信息服务功能（电子文件中心具有存储和安全保管以及服务功能），档案信息社会教育功能，已公开现行文件和信息服务功能。前一项属保管功能，后三项均属服务功能，因此，实质上国家综合档案馆具有两大功能，即保管与服务功能。

国家综合档案馆还具有其他社会功能。

（三）档案室

1．档案室的概念

是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。

2．档案室的性质

档案室的性质是双重的，它既是各级机关单位的内部组织机构，其任务主要是统一管理本机关单位档案和为本机关单位提供档案信息服务。同时，档案室又是国家档案事业组织系统中的最普遍、最大量、最基层的档案管理机构，是档案馆工作乃至档案事业的重要基础。

3．档案室的职能

《档案法》第七条规定档案室有四项基本职能。

（四）其他档案机构

1．其他档案管理机构

（1）联合档案室是指同一地区，特别是同一城区内办公地点在同一个大院内的若干个机关单位共同建立的档案管理机构，负责保存和管理这些机关单位形成的档案并提供档案利用服务，有的地方称之为文档中心。

（2）信息中心是指一些大中型企事业单位，在Ô­有文书、档案、图书、资料、情报等机构的基础上设立的综合性信息资源管理与开发利用机构。它是实行文书、档案、图书、资料、情报等信息一体化管理的产物，

（3）文件中心是介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构，是一种社会化、集约化和专业化的文件档案管理机构。有公共性和商业性两种。

2．档案教育培训机构

（1）档案高等教育机构

我国高等档案教育始于20世纪30年代。1934年，私立武昌文华图书馆专科学校设档案管理特种教席并于1940年10月创办了档案管理专科。近代档案学家殷钟麒等人在重庆创办了私立崇实档案函授学校（后改名为崇实档案学校）。

1951年，北京大学图书馆专科办了档案专科。1952年11月15日，中国人民大学设立档案专修班，标志着新中国档案高等专业教育的诞生。

（2）档案培训机构

3.档案宣传出版机构

4.档案科学研究机构

5．档案咨询机构

6．社会档案服务机构

（1）档案寄存中心

其档案文件的所有权并未发生转移。

（2）档案资料目录中心

我国目前设有“明清档案资料目录中心”、“档案资料目录中心”和“历史档案资料目录中心”等三个国家级档案资料目录中心，分别设在中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆和档案馆。

（3）档案事务所（咨询公司）

二、档案人员职业素养

（一）档案职业资格和专业资格

1．档案职业资格即档案执业资格

2．档案专业技术资格

档案专业技术资格即档案专业技术职称，也称档案专业技术职务。我国自20世纪80年代初开始实行档案专业技术职称制度。

（二）档案人员素质

档案法》第九条第二款规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”

（三）档案人员职业道德

1．档案人员职业道德概念

指档案人员在从事档案职业活动中所应普遍遵Ñ­的行为准则和规范，是社会对档案人员的道德行为和道德关系基本要求的概括。

2．我国档案人员职业道德规范

忠于职守、遵守法纪，既是《档案法》的相关规定，又是档案人员职业道德的根本要求；爱岗敬业、无私奉献，是档案人员职业道德的重要内容；求真务实、维护史实，是档案人员职业道德的特殊要求；文明管档、优质服务，是档案人员职业道德的基本要求之一。

3．档案人员职业道德建设

通过自律即自我修养和他律即教育与监督实现。

第三章  档案法制建设

第一节  档案立法工作

一、档案立法的概念

档案立法，从广义上讲，是指一切国家机关，即从到地方的各级国家权力机关和国家行政机关，依据法定权限和程序，制定、修改和废止各种档案规范性文件的活动；从狭义上讲，是指国家最高权力机关制定、修改和废止档案法律的活动。

二、档案法规体系的构成

档案法规体系，是以《档案法》为核心，由档案法律、法规、规章等组成的相互联系、相互协调的有机整体。我国各类档案法律规范的效力等次依次为法律、法规、规章。

法律由国家最高权力机关依照立法程序制定和颁布的法律文件。如《档案法》

行规是在职权范围内或者根据全国及其常委会授权制定发布的有关国家行政管理活动的法律规范。如《档案法实施办法》、《全国档案馆网设置原则和布局方案》、《科学技术档案工作条例》等。

地方性法规是由省、自治区、直辖市及批准的较大的市的人民代表大会及其常务委员会制定的规范。如《浙江省实施〈档案法〉办法》、《杭州市档案管理条例》、《宁波市档案工作条例》。

自治条例和单行条例是根据《》、《立法法》、《地方各级人民代表大会和地方各级组织法》和《民族区域自治法》的规定，由民族自治地方的人民代表大会及其常委会依照当地民族的政治、经济和文化特点制定的民族自治地方法规。

规章包括部门规章和地方规章。部门规章由各部门以及经授权的直属机构依据法律、行规的规定，结合本部门行政管理的实际情况制定，如《档案馆工作通则》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》。省、自治区、直辖市和较大的市的通过的地方档案规章，如《浙江省国家档案馆管理办法》、《浙江省重大活动档案管理办法》。

三、《档案法》及《档案法实施办法》

《档案法》是我国档案事业建设中的第一部法律，于1987年9月5日经中华人民共和国第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，并于1988年1月1日起施行。1996年7月5日，第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过了《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》，对《档案法》进行了修改。《档案法实施办法》是对《档案法》原则性规定的进一步细化，于1990年10月24日经批准，1990年11月19日国家档案局第1号令发布施行。1999年5月5日经批准，1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布实施修改后的《档案法实施办法》。

《档案法》、《档案法实施办法》的调整内容，主要有以下几个方面：

1. 档案工作的基本问题。主要有法律调整的范围、档案工作的基本原则、加强对档案工作的领导、公民在档案事务中的义务与权利等。

2. 档案机构的职责和档案工作人员的任职条件。

3. 档案的管理。包括文件材料的立卷归档、档案的移交、档案的安全保管、国家档案馆馆藏档案的出境管理等。

4. 档案的开放利用和公布。

5. 法律责任。《档案法》、《档案法实施办法》明确规定了档案违法行为的种类及应追究的法律责任，档案违法行为主要有十三种。

第二节  档案行政执法

一、档案行政执法的概念与基本要求

档案行政执法，是指县级以上档案行政管理部门依照档案法律、法规、规章的规定，对行政相对人采取的影响其档案权利义务，以及对行政相对人行使档案权利、履行义务进行监督检查的行为。   

档案行政执法应遵循五项基本要求：合法、依据充分、合理、效率、接受监督。

二、档案行政执法依据

档案行政执法依据，主要有以下三个方面：一是以档案行政管理部门为主管部门的法律、法规、规章依据。如：《档案法》、《档案法实施办法》、《档案执法监督检查工作暂行规定》、     《档案行政处罚程序暂行规定》、《档案行政许可程序规定》等。二是档案行政管理部门为协助部门的法律依据。如：《保密法》、《文物保》、《统计法》、《会计法》、《合同法》、《电子签名法》、《行政区域界线管理条例》、《企业国有资产产权登记管理办法》、《信息公开条例》等。三是共同执行的法律、法规、规章依据。如：《行政诉讼法》、《行政复议法》、《国家赔偿法》、《行政许可法》、《行政处罚法》等。

档案行政执法依据的适用原则，主要体现在七个方面。

三、档案行政许可

（一）档案行政许可的概念

档案行政许可是指档案行政管理部门根据公民、法人或者其他组织的申请，经依法审查，准予其从事特定活动的行为。有四个方面的主要特征。

（二）档案行政许可主体与项目

根据《档案法》、《档案法实施办法》的有关规定，档案行政许可主体是档案行政管理部门。

档案行政许可项目的设定必须遵循保障档案事业发展的原则、确保公共利益原则、数量最少原则和适用原则。根据《档案法》、《档案法实施办法》以及一些地方性档案法规的规定，档案行政许可项目主要有下列六项内容：

一是集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案向国家档案馆以外的单位或个人出卖的审批。

二是对国家和社会有保存价值的或者应当保密的非国家所有的档案赠送、交换的审批。

三是向国内外的单位或个人赠送、交换、出有档案的复制件的审批。

四是携带、运输或者邮寄档案出境的审批。

五是专业档案馆收集档案范围的审批。

六是县级以上确定的重点建设项目的档案验收。

（三）档案行政许可的实施

1. 档案行政许可实施原则。

2. 档案行政许可实施程序。

根据《行政许可法》、《档案法》和《档案法实施办法》等法律法规，档案行政管理部门依照法定的程序实施行政许可，主要内容如下：

第一，申请与受理。

第二，审查。

第三，决定。

第四，送达。

（四）档案行政许可的监督

根据行政许可法有关规定，档案行政许可的监督包括两个方面:一是档案行政管理部门内部的监督；二是档案行政管理部门对相对人的监督。

四、档案行政处罚

（一）行政处罚概述

行政处罚，是行政主体为达到对违法者予以惩戒，促使其以后不再犯，有效实施行政管理，维护公共利益和社会秩序，保护公民、法人和其他组织的合法权益的目的，依法对行政相对人违反行律规范但尚未构成犯罪的行为（违反行政管理秩序的行为），给予人身的、财产的、名誉的及其他形式的法律制裁的行政行为。行政处罚必须遵循处罚法定、公开公正、处罚和教育相结合、保障当事人程序权利、一事不再罚原则。

（二）档案行政处罚的种类

根据《档案法》和《档案行政处罚程序暂行规定》的有关规定，档案行政处罚权分三种：警告、罚款和没收违法所得。《档案法实施办法》第二十规定了罚款数额，根据有关档案的价值和数量，对单位罚款为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。

（三）档案行政处罚的管辖

1. 原则上由档案违法行为发生地的县级以上档案行政管理部门依照职权管辖。

2. 法律、行规对行政处罚的管辖有专门的规定，按照该法律、行规的规定进行管辖。

3. 两个或者两个以上的行政处罚实施主体对行政处罚管辖权发生争议的，报请共同上一级行政机关指定管辖。

4. 根据国家档案局《档案行政处罚暂行规定》，上级档案行政管理部门在必要时可以办理下级档案行政管理部门管辖的行政处罚案件，也可以把自己管辖的行政处罚案件交下级档案行政管理部门办理。

5. 违法行为情节较重，已构成犯罪的，应当及时移送司法机关依法追究刑事责任。

（四）档案行政处罚的程序

主要包括档案行政处罚简易程序（或称当场处罚程序）、档案行政处罚一般程序（或称普通程序）、听证程序。

1. 档案行政处罚简易程序

档案行政处罚简易程序，也称当场处罚程序，是指档案行政管理部门对符合法定条件的行政处罚事项，当场作出档案行政处罚决定的处罚程序。因档案法律、法规规定的罚款数额限度为对单位为1万元以上10万以下，对个人为500元以上5000元以下，故罚款不适用于档案行政处罚简易程序。

2. 档案行政处罚一般程序

档案行政处罚一般程序，或称普通程序，是指除法律特别规定应当适用简易程序和听证程序以外，档案行政处罚通常所应适用的程序。除法律有特别规定的以外，一律适用一般程序。档案行政处罚一般程序有以下步骤：

第一，立案。

第二，调查取证。

第三，作出处罚决定。

第四，告知理由并告知权利。

第五，当事人陈述与申辩。

第六，正式裁决。

第七，行政处罚决定书的送达。

第八，制作《行政处罚案件结案报告》。

3. 档案行政处罚的听证程序

根据《档案行政处罚程序暂行规定》，档案行政管理部门作出对单位处以5万元以上罚款，对个人处以3000元以上罚款决定之前，应当制作《行政处罚听证告知书》，告知当事人有要求听证的权利。

（五）档案行政处罚的执行

1. 档案行政处罚执行的概念及原则

档案行政处罚的执行，是指档案执法主体保证档案行政处罚决定所确定的当事人的义务得以履行的程序。

档案行政处罚执行的原则有：一是申诉不停止执行原则。二是严格实行罚款收支两条线，作出罚款决定的机关与收缴罚款机构相分离的原则。

2. 档案行政处罚执行的方式

第一，自动履行。

第二，强制执行。

第三节  档案行政救济

一、档案行政救济的概念

档案行政救济即档案事务方面的救济，是公民或社会组织的合法权益受到档案行政管理部门的具体行政行为的侵害，经申诉或提起诉讼，由有关国家机关对违法或不当的档案行政行为予以纠正，并对被侵害的权益加以补救的过程。档案行政救济具有行政救济的一般特点：

第一，行政救济适用于行政机关的行政行为。

第二，行政救济实行“不告不理”的原则。

档案行政救济的途径主要是行政复议和行政诉讼。

二、档案行政复议

（一）档案行政复议的概念

档案行政复议是档案行政管理部门对档案事务进行行政管理，作出行政决定后，作为行政管理相对人的公民、法人或其他组织认为档案行政决定违法或不适当、影响或侵害自己的合法权益的，可以向作出具体行政行为的上一级行政机关提出行政复议申请，由受理该申请的行政机关对该具体行政行为的合法性和适当性进行审查，作出行政复议决定的一种行律制度。

（二）档案行政复议的适用范围

根据《行政复议法》和档案法律、法规的有关规定，行政管理相对人可以按照规定申请档案行政复议或者提起行政诉讼,主要有五种情形。

（三）档案行政复议的程序

根据《行政复议法》的有关规定，档案行政复议的程序主要由申请行政复议、受理行政复议、作出行政复议决定等步骤构成。

三、档案行政诉讼

（一）档案行政诉讼的概念及原则

档案行政诉讼是指公民、法人或者其他组织认为档案行政管理部门的具体行政行为侵犯其合法权益，依法诉诸人民，人民据此在双方当事人和其他诉讼参加人的参加下，对行政案件进行受理、审理、裁判以及执行裁判等司法活动的总和。行政诉讼具有原被告恒　定性、诉讼客体（具体行政行为）特定性等特征。

档案行政诉讼的基本原则可以分为一般原则和特有原则。

（二）档案行政诉讼的管辖

档案行政诉讼的管辖，是指人民受理第一审行政案件的分工和权限。其中上下级人民之间受理第一审行政案件的分工和权限，称为级别管辖；同级人民间受理第一审行政案件的分工和权限，称为地域管辖。

1. 级别管辖的确定规则主要有四项。

2. 地域管辖的确定规则主要有四项。

（三）档案行政诉讼的程序

档案行政诉讼的程序是指行政诉讼原告起诉、被告应诉、人民受理、审理并裁判行政案件，直至强制执行裁判的步骤、顺序、方式、形式和时间的总称。它包括第一审程序、第二审程序、执行程序和再审程序。

（四）档案行政诉讼应诉

1. 档案行政诉讼应诉的概念

档案行政诉讼应诉是相对起诉而言，没有起诉就不存在应诉。档案行政诉讼中的应诉是指档案行政管理部门针对原告的起诉提出答辩，或被人民传唤到庭对原告进行驳辩的活动。

2. 档案行政诉讼应诉的程序

档案行政管理部门在收到人民送达的应诉通知书和原告起诉状副本后，应由其法定代表人指定本机关法制机构及时办理有关事宜，积极应诉。

第四章  外国文件与档案管理

学习提要：本章主要了解外国文件、文件管理、档案管理的三个主要环节（鉴定、整理、利用）、档案事业行政管理、档案机构、档案立法、档案教育和档案人员。在本章出现的人名、著作（法规、条例）名称、有关管理内容、方法类型、特点以及对应的国别、年代等，都应该重点了解。

第一节  外国文件管理

一、外国文件与文件管理概念

当代各国的文件定义，可将其划分为专指型、扩展型、泛指型三种类型。

专指型的文件定义专指公共文件，将文件形成者仅仅界定为“部门”或“公共机构”。它多见于各国的文件或档案法规中。扩展型的文件定义范围扩展到公私机构的文件。如美国档案学者谢伦伯格的文件定义。泛指型的文件定义既指所有公私机构又指个人活动中形成的文件，即指一切公私文件。如英国的迈克尔·库克、阿根廷的路易斯·比阿萨利等档案学者的论著，以及前苏联和国际档案理事会的《档案术语词典》，都采用了泛指型定义来界定文件。

文件管理是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。文件管理概念的内涵包括文件生命周期中从文件的形成或接收，到它们的处置过程。

各国关于文件管理含义的表述具有三个共同点：以文件的整个生命周期为基础，体现了文件生命周期的阶段性，以经济和有效为前提的。

二、外国文件管理职能

文件管理职能存在着四种描述:

第一种是以文件生命周期为基础对文件管理职能的论述,如，英国现代档案学者迈克尔·库克在《档案管理》认为文件管理职能包括两方面：一是现行机关的文件管理职能，二是文件中心的文件管理职能。

第二种是从档案馆参与的角度对文件管理职能的论述：主要是强调档案馆和档案人员对公共机关的文件形成、保管和处置具有检查、监督和指导作用。如美国韦恩·格罗弗、阿尔泰·瑞克斯的论述。

第三种是文件管理法规对文件管理职能的规定：如美国1976年颁布的《联邦文件管理法》，对文件管理的职能作了六项规定。

第四种是国际档案组织对文件管理职能的综述，具体有六项职能。

三、外国文件管理机构

国外文件管理机构有两种形式：一种为内设机构，如登记室；另一种于组织之外，一般称为文件中心。

联合国教科文组织对文件中心的定义是：“在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。”

文件中心一般有3项任务：保管、提供服务和最终处置。

第二节  外国档案管理

一、外国档案鉴定

德国主要了解档案学家迈斯奈尔的观点，他的“高龄案卷应当受到尊重”的著名论断，被称作年龄鉴定论，在世界档案界有广泛的影响。档案的“禁毁年限”即源于迈斯奈尔的这一思想。

英国主要了解詹金逊的观点，以及英国公共档案馆于1962年制定的《公共文件永久性保存的选择标准》。

美国主要了解谢伦伯格的“文件双重价值论”（第一价值与第二价值）。 

英国档案鉴定组织分两个阶段：第一阶段，在文件产生5年后，涉及到文件的行政价值。第二阶段，在文件失去现行作用25年后进行，其目的是决定它的研究价值。方法是通过文件处置表实施。

美国的文件和档案鉴定工作主要在文件形成机关和文件中心进行。

二、外国档案整理

了解国际档案理事会、美国档案工作者协会、前苏联以及阿根廷档案学家比阿萨利的关于整理的解释。

外国档案整理原则，以往是事由原则，现在通用来源原则。

事由原则就是档案馆将档案按其主题内容而不按来源机关和原有次序进行整理和分类的原则。它出现过实用归纳分类法、合理演绎分类法，卡缪——多努分类法和杜威十进位分类法等不同形式。

来源原则就是档案馆将档案按其来源和形成机关进行整理与分类的原则。它源于1841年法国内政部14号通令“尊重全宗原则”，后来有普鲁士的“登记室原则”、荷兰的来源原则（全宗原则）、布伦内克的自由来源原则、英国的档案组合、美国的文件组合、前苏联的全宗理论等演变、发展。（这一内容可以跟第五章的来源原则联系起来）

了解纸质档案、录音档案、影片档案、照片档案、地图档案与缩微档案的整理。

三、外国档案开发与利用

（一）由档案的封闭利用到开放利用

档案的封闭利用，只是少数人享有的，而档案人员是“的保护人”。 

档案利用向开放的转变。了解一下意大利档案学家波尼法西奥的观点。，法国大爆发后，于1790年成立了世界上第一个近现代意义的向公众开放的国家档案馆。1794年6月25日（法兰西共和历2年穑月7日），法国颁布了世界上第一部专门的档案法——《穑月七日档案法令》。该法令宣布法国的所有档案馆均实行档案开放原则。档案开放原则也因此被誉为“档案的宣言”。

了解信息资源开发和共享的时代档案利用的特点。

（二）档案利用

利用档案的依据主要是法定的档案封闭期制度和保密制度。

利用的文件类型，综合起来有六大类：与和社会秩序有关的文件、与私人秘密有关的文件、受法律保护的文件和有时效性的文件、私人档案馆中的文件、国家领导人和公众领袖人物的文件、出于保护档案实体而利用的文件。

在美国以及实施这类自由权的国家，为了处理档案利用中出现的争议，采取的做法是：一种是由处理；另一种是设立专门机构处理；再一种是由档案解密委员会负责处理。

（三）档案利用类型

1980年召开的第9届国际档案大会，以档案利用为讨论主题，把档案利用分为三种类型：即学术利用、实际利用和普遍利用。了解这三种利用类型的特点与代表人群。

（四）档案利用服务

一般有借阅服务、信息服务、复制服务、借出馆外服务、展览服务等形式。了解各种服务形式的特点与规则。

第三节  外国档案事业管理

一、外国档案事业行政管理

（一）外国档案事业概述

当代各国的档案事业归纳起来，有两种模式：一种是以档案事业行政管理机关为指挥中心，形成包括国家档案馆、文件中心、档案教育和档案学术机构的国家档案专业系统；一种是无档案事业行政管理中心，其档案事业，仅仅是由国家档案馆、文件中心、档案教育和档案学术机构组成的国家档案专业系统。

采用以档案事业行政管理机关为指挥中心建立档案事业这种模式的国家属少数，但其规模、发展速度、档案信息资源的开发利用都有巨大的优越性。以法国、美国、俄罗斯为代表：

大多数国家的档案事业，都是采用第二种模式——仅以档案馆为主体而无行政指挥中心的档案事业。以英国、日本、印度、澳大利亚、津巴布韦为例：

（二）外国档案事业管理

当今世界存在着两种档案事业管理：一种是集中式的，另一种是分散式的。

所谓集中式档案事业管理，是指地方档案机构受档案机构的领导或监督，它可以使整个档案管理结构达到组织化和有序化。当今这种管理，除中国外，有三种类型：俄罗斯型、法国和罗马尼亚型、斯堪的纳维亚型。

所谓分散式档案事业管理，是指国家不设立档案事业行政管理机关，对档案和档案工作实行和地方分权管理、各负其责的原则。这种管理可以分为：美国型、英国型和瑞士型。

（三）外国档案事业行政管理机关

外国档案事业行政管理机关目前存在两种归口管理的形式，分别是：直接隶属于国家最高行政当局，是的直属机关，由首脑任命，除中国外，有美国、俄罗斯、越南、阿尔及利亚等；隶属于的某个部，是部直属局，如意大利、法国、西班牙等。

从世界范围来看，当今各国的档案事业行政管理机关可分为：层次型（如俄罗斯）、单一型（如法国、意大利、罗马尼亚、越南、蒙古、阿尔及利亚）、兼职型（如瑞典、丹麦、挪威、芬兰、冰岛）、局部型（如美国）等四种。

二、外国档案馆

当代档案馆设置和划分的依据归纳起来有五条：1. 按档案归属，据此将档案馆分为公共（国有）和非公共（非国有）；2. 按级别或国家行政区划，设有和地方档案馆；3. 按历史时期或历史断代，分历史档案馆和现代档案馆；4. 按国家某些专业部门或馆藏，划分为专门或专业档案馆和综合档案馆；5. 按档案载体、记录方式和制作方式，设有音像档案馆、影片档案馆等。以上五条可以交叉使用也可以单独使用。

当代各国的公共档案馆，其主要类型有四种：国家档案馆、历史档案馆、机关档案馆、专门档案馆。

当代各国非公共档案馆，指公有以外的所有档案馆，包括集团的、宗教的、家族的、私人的等多种档案收藏机构。上述专门档案馆中除公有的外，也有私有的和集团所有的，如私人企业档案馆、教会档案馆、政党档案馆和大学档案馆都是非公共档案馆的不同类型。

当代档案馆具有四大特点：性、多类型性、开放性、馆藏来源的多渠道性。

三、外国档案立法

近代档案立法始于法国资产阶级时期。

档案法规体系，对集权制的国家来说，它应当由档案法、档案行规、档案行政规章、地方档案行规和地方档案行政规章等五个层次组成。对于联邦制国家来说，档案法规体系首先划分为联邦的和地方的，它们分别由三个层次组成，即联邦或地方档案法、联邦或地方档案行规和联邦或地方档案行政规章。

当代各国档案立法普遍遵循的基本原则有：保护档案财富原则、档案集中管理原则、档案机关性原则和档案利用与开放原则。（四）外国档案法规的基本内容

外国档案法规的基本内容，主要包括关于档案和保护档案、档案的移交和征集、档案机构、档案开放利用、档案人员等五个方面。

四、外国档案教育与档案人员

法国是首先创办高等档案专业教育的国家。1821年，法国建立国立文献学院（又译档案学院）的命令，被西方档案学家誉为“第一代档案学院”。1854年，奥地利成立维也纳档案学院（1904年改组为历史研究院）。14年，德国建立位于黑森州的马尔堡档案学院。这三所档案学院被西方档案学家称为三代档案学院。苏联在1930年创办莫斯科档案学院建立，1932年改称莫斯科历史档案学院，成为社会主义国家档案高等教育的开端。

目前外国档案教育形式主要有五种：国际性档案培训机构、由国家创办的正规档案院校、由档案馆创办的档案学校或培训班、在大学或学院设立档案学专业或课程、由档案工作者协会举办的培训活动。

档案管理和文件管理是一个职业结构中的两个部分，在这个结构中，档案人员可以分为辅助专业人员、专业人员、高级档案专业人员（管理人员）三个专业级别。