接待流程简洁版

一、接待前期

行政中心为公司商务接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要客户的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障，并做好后续重要信息的传递及存档工作；公司各部门在接到重要客户来访预约后，应填写《接待联系单》及《用车申请单》及时把信息传递到行政中心，并协助其拟定接待计划，需公司领导出面或由行政中心协调的重要接待，应提前2天告知。

二、计划与准备

1、行政中心在接到公司领导通知或相关部门接待联系单时，应充分与申请部门沟通，详细了解客户的基本情况：客户职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待标准。

2、编写接待计划，将来宾情况和意图向领导报告，并根据对方意图和实际情况，拟出接待计划和日程安排的初步意见，一并报请领导批示。

3、根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

4、根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作行政中心接待人员协调安排，统一调度。

5、根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好客户下榻酒店。

6、根据来宾的工作内容，做好以下安排：

a)如来宾要进行参观或学习交流，则应根据对方的要求，事先安排好参观行程；

b)通知相关交流人员或单位准备交流材料，组织好相关情况介绍、现场演示等各项准备工作。 

7、根据情况计划安排客户用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目。

8、如接待需要在前台准备播放视频及相关展板的摆放。因会议需要行政中心需准备会场花卉、水果、烟、茶水、音响设备、电脑、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等。

9、如有需要行政中心应根据情况提前为客户购买车票及机票。

三、接待标准

一级接待标准：（注：省、市两级领导及高新区领导）

陪同人员：总经理、副总经理、行政部相关人员

1、迎接：总经理、副总经理在机场、车站、公司门口迎接。

2、参观：总经理、副总经理陪同，由行政部相关人员沿途介绍城市基本情况以及到达公司后详细介绍公司信息。

3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。可根据需要制作前台区域播放视频、领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。

4、用餐标准：行政中心根据公司标准预定酒店。

5、下榻宾馆标准：行政中心根据公司标准预定酒店。

6、行政中心根据情况、客户意愿和兴趣提前计划参观游览路线。

7、行政中心根据情况购买礼节性礼品。

二级接待标准：（注：企业大客户）

陪同人员：副总经理、相关部门经理

1、迎接：由行政部人员到公司驻地门口迎接，引导客户。

2、参观：副总经理、相关部门经理陪同，由行政部人员沿途介绍城市基本情况以及到达公司后详细介绍公司信息。

3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。

4、用餐标准：行政中心根据公司标准预定酒店。      

5、下榻宾馆标准：行政中心根据公司标准预定酒店。             

6、行政中心根据公司标准购买礼节性礼品。

三级接待标准：（注：合伙人）

陪同人员：相关对口的部门经理及人员

1、参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由相关人员沿途介绍城市基本情况以及到达公司后详细介绍公司信息。

2、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。

3、用餐标准：行政中心根据公司标准预定酒店。     

四、保密事项

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

五、重要信息反馈

接待人员应及时记录重要来访客户信息，并将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息传递有关部门负责人并由行政中心存档。

附1 商务接待流程图

附2接待联系单