商务接待流程规范

1、目的

为树立公司良好形象，规范公司相关接待工作制定本流程标准

2、适用范围

适用于公司各种接待工作以及相关部门

3、管理

 市场部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。公司各部门在接到重要来访预约后，需先报市场部，并协助拟定接待计划；需要公司相关领导出面、市场部协调的重要接待，应提前2天告知市场部

4、操作流程

      接待任务书               领导审批                 执  行

                                                                            反        

                                                                            馈    

                             退回修改                执  行

外地来京VIP接待流程

      执 行         

  了解基本情况                 来宾职务、来访时间、交通方式、停留时间、人数、目                                                         

                               的和要求 

确定接待标准等级              根据来宾具体情况确定接待标准等级，落实与之相应等级

确定接待日程安排               根据来宾等级标准，拟定接待计划流程，确定日程路线                                  

                               以及相关陪同人员

落实相关时间、地点、人物        根据日程安排落实相关场所、地点、车辆，并通知相关

                                陪同人员到位 

        送客                   根据来宾具体情况，提前购买机票或者车票，将来宾送                             

                               达机场、车站、公司门口等目的地，待客人登机、进站

                               以后离开，结束此项接待任务

        结束              

在京VIP接待流程

      执 行         

  了解基本情况                 来宾职务、来访时间、交通方式、停留时间、人数、目                                                         

                               的和要求 

确定接待标准等级              根据来宾具体情况确定接待标准等级，落实与之相应等级

确定接待日程安排               根据来宾等级标准，拟定接待计划流程，确定日程路线                                  

                               以及相关陪同人员

落实相关时间、地点、人物       根据日程安排确定参观路线、落实参观地点、陪同讲解

                                人员 

      座  谈                  准备座谈会议室，会场布置（企业资料、鲜花、水果、                             

                              投影、桌签、座谈后赠送企业礼品）

       宴  会                 根据来宾的具体情况酌情安排参观座谈后聚餐，并于聚餐后将

                                  来宾送至汽车旁边待来宾远去以后离开，结束此项接待任务                    

执行细则如下：

（一）、外地来京VIP接待细则

1、了解来宾基本情况：职务、来访时间、交通方式、人数、停留时间、来访目的和要求等，确定接待级别标准以及接待方式

 2、根据来宾情况按计划通知相关领导、陪同人员，落实时间及场所

 3、根据来宾情况按照相关接待标准落实用餐标准、下榻酒店、酌情安排酒水，如有需要可在来宾房间里准备相关企业资料、水果、香烟

 4、根据来宾情况安排相关浏览路线、购物、娱乐项目

 5、根据来宾情况安排相关会议，联系会场、准备会议相关事宜（横幅、投影、茶歇、桌签、指示牌、花卉、礼仪人员），如来宾临时有其他要求，接待人员需热情接待、积极安排

 6、根据来宾情况安排接待用车，并保持车辆清洁、安全性能良好，司机听从市场部经理和主持接待人员协调和统一安排、调度

 7、根据来宾情况提前购买车票及机票

（二）、在京VIP接待细则

   1、了解来宾基本情况：职务、来访时间、交通方式、人数、停留时间、来访目的和要求等，确定接待级别标准以及接待方式

 2、通知相关领导、组织安排企业项目参观路线，安排讲解陪同人员，落实时间及参观地点

3、迎接：由接待对口部门到公司大厅门口迎接，引导来宾。

4、参观：相关部门经理陪同，由接待对口部门接待人员沿途介绍公司基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。

5、座谈：确保公司环境、室内清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室，如果要用到投影器材需提前安装好便于使用

6、聚餐：参观座谈后根据来宾的饮食爱好和要求安排聚餐，陪同参观者需一同前往饭店，以便于在就餐过程中做进一步的交流和沟通

7、聚餐结束后，将来宾送到汽车旁，待车辆远去以后方可回到各自工作岗位上，结束此项接待任务

五、接待标准（具体标准需要领导审核）

   一级接待标准

   陪同人员：总经理  副总经理  相关负责人

   酒店标准：市场部根据具体情况和领导要求预定下榻酒店（4-5星协议酒店）

   用餐标准：市场部根据情况预定饭店

   礼品标准：根据具体情况购买或者准备礼节性礼品

   车辆交通：安排机场要客通道、根据具体人数安排车辆与数量（奥迪、商务车）

   二级接待标准

   陪同人员：副总经理  相关部门负责人

   酒店标准：市场部根据具体情况和领导要求预定下榻酒店（3-4星协议酒店）

   用餐标准：市场部根据情况预定饭店

   礼品标准：根据情况购买或准备礼节性礼品

   车辆交通：根据具体人数安排车辆与数量（商务车）

   三级接待标准

   陪同人员：相关对口部门负责人

   酒店标准：市场部根据具体情况预定下榻酒店（3星或快捷酒店）

   用餐标准：市场部根据情况预定饭店

   礼品标准：根据情况购买或准备礼节性礼品

   车辆交通：根据具体人数安排车辆与数量（商务车）    

六、注意事项

1、接待工作中要注意保持面容清洁，衣着得体；行为举止稳重端庄、从容大方、语气温和、礼貌文雅、诚恳热情，不卑不亢。

2、接机、站时：要注意把握迎候时间，提前等候在机场、车站

3、送客时：如送至公司门口或汽车旁，需等客人远去方可离开，如送至机场或车站，需等客人入关登机或者进站以后方可离开

4、对于接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密。

七、信息反馈

接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有关部门领导。                                                  

                                                    国奥新能源市场部

                                                   2012年 8 月 7 日