商务接待流程及工作标准

2.1商务接待前期筹备

2.1.1 行政人力资源中心行政专员负责与董事长/总经理或相关领导沟通，提前1天确认商务接待的到访人员信息（包括公司名称、人员姓名及职务）、具体时间、人数及我司陪同人员、行程安排等相关事项。

2.1.2 根据确认的商务接待信息，行政专员编写《接待行程安排》（客户版）及《接待行程安排》（内部版），报相关领导审核/审批，并提前0.5天将董事长审批后的《接待行程安排》（客户版）发给客户，《接待行程安排》（内部版）发给参与接待的公司领导及工作人员。

2.1.3 行政人力资源中心总经理根据接待规模、规格标准整体安排布置接待任务。具体接待任务分工明细如下表：

2.1.6行政人力资源中心总经理根据《接待行程安排》、“接待任务分工明细”监督检查各项接待任务的完成情况，并跟踪责任人落实。

2.2商务接待

2.2.1 参与接待的我司相关领导，按照《接待行程安排》、董事长/总经理要求做好客人的迎接、会议及陪同工作。

2.2.2 商务接待过程中会务服务

2.2.2.1行政人力资源中心行政专员、人力资源专员按要求做好会议中各项服务工作，并视接待规模、标准协调假日酒店配合：

2.2.2.1.1客人引领。

2.2.2.1.2客人入座5分钟内，按照商务礼仪要求给客人斟茶倒水，观察询问客人是否有其他需求。

2.2.2.1.3 每隔15-30分钟给客人续一次茶。

2.2.2.1.4 根据接待要求、会议时间的长短，为客人提供点心、水果。

2.2.2.1.5要控制与会无关人员随便出入会场；掌握公司员工通讯方式，以便及时联络。

2.2.2.2物业保安人员在接待过程中全程配合。

2.2.2.3 网络管理员负责接待过程中的摄像、拍照工作。

2.2.2.4 接待司机按照行程安排，负责客人的接送。

2.2.2.5商务接待中各岗位不得擅离职守，保证接待信息的对称，做好突发事件相应的协调工作。

2.2.2.6所有直接对客服务的公司员工，在接待商务客人时，原则上须着商务装。

2.2.3 会议结束后，参与接待的我司领导按照《接待行程安排》、董事长/总经理要求做好客人的用餐、项目考察陪同或欢送工作。

2.2.4会议结束后，行政专员/人力资源专员/保洁及时清理会议室，还原物品。

2.3 商务接待结束物资盘点、经验总结。

2.3.1接待结束后，行政专员1个工作日内负责完成酒水、食品、会议用品等物资的清理并做好登记，编制酒水等物资登记表（详见附件3：信息包括但不限于：品名、结转数量，本次采买数量、本次使用数量、结余数量），发送行政人力资源中心总经理、行政总监、行政主管，并完善出入库手续。 

2.3.2 10个工作日内，行政专员完成酒店、餐饮结算工作，行政主管完成物资采购结算工作，并按照财务要求开具，及时清理账务及借款。

2.3.3行政专员回顾商务接待过程，总结经验与不足，并不定期拟报“商务接待总结报告”。

2.4相关附件

附件1：《商务接待安排》（客户版）

附件2：《商务接待安排》（内部版）

附件3：《接待物资登记表》