会务人员岗位职责

1.0目的

 规范会务工作标准,提高工作积极性，促进会务工作品质的提升。

2.0  范围

适用于腾讯管理处会务人员。

3。0  职责

5.1  会议会务工作

5.1。1 会议室日常检查，每天进行日常的会议室巡查制度，检查内容：会议室内文具、网线、电话等物品摆放整齐,增补相应的文具;设备设施正常(投影仪、音响设备指示灯正常、电话机能正常拔号）；环境设施整洁(如窗帘、饮水机、绿植等）；室内各类指示牌（手册、温馨提示等)挂放端正、清洁无损；保持室内通风、无异味；

 5.1。2 会议室预定管理及会议协调：在会议日常巡查中，发现有未使用会议室时，需要即时向预定人确认该会议室的使用情况，以便及时释放会议资源，提高会议室使用率；当遇到会议资源紧张、而急需会议室的同事时，可以帮助同事在不影响其它会议的前提下，协调相关的会议资源.

5.1。3 会务人员在接到7000或员工的相关会议报障需求时，须在3分钟内到达会场、了解具体需求，当有问题时必须在现场解决问题，如不能即时处理的，在不影响会议的正常情况下,向员工说明情况、得到员工的认同并提出解决时间及问题追踪反馈.

5.1.4 会议室应保持整洁，会务人员负责检查会议室的环境卫生、监督清洁人员的作业情况、发现问题督促清洁人员及时整改.

5.1。5 会务人员在每次巡查楼层时,需要整理各楼层的报刊架、文印区、信件架,保持各区域的物品摆放整齐。

5.1.6 每天下班前，会务人员需要统计整理出当天的会议数据，记录每天的物料消耗数目，在OA系统上查看下个工作日的会议预定情况,安排好第二天的工作计划。

5.1.7 每周一会务人员输出上一周的工作总结,制定本周工作重点；每月第一个工作日输出上月的月报表

5.1.8 公共区域资产管理： 会务人员负责会议室、文印区、报刊架等公共区域的物资设备管理，当设备出现故障、损坏、遗失时，必须在第一时间向7000平台或资产管理员反馈。

5.2   接待会务工作

5.2.1 会议室接待工作支持:当有接待任务时，由会务主管发出接待会议通知单，接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及物资需求，按照如下步骤进行：

①矿泉水、饮料（提前一天准备，会议前1小时摆放好）；

②会议桌椅.设备。文具、姓名牌等物品（会议前1个小时摆放好）；

③会议设施设备，如麦克风、投影仪等(会议前1小时调试完成）；

④空调（会前1小时开启，并调试温度为26℃）；

会服人员于会前30分钟到岗，在门口迎候,当客人来到时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。

会议进行时，会服人员应站于会议室门口随时待命，直至会议结束。

如遇全天会议，会议中间休息,要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

会议结束后，配合安排礼品的派发、相关领导的送行等工作;检查是否有遗失物品和文件，及时交与接待负责人处理;会后将会议物资整理好,关闭空调、照明、设备等.

5。2。2  当公司有重要来访客人，会务人员接到需求时，到前台将客人引导至会客地点，提供茶水服务；会谈结束后,指引访客离开公司。

5.2.3 会务人员需要每天了解接待物资的储备情况，当出现物资预警时,需及时向会务负责人提出申请需求。

5.3   经理室会务工作        

5。3。1 工作环境检查：每天早上8:30分至各经理室检查环境卫生，做好物品摆放（未经得允许,文件类禁止翻阅和整理）;

5.3。2 报刊、信件发放:每天早上8：40将每日最新的报刊杂志摆放在经理室固定位置上，以供经理翻阅；当经理有信件时，会务人员应当及时领取并摆放于经理室桌面,告知经理本人及时查阅.

5。3.3 办公用品检查:每星期不定期至各经理室检查办公用品。

需要经常检查并领用的易耗品:签子笔、笔芯、大头针、别针、橡皮、稿纸、便签、记事贴、铅笔、茶叶。一旦发现物品缺少，马上到对口部门领用并及时补给；

需要经常注意使用性能的器具：玻璃杯、咖啡杯是否出现缺口、纸篓是否老化或破碎;订书机、计算器、灯具是否能正常使用,水壶是否保温。

5。3.4 临时性服务：会务人员通过RTX、电话、对讲机等通讯方式接到经理室需求后,需在2分钟内响应。

5。3.5 经理室日常会务支持：接到经理室会务需求时，应对经理室提供必要的服务。内容包括茶水服务、记录所使用的纸笔，以及经理室所需要的其他物品。

5.4   其它BU会务工作支持：

5.4。1 各BU的大型会议，会务支持

5。4。2 各BU的生日会工作支持。

5。4.3其它会务类工作支持。