万科物业印鉴及各类证照管理办法

   确保印鉴、各类证照的妥善保管及合理使用。

2.范围

   适用于公司公章、公司合同章、公司各专用章、各部门公章、公司及部门各类证照的管理。

3.职责

3.1 总经理办公室负责公司公章、公司合同章、人事专用章的保管及使用,负责公司的各类证照的保管和使用。

3.2 公司党支部负责公司党支部章的保管与使用。

3.3各部门经理负责本部门公章和证照的保管及使用。

4.方法和过程控制

4.1 印鉴的管理

4.1.1管理原则

A. 各类公章保管，必须指定专人负责，填写《公章、证照登记表》，不得随意存放、任意使用。

B. 需盖公章的部门或个人须向有关领导请示，说明盖章的目的、用途、范围等，填写《公章、证照使用申请表》经领导批准后方可盖章。

C. 各部门新刻或改制印章，须报总经理办公室，经总经理批准后方可办理，并由总经理办公室登记备案。

D. 印章如遇丢失、损坏或被盗时，应及时向部门经理和总经理办公室主任汇报并予以备案，并及时办理作废声明和补刻手续。

4.1.2  公司公章

A.因工作需要开具公司《法人代表证明书》、《法人授权委托证明书》的部门或个人，必须报总办主任批准后加盖公司公章。

B.因工作需要开具公司《介绍信》的部门或个人，需说明用途、范围，须经所在部门经理同意后由总办主任审批后加盖公章。

D.公司及各部门对及有关部门上报文件材料及有关申报表格资料等需加盖公司公章的，须经所在部门经理同意，总办主任审核后，加盖公司公章。

4.1.3 公司合同章

A、各部门在以公司名义签订对外合同或协议时，须要求对方提交公司营业执照复印件（加盖公章）及该公司相关资质证书、技术许可证书等复印件（加盖公章）；初次合作或对方公司规模较小时，非法人签字，须签字人提供法人委托书。

B、部门以公司名义签订的对外合同或协议，对于需通过评估程序的，在申请用章时，申请部门须提交《物资申请报告》、《分承包方评估表》及邮件批转记录打印件（已经发送或抄送总办主任的邮件可不再提供）；对于不需通过评估程序的，在申请用章时，申请部门需要提交有分管副总或总助批准的《文件处理表》。

C、各部门在以公司名义对外签订合同或协议时，我公司签字代表必须为公司授权签字人，如对方要求，非法人签字人须开具法人委托书，对无相应授权或无法人委托书的合同签字，总经理办公室将不予使用公司合同专用章。

D、总经理办公室负责对合同原件（1份）进行存档；财务管理部保存合同复印件（1份）；各部门负责对合同签订方（法人委托书原件）、申请用章的《文件处理表》原件、《物资申请报告》原件、《分承包方评估表》原件、邮件批转记录原件、合同复印件（合同多于1份则为原件）、对方相关资质证书和技术许可证书复印件进行存档。

4.2 各类证照的管理

4.2.1 各类证照包括各类营业执照、企业资质证书、各类税务登记证（包括国税、地税）、各类收费许可证、停车场收费价目表、机动车停车场许可证、企业代码证及有关荣誉证明等。

4.2.2 各部门应指定专人对各类证照进行管理，并登记在《公章、证

4.2.3 如因工作需要使用各类证照，使用人需填写《公章、证照使用申请表》，经保管之部门经理同意后，方可使用。

4.2.3 各部门各类证照的年检可委托公司总经理办公室代为办理。

4.2.4 各部门在取得各类证照时，须报送复印件一份至公司资料室，由资料室进行登记备案。在每次修改体系文件时，品质管理部须与资料室对接，以备更改质量手册中的公司简介。

4.2.5  北京分公司及所属各部门的公章、合同章、证照等由分公司及各部门按本文件要求实施管理，各类公章、证照须在公司总经理办公室留存复印件。

5.相关文件

VKPD4.5-01          《文件控制程序》

6.质量记录和表格

VKPD4.0-01-04-F1    《公章、证照登记表》

VKPD4.0-01-04-F2    《公章、证照使用申请表》

VKPD4.0-01-F7       《文件处理表》