Word 2007 常用功能及技巧

Office Word 2007 是一个功能强大的创作程序，它不但具有一整套编写工具，还具有易于使用的 Microsoft Office Fluent 用户界面，您可以通过它创建和共享文档。

Office Word 2007 将帮助信息工作者比以往任何时候更快捷地创建专业水准的内容。通过使用大量的新工具，您可以利用预定义的部件和样式快速建立文档，并且可以直接在 Word 中创作和发布博客。与 Microsoft Office SharePoint Server 2007 和基于 XML 的新文件格式的高级集成使 Office Word 2007 成为建立集成文档管理解决方案的理想选择。

Word 2007 常用功能概述

创建专业水准的内容

Office Word 2007 与面向结果的 Office Fluent 用户界面共同为您提供了创建专业水准的内容所需的工具。

·Office Fluent 用户界面在您需要时为您提供了合适的工具。

·添加构建基块（预定义内容的构建基块）并减少与复制和粘贴常用内容有关的错误。

·快速样式可以帮助您在整个文档内快速设置文本和表格的格式，从而节省您的时间。

·文档主题对文档应用相同的颜色、字体和效果以获得一致的外观。

在 Word 文档中使用快速样式以便轻松地选择和应用新样式

·SmartArt 图示和新的制图引擎有助于为文档添加专业水准的外观。与 Microsoft Office Excel 2007 电子表格软件和 Microsoft Office PowerPoint 2007 演示文稿图形程序共享的图示和图表有助于确保文档、电子表格和演示文稿具有一致的外观。

·使用熟悉的 Word 界面创建包括图片、丰富的格式、拼写检查器以及更多内容的博客帖子，直接在 Word 中创作和发布博客。将您的博客从 Word 发布到许多广为人知的博客服务，其中包括 Office SharePoint Server 2007、MSN Spaces、Blogger、TypePad、Community Server 等等。

·公式生成器可以使用真正的数学符号、预制的公式和自动格式来帮助您建立可编辑的嵌入式数学公式。

·实时字数在您键入时记录了文档中的字数，并且在 Office Word 2007 的 Office Fluent 用户界面中始终可见。

·版式功能提供了经过改进的项目符号列表和编号列表、编号列表样式以及新字体，用于改善屏幕阅读效果。

·引文管理器和参考生成器使您能够添加参考、脚注、尾注、目录、图表目录或引文目录。通过选择包括 APA、MLA、Chicago 样式手册及其他内容在内的预定义样式指南，可以自动设置参考的格式。

·上下文拼写检查器可帮助您避免常见错误，并可以避免误用拼写相似的单词。

向 Office Word 2007 文档添加构建基块可以提高效率和减少错误

轻松地创建专业文档

Office Word 2007 提供的编辑和审阅工具可以帮助您比以往任何时候更加轻松地创建专业文档。

·用更多的时间撰写，更少的时间设置格式。Office Fluent 用户界面以一种清楚且有组织的方式在用户需要时提供相应工具。直观的实时预览以及预定义的样式库、表格格式和其他内容可以帮助您最大程度地利用 Office Word 2007 的强大功能。

·只需几次单击即可将常用内容添加到文档中。Office Word 2007 引入了构建基块，用于向文档中添加常用内容。从预定义的封面、重要引述、页眉和页脚库中进行选择，使文档更具专业外观。甚至可以创建自己的构建基块来简化法律免责声明文本或其他常用材料等自定义文本的添加过程。

·具有高度感染力的图形使内容的传达更为高效。新增的制作图表工具和绘图工具包括三维形状、透明度、投影和其他效果，可以帮助您创建具有专业外观的图形，使文档卓有成效。

·快速向文档应用新的外观。通过“快速样式”和“文档主题”，可以更改整个文档中文本、表格和图形的外观，使之符合您喜好的样式或配色方案。

Office Word 2007 的 Office Fluent 用户界面可以在您需要时提供适当工具

放心地共享文档和内容

通过使用 Office Word 2007，可以与同事共享文档以便有效地收集反馈。您可以帮助防止出现不必要的文档分发情况，并可以帮助确保在发布之前删除私人批注或隐藏文本。另外在使用 Office SharePoint Server 2007 时，提供关于重要文档的反馈或参与审阅和批准工作流现在变得更加轻松了。

·三窗格审阅面板使您可以轻松地比较和合并两个版本的 Word 文档，这样在处理审阅者所做的更改时，您甚至可以发觉最细微的差别。

·启动 Office SharePoint Server 2007 审阅和批准工作流这项操作可以直接从 Office Word 2007 中进行。通过使用集成了强大服务器功能的熟悉的工具，您可以简化整个组织中的文档审阅和批准流程。

·用于另存为可移植文档格式 (PDF) 或 XML 文件规范 (XPS) 文件的选项使您能够与没有 Word 的人员共享文档。1

·文档检查器功能可以帮助您检测和删除文档中不需要的批注、个人身份信息、隐藏文本或其他信息，这样私人信息就不会泄露。

·数字签名可添加到文档中，以帮助其他人确认内容自发布以来未曾被更改。可以添加新的签名行，以提示其他 Word 用户进行签名，或者在文档中提供可见的数字签名。

·阅读模式为您提供了沉浸式全屏阅读体验，使联机阅读更加轻松，从而无需再打印出文档。新的导航控件和版式显示改进措施使阅读体验比以往更加出色。

您可以使用文档检查器删除批注

·快速比较文档的两个版本。利用 Office Word 2007 可以轻松地找出对文档所做的更改，它通过一个新的三窗格审阅面板，可以帮助您查看文档的两个版本，其中清楚地标出了删除、插入和移动的文本。 

·使用 Office Word 2007 和 Office SharePoint Server 2007 控制审阅过程。通过 Office SharePoint Server 2007 中内置的工作流服务，可以在 Office Word 2007 中启动、管理和跟踪文档的审阅和审批过程，这样您就可以加速整个组织的审阅周期，而无需强制用户学习新工具。

·从文档中删除不需要的信息。新增的“文档检查器”功能可以从文档中删除批注、修订、元数据或其他信息。

·使用数字签名帮助保护文档。可以使用 Office Word 2007 对文档进行数字签名，这样阅读文档的人就能够知道文档在离开您之后还未被更改。

·将 Word 文档转换为 PDF 或 XPS。通过 Office Word 2007，不必使用第三方工具就可以共享可移植文档格式文件 (PDF) 和 XML 文件规范 (XPS) 格式的文档。

Office Word 2007 允许您对文档加上数字签名

提示：只有在安装加载项之后，才可以通过 2007 Microsoft Office system 程序另存为 PDF 或 XPS 文件。

用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 管理内容

Office Word 2007 可与 Office SharePoint Server 2007 一起使用，从而可以更有效地管理内容。因此，现在可以更加轻松地帮助确保内容在整个公司之中保持一致并遵守法规。

·在不退出 Word 的情况下参与 Office SharePoint Server 2007 工作流可使用户在托管环境中工作时效率更高。您可以启动工作流、与工作流任务进行交互或从新文档通知栏中获取有关文档的信息。

·可以在 Office Word 2007 中访问托管文档存储库，因此您可以更好地控制文档版本。

·信息管理策略对存储在 Office SharePoint Server 2007 托管文档存储库中的文档统一强制执行标记、审核和过期处理。

·减小文件大小并提高受损文件的恢复能力。新的 Office XML Formats 是经过压缩的分段文件格式，这种格式显著减小了文件大小，而且有助于确保已被损坏或破坏的文件能够轻松恢复。

·将文档与业务信息连接。使用新的文档控件和数据绑定创建动态智能文档，这种文档可以通过连接到后端系统进行自我更新。

·使用“文档信息面板”跟踪文档。使用新增的“文档信息面板”直接向文档中添加工作流和跟踪信息。将 Windows SharePoint Services 信息或自定义属性添加到文档模板中，从而将文档管理功能扩展到 Office Word 2007 环境中。

·快速检测其中嵌入了宏的文档。Office Word 2007 将单独的文件格式 (.docm) 用于支持宏的文档，这样您就可以快速确定某个文档是否能够执行所有嵌入的宏。

Word 2007 应用技巧指南

Microsoft Office Word 2007 提供了一整套工具，供您在新的 Microsoft Office Fluent 用户界面中创建和编排文档，帮助您生成具有专业水准的文档。丰富的审阅、批注和比较功能有助于快速收集和管理来自同事的反馈信息。高级的数据集成可确保文档与重要的业务信息源保持连接。

轻松创建具有专业水准的文档

Office Word 2007 提供的编辑和审阅工具令您比以前任何时刻都能更轻松地创建精美的文档。

减少格式设置的时间，把更多精力花在撰写上

新的“功能区”是 Office Fluent 用户界面的一个按任务分组工具的组件，它将使用频率最高的命令呈现在眼前。

1．选项卡是针对任务设计的。

2．在每个选项卡中，都是通过组将一个任务分解为多个子任务。

3．每组中的命令按钮都可执行一项命令或显示一个命令菜单

全新的、注重实效的 Office Fluent 用户界面可以根据您的需要显示多种工具，做到条理分明，井然有序：

·从收集了预定义样式、表格格式、列表格式、图形效果等内容的库中进行挑选，不仅节省时间，还能更充分利用强大的 Word 功能。

·Fluent user interface消除了将格式应用于文档时的疑虑。从格式库中选择格式，您可以在实施更改之前实时而直观地预览文档的格式。

点几下鼠标，即可添加预设格式的元素

Office Word 2007 引入了构建基块，供您将预设格式的内容添加到文档中：

·在处理特定模板类型（如报告）的文档时，您可以从收集了预设格式封面、重要引述、页眉和页脚等内容的库中进行挑选，从而令文档看上去更加精美。

·如果希望自定义预设格式的内容，或者您的组织经常使用相同的一段内容（如法律免责声明或客户联系信息），只需点一下鼠标，您就可以从库中进行挑选，创建自己的构建基块。

利用极富视觉冲击力的图形更有效地进行沟通

新的图表和绘图功能包含三维形状、透明度、阴影以及其他效果

即时对文档应用新的外观

当您的公司更新其形象时，您可以立即在文档中进行仿效。通过使用“快速样式”和“文档主题”，可以快速更改整个文档中的文本、表格和图形的外观，以便与首选的样式和配色方案相匹配。

轻松避免拼写错误

在编写让其他人查看的文档时，当然不希望出现影响理解或破坏专业形象的拼写错误。拼写检查的新功能便于您满怀信心地分发工作：

·在各个 2007 Microsoft Office system 程序之间，拼写检查现在更加一致。这些更改包括：

现在，有几个拼写检查选项是全局性的。如果在一个 Office 程序中更改了其中一个选项，所有其他 Office 程序中也会相应地更改该选项。

除了共享相同的自定义词典外，所有程序还可以使用同一对话框管理这些词典。

·2007 Microsoft Office system 拼写检查包括后期修订法语词典。在 Microsoft Office 2003 中，它是一个加载项，需要单独安装。

·首次使用某种语言时，会自动为该语言创建排除词典。排除词典可以强制拼写检查标记要避免使用的词语。它们可让您方便地避免令人讨厌的词语或不符合风格指南的词语。

·拼写检查可以查找并标记某些上下文拼写错误。您是否出现过类似以下情况的键入错误？I will see you their. 在 Office Word 2007 中，可以启用“使用上下文拼写检查”选项来获取关于查找和修复此类错误的帮助。当对使用英语、德语或西班牙语的文档进行拼写检查时，可以使用此选项。

·您可以对一个文档或您创建的所有文档禁用拼写和语法检查。

放心地共享文档

当您向同事发送文档草稿以征求他们的意见时，Office Word 2007 可帮您有效地收集和管理他们的修订和批注。在您准备发布文档时，Office Word 2007 可帮助确保所发布的文档中不存在任何未经处理的修订和批注。

快速比较文档的两个版本

快速比较文档的两个版本

Office Word 2007 可以轻松找出对文档所做的更改。比较和合并文档时，可以查看文档的两个版本，而已删除、插入和移动的文本则会清楚地标记在文档的第三个版本中。

查找和删除文档中的隐藏元数据和个人信息

在与其他用户共享文档之前，可使用文档检查器检查文档，以查找隐藏的元数据、个人信息或可能存储在文档中的内容。文档检查器可以查找和删除以下信息：批注、版本、修订、墨迹注释、文档属性、文档管理服务器信息、隐藏文字、自定义 XML 数据，以及页眉和页脚中的信息。文档检查器可帮助确保您与其他用户共享的文档不包含任何隐藏的个人信息或您的组织可能不希望分发的任何隐藏内容。此外，组织可以对文档检查器进行自定义，以添加对其他类型的隐藏内容的检查。

向文档中添加数字签名或签名行

向文档中添加数字签名或签名行

可以通过向文档中添加数字签名来帮助为文档的身份验证、完整性和来源提供保证。在 Office Word 2007 中，您可以向文档中添加不可见的数字签名，也可以插入 Microsoft Office 签名行来捕获签名和数字签名的可见表示形式。

通过使用 Office 文档中的签名行捕获数字签名的能力使组织能够对合同或其他协议等文档使用无纸化签署过程。与纸质签名不同，数字签名能提供精确的签署记录，并允许在以后对签名进行验证。

将 Word 文档转换为 PDF 或 XPS

Office Word 2007 支持将文件导出为以下格式：

·可移植文档格式 (PDF)    PDF 是一种版式固定的电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。PDF 格式确保在联机查看或打印文件时能够完全保留原有的格式，并且文件中的数据不能轻易被更改。对于要使用专业印刷方法进行复制的文档，PDF 格式也很有用。

·XML 纸张规范 (XPS)    XPS 是一种电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。XPS 格式可确保在联机查看或打印 XPS 格式的文件时，该文件可以严格保持您所要的格式，文件中的数据也不能轻易被更改。

即时检测包含嵌入宏的文档

Office Word 2007 对启用了宏的文档使用单独的文件格式 (.docm)，因此可以立即了解某个文件是否能运行任何嵌入的宏。

防止更改文档的最终版本

防止更改文档的最终版本

在与其他用户共享文档的最终版本之前，可以使用“标记为最终版本”命令将文档设置为只读，并告知其他用户您在共享文档的最终版本。在将文档标记为最终版本后，其键入、编辑命令以及校对标记都会被禁用，以防查看文档的用户不经意地更改该文档。“标记为最终版本”命令并非安全功能。任何人都可以通过关闭“标记为最终版本”来编辑标记为最终版本的文档。

超越文档

如今，当计算机和文件互相连接时，更有必要将文档存储于容量小、稳定可靠且支持各种平台的文件中。为满足这一需求，2007 Office 版本在 XML 支持的发展方面实现了新的突破。基于 XML 的新文件格式使 Office Word 2007 文件变得更小、更可靠，并能与信息系统和外部数据源深入地集成。

缩小文件大小并增强损坏恢复能力

新的 Word XML 格式是经过压缩、分段的文件格式，可大大缩小文件大小，并有助于确保损坏的文件能够轻松恢复。

将文档与业务信息连接

在业务中，您需要创建文档来沟通重要的业务数据。您可通过自动完成该沟通过程来节省时间并降低出错风险。使用新的文档控件和数据绑定连接到后端系统，即可创建能自我更新的动态智能文档。

在文档信息面板中管理文档属性

利用文档信息面板，可以在使用 Word 文档时方便地查看和编辑文档属性。在 Word 中，文档信息面板显示在文档的顶部。您可以使用文档信息面板来查看和编辑标准的 Microsoft Office 文档属性，以及已保存到文档管理服务器中的文件的属性。如果使用文档信息面板来编辑服务器文档的文档属性，则更新的属性将直接保存到服务器中。

例如，您可能拥有一台跟踪文档编辑状态的服务器。当处理完文档时，可以打开文档信息面板，将文档的编辑状态从草稿变为终稿。当您将文档保存回服务器时，服务器上将更新编辑状态中的更改。

如果将文档模板存储在 Windows SharePoint Services 3.0 服务器上的库中，该库可能会包括存储有关模板的信息的自定义属性。例如，您的组织可能会要求您填写“Category”属性，以对库中的文档进行分类。使用文档信息面板，就可以直接在 Word 环境中编辑此类属性。

从计算机问题中恢复

2007 Microsoft Office system 提供了经过改进的工具，用于在 Office Word 2007 发生问题时恢复您所做的工作。

Office 诊断

Microsoft Office 诊断是一系列有助于发现计算机崩溃原因的诊断测试。这些诊断测试可以直接解决部分问题，也可以确定其他问题的解决方法。Microsoft Office 诊断取代了以下 Microsoft Office 2003 功能：“检测并修复”以及“Microsoft Office 应用程序恢复”功能。

程序恢复

Office Word 2007 的功能已得到改进，使之有助于在程序异常关闭时避免丢失工作成果。只要可能，在重新启动后，Word 就会尽力恢复程序状态的某些方面。

例如，如果您正在同时处理若干个文件。每个文件都在不同的窗口中打开，每个窗口中都有特定可见数据。此时 Word 崩溃。当您重新启动 Word 时，它将打开这些文件并将窗口恢复成 Word 崩溃之前的状态。