文档管理系统方案

系统解决方案

2010.08

1概述

随着企业信息化建设的推进，企业已经在两个方面进行了较多的信息化应用，一方面是具体业务的数字化，一方面是以公文流转为主的日常办公信息化。随着这些工作的开展，企业电子信息数据主要以结构化的数据库和非结构化的文档数据库为主，除开这些数据外，像音频、视频、资料等电子文档则没有进行规范管理。为此，在企业构建“统一”、“集中”的文档管理系统显得极为必要。

1.1系统目标

文档管理系统总的目标是建设集中、共享的企业文档服务。其中要达到如下几个要点。

●集中统一的管理：目前各部门都有相应的文档，各自存储，存储方式也不尽相同，容易丢失、查找困难。文档管理系统要实现统一的数据中心，集中进行文档管理。整个企业都采用这个文档管理服务。

●信息共享与权限：文档可以通过设置进行共享，加快文档的传递；对于机密文件和个人私密文件，可以通过权限控制杜绝他人访问或者允许个别访问。

●及时更新文档发布：对于个人需要关注的、或者他人推荐的文档第一时间反应出来。

●合理完善的接口：通过接口使得其他系统能够访问文档系统，使得文档系统成为企业唯一的文档存储、管理系统。

●一点登录：通过登录接口，允许从其他系统登录后，自动登录文档系统。

1.2系统框架

2设计方案

2.1系统管理

系统管理主要完成系统运行相关后台配置及登录人员信息及前线的管理。

2.1.1组织机构

对企业涉及到电子文档管理的相关部门进行登记。以树状结构方式体现组织的上下级管理。是人员和权限管理的基础。

2.1.2人员管理

在组织机构下建立人员信息资料。并设置登录缺省账号和密码。

●人员信息中做好与相关其他应用系统一点登录的对照关系。其他系统连接进入文档管理后能够自动完成登录。

2.1.3编码配置

对系统中使用到的相关编码、如部门类别、文档类别等等需要选择的编码进行配置。

2.1.4权限管理

对系统中的人员进行权限分配，主要分配的是文档的管理权限。文档的访问权限不在系统功能中配置，而是上传者进行配置。

2.1.5文档后台管理

该功能由管理员或相应权限的人，可以对系统中文件进行删除、访问权限配置、评论删除等等。

2.2文档管理主页

2.2.1文档发布

文档发布功能不是做文档发布，而是新发布的文档的信息。能够及时反映文档上传的动态。也让相映的需要关心的人及时了解到信息。

2.2.2文档排名

文档排名按照访问频率进行排名，并在主页上显示前10名。

2.2.3文档推荐

主页上显示有阅读者推荐的文档的前10名。

2.2.4文档分类

文档分类则是列举出重要的文档分类，如按照法律法规、工作规范、报表、音视频等类别。点击后能够按照时间顺序显示文档，并进行访问。

2.3文档管理功能

文档管理实现文档本身的各种操作，包括上传、下载、于都、播放、查找、评论、推荐等等。

2.3.1文档上传

文档上传首先需要登录系统，没有登录系统不能进行文件的操作。但是可以阅读文件。

上传文件时需要进行登记的内容有：文件名、文件摘要、文件类别，并确定文件的权限级别，权限包括：部门共享、部门及上级共享、部门及下级共享、全部共享、私有、指定共享，其中制定共享可以选择本单位的人，只有指定的人才能访问。

权限还包括设置是否允许下载，缺省设置为可以下载。

●对于自己上传的文件，可以进行覆盖和删除。

2.3.2文档下载

文档下载是针对非音视频文件，音视频文件不能下载，纺织流量过大。

文档下载也由权限控制，对于完全共享的文件，无需登录即可访问，部门共享的必须是发文者同部门的人才能访问；对于部门级上级共享的是本部门及上级管理部门可以访问；部门及下级共享是本部门及下级部门可以访问。

2.3.3文档阅读

文档阅读的权限与文档下载类似。不同的是，即便是完全共享的文件，如果不登录系统也不能下载。

文档阅读针对的是PDF、Word、Excel等常见格式文件，不能识别的文件只能下载阅读。这类可以识别的文件，自动采用内嵌浏览的方式。

●文档评论：在阅读中，读者可以加入自己的评论，评论会根据文件的权限自动反馈到主页中。

●文档推荐：在阅读时，读者可以对文档进行推荐，推荐的文档也会进入主页推荐文档排名。

2.3.4文档播放

对于多媒体文档，系统不运行下载（可以通过管理员获得文件），只能进行在线播放。

●系统内嵌播放组件。

2.3.5文档查找

文档查找可以通过文件名、日期、大小、类别、发布者、发布部门、摘要模糊查找文件。查找到文件后，可以进行以上文件操作。

2.3.6文档统计

文档统计主要完成对系统中文档的总体情况进行汇总，包括文档总量、文档大小总量、文档增量等。

2.4系统接口

2.4.1提供的接口

●文档上传接口：通过webservice的方式提供给其他系统进行文件上传。

●文档下载接口：通过Webservice的方式提供给其他系统进行文件下载。

●文档播放接口：通过webvervice的方式提供给其他系统进行文件播放。

2.4.2需要的接口

●一点登录接口：与OA等系统一一形成登录接口，实现一点登录。

●文件数据自动同步：与OA等业务系统实现文件数据信息的自动同步。