会务活动标准流程及规范

一、会议接单

常见的会议台形：剧院形、董事形、圆桌形、鱼骨形、U形、课桌形等，也可根据客人的要求摆台。

常见的会议类型：高级会议（如接待、公司内部董事会、国际会议等）、贸易洽谈会、茶话会、公司培训会、新闻发布会、知识讲座等。

二、会前

1、领受任务，熟知以下内容：

（1）会议名称

（2）会议性质

（3）与会人数

（4）会议期限

（5）会议休息时间表

（6）会议活动范围

（7）准备内容

（8）注意事项

2、会前准备

（1）根据会议的要求摆好会议的台形，工程人员检查照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备。冬夏两季要调整好室温，注意通风。冬季要保暖。

（2）会场指示牌，在会展大厅明显位置摆放会议的指示牌，在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌。

（3）有台的话布置鲜花或其他装饰物，各个位置根据要求可以摆放人名卡、话筒。

（4）台上方根据客人要求，在合适的位置由工程部协助挂号横幅。

（5）登记台：会场门口或会展大厅摆放签到台并有指示牌、签到簿，方便参会客人签到。

（6）休息安排，熟悉本次会议的休息时间表，可以提前与市场部或者客人沟通，安排合适的休息区域，并准备茶歇。

（7）有茶歇的时候提前根据会议人数搭设好茶歇台，准备好充足的餐具、饮品、食品，根据主办方的要求按时提供。

（8）服务员配备，人员安排到位，告知其负责的区域和服务的内容，让其准备好所需要的东西，适时提供服务。

（9）会场清洁，会场布置结束后清理好会场卫生，等待会议开始。

（10）接手纪念品、礼品的发放，如遇到一些公司的年会等需要帮助客人保管、发放礼品的，在收货时要做好登记。

（11）礼仪演习彩排，如果会议当中需要专门的礼仪协助服务，提前与客人沟通好服务内容，对专人进行培训，保证服务质量。

3、会前检查

会议开始前，根据会议内容列项检查：如设备设施、会议物品、人员准备情况等。

三、会中

1、引领：准备大厅指示牌、引导员，引导客人到指定会议区域，由主办方登记专人引导重要嘉宾到位。

2、会中服务：

（1）台上湿巾、倒茶水服务，其他会议区域根据情况而定，客人到位后斟倒茶水或矿泉水。

（2）会场秩序维持服务，不要让与会无关的人员进入会场，保持会场周围的安静，不要有噪音或异味影响会议进行。

（3）加水、清洁服务，会议进行当中适时的为客人添加饮品，清理桌面的垃圾。

（4）委托代办服务，可以为了方便客人，帮助客人做符合规章范围内的服务，如帮助客人打印文件，递送物品等。

（5）出会场的引领服务，客人出会场时，上前主动问候：“先生，请问需要帮助吗”引领客人去洗手间等地方。

（6）应急情况处理：对会议服务员工进行培训，如遇到紧急情况，如火灾疏散，指引客人迅速从安全通道撤离；失窃，做当事人询问笔录、相关人询问笔录；停电、溢水，安抚客人，迅速找相关人员解决；如遇到病人疾病突发，迅速拨打急救中心电话，并可以找相关人员在现场展开急症救护等。

3、会中茶歇休息：

会议进行中可能会有短暂的休息时间，要提前与主办方沟通熟悉什么时候开始，提前十分钟准备好茶歇的食品、饮品待茶歇开始后为客人提供咖啡、茶、食品服务。及时清理台面卫生，保证会场清洁。

4、会议结束，如遇到参会人员合影留念，迅速为客人摆好位子，协助客人完成合影。

5、结账：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，由前台收银及市场部与客户进行核对并结账。

6、道别：与参会人员、主办方热情道别，并提醒客人带好随身物品。

四、会后

1、宾客全部离开会场后，服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品要及时与会务组联系，尽快转交失主并登记。

2、撤会议用品，桌椅、餐具。

3、清洁会场

4、关闭电器设备

5、检查清理情况

6、服务人员撤出，锁闭会议厅

7、根据本次会议的服务情况进行总结。

五、会议接待服务标准

1、服务员上岗前要按规定化妆、修饰，认真整理工装，仪容仪表端庄、整洁、精神饱满；提前到达会场。

2、会场内卫生整洁，会场所需物品摆放整齐、美观。

3、迎宾站立时保持正确站姿，真诚微笑，来宾到达时要热情迎候，依次接待。

4、给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到，回答来宾问题要得体、明确。

5、给来宾引位要及时，客人入座后一分钟内需倒上茶水，递上纸巾。

6、会议进行中，每隔10-15分钟，及时增添茶水。

7、会议进行中，服务员应站在合适的位置，悉心观察会场状况。

8、送客人时，要及时提醒客人拿好物品，并道“请走好”。

9、会后清理工作要及时、仔细。