总经理办公室管理

(一)上班前准备工作

在总经理上班前，由总经办秘书打开总经理办公室，并做好以下准备：

1.将办公室的窗户全部打开通风。夏天需在通风半小时后关闭窗户，打开空调（空调温度要随着外面气温增高而调低，一般温度调至27度，自动风）

2.将当日报纸、杂志送入办公室分类放好。

3.简单整理桌面物品，摆整齐，并用湿抹布擦拭桌子、椅子。

4.清洗总经理的水杯，并蓄满水。

（总经理只喝纯净水，水的温度随着天气的变化而变化，即天气冷，则水温相应热些。）

5.洗好水果摆在桌子上。

6.给花木浇花、摘取枯叶。

(二)总经理上班期间文秘工作

1.总经理到公司之后，需递交给总经理当日的日程安排，并与总经理确认午餐交流人员，做好准备。

2.总经理办公室子母机使用：

接听总经理电话：总经理会通过子母机来指示工作。

如需拨打总经理办公室子机：拿起听筒——按“内线通话”+2键。

总经理办公室内有人，如有紧急重要的事情，也可短信形式请示。

如果拨打电话响声3声总经理未接电话，则需挂机。此时很可能总经理不方便接电话，待总经理方便时会打电话出来。如果拨打电话响声3声总经理挂断电话，拒绝接听，则需挂机，另外注意的是，除非十万火急的事情，不要再打电话进去。 

转接电话：

A.举例：总经理指示需要接XX电话。

则使用母机拨通XX电话后——按“内线通话”+2键——放下母机听筒——如果听到音乐声，表示总经理子机未拿起接听，反之。——如果总经理长时间未接听，则可以拿起母机听筒，按下“内线通话”，此时恢复母机与XX的通话。

B.如果有电话拨打进来，找总经理的，如果响3声之后总经理未接，则总经办秘书应该接起电话，问清楚情况之后，如需接如总经理办公室子机得，参照A方法。

C.转接电话的原则：

根据对方的重要程度分为ABC三类。A为重要（比如董总、朱董、贵宾客户等），B为较重要（经销商、较重要客户等），C为一般（公司员工、一般客户等）。

拨打A类电话时，母机拨通之后马上转接子机，总经办秘书不需要说话让对方知道是转接电话。

拨打B类电话时，母机拨通之后要听到对方电话有接起的响声，马上转接子机，总经办秘书不需要说话让对方知道是转接电话。

拨打C类电话时，母机拨通之后可以向对方表明情况后，告知不要挂机，再转接子机。

D.三方通话：除非总经理要求，否则在总经理电话通话中，禁止总办秘书使用母机听双方通话。如总经理要求总经办秘书听时，可拿起听筒，按“保留键”，即可三方通话。

3.任何人进入总经理办公室之前，必须先敲门，得到允许之后再开门进入。严禁随便推门而入，总经办秘书负责提醒。

4.如徐总找任何人，过了1-2分钟没到，之后到了，都需要先打电话确认可进去再敲门进去。

5.任何人从总经理办公室出来之后，总经理秘书必须提醒他在总经办备案：总经理交代的工作。

6.总经理在公司时，总经办办公室需保证有一人在岗。

(三)午餐、晚餐

1.午餐：

总经办秘书根据安排原则每日午餐安排一名员工与总经理一起用餐。

送餐时需要给用餐人员倒水，另外注意不要将总经理的餐盒放在地上。

送餐时，需询问总经理，是否需要将窗帘拉下（尤其夏天比较晒时）

2.晚餐：

如总经理超过18:30未下班，则有可能在公司加班，需及时询问总经理是否需要准备晚餐。

3.如果需要打包外卖，应使用总经理的饭盒出去打包，不可使用塑料餐盒。

4.午餐/晚餐用餐人员安排原则：

午餐安排：日常安排以中层干部以上为主（1次/月）；主管、重点培养的骨干员工（1次/季）；以小组的形式安排（如正副职中干、或者信息小组、OA小组等类似）

晚餐除非特别必要的情况，不安排女性员工。

(四)下午茶时间

1.一般总经理在下午刚开始上班时会喝茶（习惯于喝绿茶）或者咖啡，如有需要会告知。

2.咖啡时间可以准备一些水果。（总经理秘书也可安排中层干部在咖啡时间与总经理交流）

3.茶叶：

观音王：放冰箱里  （青茶）

清香观音茶：放柜子里 （青茶）

猴魁：放柜子里（绿茶）

毛峰：放柜子里 （绿茶）

大麦茶：放柜子里

藏茶：放柜子里（黑茶）

4.泡茶方法：

纯净水烧开，第一遍水洗茶叶。（如果是泡大麦茶需要洗2-3遍）

准备喝茶专用杯、茶壶、保温瓶。将开水倒入保温瓶，在茶壶中泡好茶。

5.茶杯使用：

喝水专用杯

喝茶/咖啡专用杯：可使用全白的小茶杯（带托盘）、或者玫瑰花茶杯

透明小茶杯（总共三个）：供客人使用。

每次清洁总经理办公室时，需让阿姨烧开水洗所有的杯子。

6.茶叶知识：

根据发酵程度之不同可分为不发酵茶、部份发酵茶与全发酵茶，绿茶类属于不发酵茶。包括有碧罗春、龙井、珠茶、眉茶、煎茶、珠芽等。青茶类属部份发酵茶，包括了包乌龙、铁观音、水仙等，而全发酵茶则包括了各类的红茶。典型的乌龙茶的叶体中间呈绿色，边缘呈红色，素有“绿叶红镶边”的美称。其汤色清澈金黄，有天然花香，滋味浓醇鲜爽。以“观音”、“大红袍”、“冻顶乌龙”等最具代表性

太平猴魁是绿茶，太平猴魁产于黄山北麓的黄山区，由于黄山低温多湿，土质肥活，云雾笼罩，故而茶质别具一格。太平猴魁创制于1900年，是中国历史名茶。太平猴魁其成品茶挺直，两端略尖，扁平匀整，肥厚壮实，全身白毫，茂盛而不显，含而不露，色泽苍绿，叶主脉呈猪肝色，宛如橄榄;入杯冲泡太平猴魁，芽叶徐徐展开，舒放成朵，两叶抱一芽，或悬或沉;茶汤清绿，香气高爽，蕴有诱人的兰香，味醇爽口。太平猴魁品质按传统分法：太平猴魁为上品，太平猴魁魁尖次之，再次为贡尖、天尖、地尖、人尖、和尖、元尖、弯尖等传统尖茶。太平猴魁现分为三个品级：上品为猴魁，次为魁尖，再次为尖茶。本文由和茶网原创，转摘请注明出处。本文由和茶网原创，转摘请注明出处。

藏茶属于最典型的黑茶，她的颜色呈深褐色，又是全发酵茶。

(五)其他总经理办公室管理注意事项

1.窗帘：午饭后收起，下午下班前落下。

2.卫生：

清洁工打扫1次/周，一般安排在总经理不在办公室的时间。

提醒清洁工清洗总经理的毛巾，并放在阳光下晒再收回。

收拾总经理的文件时，应分类整理归档文件夹，但是不能擅自扔掉。

注意添加总经理办公室的常用物品：餐巾纸、牙线等。

饮水机清洗：1次/1周。

饮用水：小瓶纯净水（约4.5L）。

清洁工打扫卫生期间，总经理秘书应该全程在场。

3.报刊、杂志

报纸种类：《海南日报》《人民日报》（总经理看完的报纸收集后给行政部收集归类给员工查看）

杂志种类：《南风窗》《三联生活周刊》《国家财经周刊》《财经》《销售与市场》

以上报刊杂志、信件需按期送至总经理办公室。

4.花木管理

浇水1次/周。

出差时间一周以上，需把花木搬出。

(六)文秘类工作

1.总经理资料管理

名片整理：日常整理+出差或者社交应酬后主动提醒总经理交名片整理 ； 

信件签收。凡总经理的信件、快递均需总经理秘书签收（秘书不在时，宋涛代签）。

2.机票、酒店预订（电话：66785730）

机票预订：

查询航班，确认后出票，起飞前1天办理网上值机（安全门附近靠过道的位置）。

结合总经理的时间安排，不宜搭乘太早的航班（比如凌晨5点多就需要起床的）或者太晚的航班（晚上23:30以后到达的，会影响睡眠）

头等舱预订：如果乘坐11点左右的飞机，询问总经理是否要定头等舱

酒店预订：

提供多家选择，以交通便利、环境舒适为筛选原则。

无烟、大床房、高层、安静、不要对着主干道喧嚣之处。

应了解清楚酒店的健身设备、游泳时使用时间，出差时告知总经理

3.预约安排与接待

有事面谈需提前预约。

外部来访人员需提前预约。

客人来访，总经理办公室引导、倒水接待。

4.手机转接：总经理手机超过15秒未接起，设置转接至总经办秘书手机上。

来电内容：需问清来电方姓名和来电事宜，若对方不便留信息，可告知其发短息。

来电未接到时，需及时回复；如回电播不通时，可通过短信形式联系。

来电记录，即刻以短信形式向总经理汇报。

5.文件送签：

集中送签，至多2次/天（上下午各1次），特殊情况除外。

出差期间，紧急文件可以通过短信、电话的形式请示，待总经理回公司后补签文件。

6.严格遵守保密原则。

(七) 附件