职位名称 | 董事长秘书 | 职位代码 | 所属部门 | 董事长办公室 | ||
联系方式 | 直接上司 | 间接上司 | ||||
晋升方向 | 候选渠道 | 轮转岗位 | ||||
工资标准 | 填表日期 | 2011-2-19 | 任职人员 | 李敬 | ||
内部关系:公司各部门、行政经理 | ||||||
外部关系:上级单位、新闻媒体 | ||||||
工作性质:负责董事会有关文书材料等文秘工作 | ||||||
管理权限:受董事长委托,行使对董事会日常工作协调和会议召集管理权限 | ||||||
管理责任:对所承担的工作全面负责 | ||||||
职位概述: 协助董事长完成公司行政事务性工作及各部门内部日常事务工作 | ||||||
岗位职责: 1、负责董事长办公室服务,包括董事长来往信件的整理/保管、办公室内卫生、绿化的管理工作; 2、按规定接听电话、记录信息、接待访客等; 3、负责及时流转董事长签批的文件; 4、负责董事会会议筹备、通知; 5、负责会议材料的整理、存档工作; 6、负责会议资料的发放、收集; 7、做好保密工作,并严格遵守公司保密规定; 8、完成董事长交办的临时性工作。 | ||||||
工作权限: 1、评估公司管理水平并提出改进的建议权; 2、董事长行程的安排权; 3、董事长办公室的管理权; | ||||||
关键业绩指标: 1、董事长办公室卫生质量; 2、董事长签批文件流转的及时性; 3、董事长办公室文件整理的规范性; 4、电话接听礼仪的规范性; 5、出勤率; 6、部门合作满意度; 7、重要任务完成情况。 | ||||||
工作流程: | ||||||
一、办公室内务: ①办公环境 明亮整洁 家具摆放整齐 办公桌无文件累积 文件整齐规范 图书排放整齐 1、 每天准时上班。 2、 开窗通风。 3、 清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。 4、 清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。 5、 为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。 6、 每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。 7、 及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。 ②文件管理 流程齐全 分类合理 处理及时 管理规范 1、 对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。 2、 外来红头文件:填写收文处理单,及时送批和传递发放,并留下记录。 3、 内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。 4、 外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。 5、 内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。 6、 公司各部门送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。 7、 重要的和紧急的文件,须提醒董事长。 8、 每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。 9、 根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。 二、来宾接待 1、 笑脸相迎,茶水相待。 2、 询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。 3、 索要名片。 4、 及时向董事长请示。 5、 按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。 6、 根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。 三、会务服务 ① 董事会 1、 会议议程的拟定。 2、 确定与会人员。 3、 会议通知起草和发送。 4、 会议文件的准备。 5、 会议场所的确认及会场布置。 6、 会议签到及记录。 7、 与会人员的接待工作。 ② 工作会 1、 检查会场环境是否干净整洁。 2、 检查会议通知是否到位。 3、 检查会议文件准备是否齐备。 4、 会议人员的接待。 5、 会议期间的服务。 |