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董事长秘书工作职责及工作流程

来源:动视网 责编:小OO 时间:2025-10-01 09:53:04
文档

董事长秘书工作职责及工作流程

秘书工作职责及工作流程职位名称董事长秘书职位代码所属部门董事长办公室联系方式直接上司间接上司晋升方向候选渠道轮转岗位工资标准填表日期2011-2-19任职人员李敬内部关系:公司各部门、行政经理外部关系:上级单位、新闻媒体工作性质:负责董事会有关文书材料等文秘工作管理权限:受董事长委托,行使对董事会日常工作协调和会议召集管理权限管理责任:对所承担的工作全面负责职位概述:协助董事长完成公司行政事务性工作及各部门内部日常事务工作岗位职责:1、负责董事长办公室服务,包括董事长来往信件的整理/保管、办公
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导读秘书工作职责及工作流程职位名称董事长秘书职位代码所属部门董事长办公室联系方式直接上司间接上司晋升方向候选渠道轮转岗位工资标准填表日期2011-2-19任职人员李敬内部关系:公司各部门、行政经理外部关系:上级单位、新闻媒体工作性质:负责董事会有关文书材料等文秘工作管理权限:受董事长委托,行使对董事会日常工作协调和会议召集管理权限管理责任:对所承担的工作全面负责职位概述:协助董事长完成公司行政事务性工作及各部门内部日常事务工作岗位职责:1、负责董事长办公室服务,包括董事长来往信件的整理/保管、办公
秘书工作职责及工作流程

职位名称董事长秘书职位代码所属部门董事长办公室
联系方式直接上司间接上司
晋升方向候选渠道轮转岗位
工资标准填表日期2011-2-19任职人员李敬
内部关系:公司各部门、行政经理

外部关系:上级单位、新闻媒体

工作性质:负责董事会有关文书材料等文秘工作

管理权限:受董事长委托,行使对董事会日常工作协调和会议召集管理权限

管理责任:对所承担的工作全面负责

职位概述:

         协助董事长完成公司行政事务性工作及各部门内部日常事务工作

岗位职责:

1、负责董事长办公室服务,包括董事长来往信件的整理/保管、办公室内卫生、绿化的管理工作;

2、按规定接听电话、记录信息、接待访客等;

3、负责及时流转董事长签批的文件;

4、负责董事会会议筹备、通知;

5、负责会议材料的整理、存档工作;

6、负责会议资料的发放、收集;

7、做好保密工作,并严格遵守公司保密规定;

8、完成董事长交办的临时性工作。

工作权限:

1、评估公司管理水平并提出改进的建议权;

2、董事长行程的安排权;

3、董事长办公室的管理权;

关键业绩指标:

1、董事长办公室卫生质量;

2、董事长签批文件流转的及时性;

3、董事长办公室文件整理的规范性;

4、电话接听礼仪的规范性;

5、出勤率;

6、部门合作满意度;

7、重要任务完成情况。

工作流程:
一、办公室内务:

①办公环境

   明亮整洁

家具摆放整齐

办公桌无文件累积

文件整齐规范

图书排放整齐

1、  每天准时上班。

2、  开窗通风。

3、  清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。

4、  清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。

5、  为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。

6、  每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。

7、  及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。

②文件管理

流程齐全

分类合理

处理及时

管理规范

1、  对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。

2、  外来红头文件:填写收文处理单,及时送批和传递发放,并留下记录。

3、  内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。

4、  外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。

5、  内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。

6、  公司各部门送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。

7、  重要的和紧急的文件,须提醒董事长。

8、  每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。

9、  根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。

二、来宾接待

1、  笑脸相迎,茶水相待。

2、  询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。

3、  索要名片。

4、  及时向董事长请示。

5、  按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。

6、  根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

三、会务服务

①   董事会

1、  会议议程的拟定。

2、  确定与会人员。

3、  会议通知起草和发送。

4、  会议文件的准备。

5、  会议场所的确认及会场布置。

6、  会议签到及记录。

7、  与会人员的接待工作。

②   工作会

1、  检查会场环境是否干净整洁。

2、  检查会议通知是否到位。

3、  检查会议文件准备是否齐备。

4、  会议人员的接待。

5、  会议期间的服务。

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