公文的办理程序

公文的办理分为发文办理和收文办理。

一、发文办理

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

1、拟稿

拟稿是指公文文稿的草拟。凡属重要公文，应由机关领导人亲自草拟文稿；一般性公文，可由秘书部门或业务部门拟稿。

按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，草拟公文应当做到：符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的、规定等，要切实可行并加以说明；情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定；拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日；结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”；应当使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

2、审核

文稿在送交负责人签发之前，应当由（室）进行审核。公文从内容到形式的所有构成要素都在审核的范围之内。其中，审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。

3、签发

签发是发文机关领导人经过审核，在同意发出的文稿上签字的步骤。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。签发人要签署姓名和时间。

4、复核

公文正式印制前，文秘部门应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

5、缮印

缮印是指文件的印制和校对。

6、用印

在缮印完毕的文件上加盖发文机关印章后，文件便可正式生效。盖章要端正、清楚。

7、登记、分发

文书档案管理部门应对所发公文的文号、标题、签发人、拟稿部门、密级、紧急时限、收文单位、件数、发文日期等内容进行登记，然后将公文原稿及二至三份公文正本立卷收存。

二、收文办理

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

1、签收

签收是指收件人员在对方的传递单或送交簿上签字，以表示文件收到并明确责任。

2、登记

来文由文书（或专人）统一登记，其办法一般应按主送件、抄送件分别以本机关收文顺序统一编号，登入《收文登记簿》。抄送件可直接送往有关部门。

3、分发

分发要重点抓好分类、分办两个环节。分类是指文书根据文件内容及处理方式，对收到的来文划分为阅件、转办件、催办件三类；分办是在对文件登记分类后，分别按分工转给有关办文人员办理，分办文件应及时。

4、拟办

拟办是指办文人员对来文应由哪位领导审批，哪一部门承办，以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导人批办时参考。

5、批办

机关领导人签批具体承办意见，包括制定谁（部门或人）负责办理，如何办理，办理到什么程度，以及时限等；然后文书根据领导人的指示，把文件分别送交有关人员和部门办理。

6、承办

凡是经领导人批办的公文，具体的承办人或部门要抓紧办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

7、催办

送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。目的是防止漏办、积压延误。

8、归档

公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。