部门职能说明书——总经理办公室

一、基本信息

1.部门名称：总经理办公室

2.部门编号：01

3.部门负责人：总经理办公室主任（简称：总办主任）

4.部门直接主管：总经理

5.填写日期：2004年4月

二、部门定位和工作目标

（1）定位

该部门是以徐州垞城电力有限公司总经理为核心的经营领导班子的参谋机构与工作支持机构，是公司的机要工作部门，是为公司领导层提供行政服务的部门，是公司内外关系的协调、沟通部门，总经理办公会的决议以及总经理的指示的督办机构。

（2）工作目标

在垞城电力公司总经理的直接领导下，为经营领导班子提供迅捷的文秘服务，为公司领导层提供理想的工作环境和优质的行政服务，为企业的决策提供各类存档资料的支持，成为公司经营管理日常运行的高效率的纽带部门。

三、部门职能

主要职能：公司文秘管理、机要印鉴管理、行政服务、协调沟通监督。

（一）文秘管理职能

1.负责起草公司经营领导班子的报告、总结，重要会议的纪要、报告、决议及公司的其它综合性文件、材料。

2.负责起草董事会议的纪要。

3.负责起草行政的文件、命令、决定、规定、通知、通报、函电等公文。

4.负责审核、修改部门以公司名义起草的文件材料。

5.在总经理授权下，负责处理各部门向公司提交的报告、意见等，并及时提供相关分析意见或报告，供总经理决策参考。

6.负责公司的文书处理，负责文件的管理工作。

（二）机要、印鉴管理职能

7.负责公司保密制度、档案制度的制订和报批工作。负责各类机密文件的保管工作以及公司重要企业秘密的保密工作。

8.按照《档案法》规定和档案工作标准，负责公司各类档案及图纸、资料的立卷、保管和查借阅工作。

9.负责保管、正确使用公司公章、总经理印鉴、合同章以及其他需要其保管的印鉴。

（三）行政服务职能

10.负责来信来访的接待、处理和转介工作。

11.负责外来人员的接待、食宿安排等工作。

12.负责为公司领导层提供日常工作、出行、接待等活动的行政服务。

13.负责电文的收发和报刊杂志的征订、分类、传送工作。

14.负责公司级召开的各类会议以及总经理决定召开的临时会议的相关组织工作以及过程服务。

15.负责董事会会议的筹备和组织工作。

16.负责公司小车的管理。

（四）协调沟通监督职能

17.负责公司内外各单位、各部门间的协调沟通工作，在总经理授权下负责与董事会成员进行事务性沟通工作。

18.负责公司总经理办公会的各项决议以及总经理的工作指示执行情况的监督、检查、反馈工作。

19.在总经理的指示下，负责调查研究和信息的收集、分析与综合工作，及时提供相关书面报告，为领导提供正确的决策依据。

四、部门岗位设置及编制——总经理办公室