项目部档案管理办法实施细则

档案管理办法实施细则

1编制依据

依据公司《关于向公司移交竣工档案的规定》（中交一航办字〔2012〕163号）及《工程竣工资料整理管理规定》（QG/YH2.11-2012）规定，为规范项目部档案管理工作，加强过程控制，确保档案形成格式规范、质量齐全、完整、准确，特组织编制、实施。

2适用范围

本规定适用于XXX所有在建工程。3管理职责

3.1项目经理、项目总工负责贯彻执行档案国家法律、法规和规范、标准，执行公司及项目部的档案管理制度，并监督、检查贯彻执行情况，了解档案工作情况，从人力、物力、财力上给予支持，促进档案工作与各项工作协调发展和动态管理，负责职责范围内应审核、签字工作。

3.2工程质量部为档案管理资料室归口部门，负责做好工程竣工资料收集及组卷、施工过程验收、图纸、技术管理、质量管理、声像资料的收集、管理、传递工作；对项目上形成的资料统筹管理；建立工程资料管理的各种收发文及借阅记录；对接收的文件进行处理，包括：签收、编号、登记、传阅、催办、存档、保管；按照预备立卷原则和方法，对项目文件进行分类管理，整理成卷；按规定进行项目文件借阅管理；做好项目档案保密工作；完成领导交办的其他工作。3.3综合办公室、计合部、财务部、安监部、设备部负责分管范围内档案资料整理，并依据公司要求单独归档。4档案收集管理

4.1项目文件应伴随施工过程和管理环节随时产生并及时收集整理；

工程施工前，工程质量部应会同项目负责人、技术负责人按业主单位及项目所在地档案局部的要求，制定竣人为料整理计划，明确资料内容及份数（详见附件1竣工档案归档要求），工程质量部负责指定专人负责档案资料收集、整理及归档管理（含协作单位档案资料）；协作单位档案资料由工程质量部依据单位分局部项工程划分及工程进度定期收集归档，协作单位指定专人负责资料编写、收集及报验工作，并将负责人归入工程质量部统一管理。

4.2施工组织设计、施工方案、技术交底等工程技术综合资料应在监理和建设单位审批复核确认后三天内，由工程质量部登记存放资料室；

设计变更、图纸会审、设计变更以及涉及变更的会议纪要，应在完成审批后三天内由工程质量部注销存放资料室；同时将副本或复印件于计合部留存；

各种原材料、半成品、成品、混凝土预制件等质量保证资料应在监理审批后三天内交由试验员登记存放资料室，其出厂合格证和进厂检测报告应一一对应保管；

隐蔽验收资料应按标准划定举行隐检项目检查，应填写隐蔽工程检查验收记录，要有针对性、内容简洁，数据准确可靠，图示清晰，具名手续统统，结论性意见明确，经审批后三日内由工程质量部注销存放资料室；

工程质量检查验收材估中，检验批质量验收记录要有技术主理、班组长具名，质检员应按标准划分检验批并做检查评定，专业监理工程师填写验收结论；分局部项工程质量验收记录，由质量员填写检查结论，监理工程师填写验收结论；工程质量部一周内完成单位、分局部项工程评定并注销存放资料室；

施工照片、音像资料由综合办公室、工程部质量部按阶段或当日移交资料室保管，同时按要求标明时间、地点、部位等事项；

会议纪要由综合办公室及时整理交工程质量部注销保管；

设备类文件由设备部按照要求单独保管；

计划合同文件，由计合部单独保管，按月或项目完工后统一移交资料室；

财务类文件由财务部门做日常收集和整理，按照要求单独保管。

物资类文件由物资部做日常收集和整理，按照要求单独保管。

5档案资料检查

5.1工程质量部应每个月构造一次资料检查（含协作单位），包括不限于完工报审、施工构造设计和施工方案、分项和检验批资料、材料报验、试验报验、测量报验、设备报验以及完工报审等；单位工程完工前或每道工序完成后，相关报验资料技术主理应于3天内必须报至工程质量部，档案管理员负责追踪资料返回情况，请监理或业主单位在7天之内将上报资料具名盖章并返回项目部归档。协作单位相关报验资料签认完成后临时存放于工区资料室，待单位工程评定完成后集中移交项目部工程质量部归档。

5.2资料检查奖罚：各职能人员分管的项目，资料报验必须及时、准确。技术主办负责开工报审、施组和施工方案、分项及检验批、试验检测报告报验，单位工程开工前，相应的开工报审、施组和施工方案应报验完毕，每个分项或检验批完成后，相关的报验资料3天内上报至工程质量部登记归档，技术交底应签字齐全后，3天内送至工程质量部登记归档，不按时报验和归档的，采取一定金额进行处罚；其它部室人员报验资料处罚参照技术员进行。项目部工程质量部每月统计一次检查情况，对未按要求完成资料报验的人员按规定进行处罚，相应的，对于资料上报及时、准确的人员，给予一定奖金奖励。

5.3表单填写内容规范，图样及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名，禁止代签；项目文件材料书写工作，字迹、线条清晰，修改规范；文字内容的文字和图表说明，一律使用国家法定单位和符号，不准随意涂改，禁止应用涂改、刮擦改字等；

书写纸张质地优良，规格基本统一，出厂合格证、、图纸等小于A4纸材料的应粘贴在A4复印后留存，大于A4纸张的文字材料应折叠成A4大小。

6完整性与保密性控制

6.1工程质量部应备有有资料电子版目录，文件入档目录，文件借阅目录，收发文件表和文件处理会签表等。

6.2文件入档或借阅时，必须填写相关的目录，文件借阅后，不得损坏或丧失文件，不然将由借阅人承当相应的责任。文件管理人员不在时，必须委托其他人举行文件管理。6.3建设单位或监理单位提出的设计变更，项目部将根据变更水平、范围及时调整或从头策划施工方案和计划。在接到变更通知后，工程质量部应在原设计文件上作点窜或标明取消，并通知技术主理，以防误用。

6.4各类资料填写及时、准确，签字齐全。质量保证资料如报验单、隐蔽验收记录等入竣工资料的文件格式必须按照规范要求格式填写。报验单应根据测量实测资料进行整理，严禁为保证合格率而编写假数据，原件必须留存于项目部，以备整理竣工资料。（报验单电子版报工程质量部留存）。6.5质量员为专职的图像、影音资料管理员，各主办技术员应及时按工序收集施工照片和录像，每周并定期报质量员进行整理。

6.6做好施工资料保密工作，未经主管领导批准，任何人不得随意查看资料。

6.7收到任何外来文件时，及时交工程质量部做登记，并给相关领导批示，以免漏项。

6.8未经总工或其他领导同意，外来人员不得随便进入资料室借阅或领取任何技术性资料及相关文件。在文件借阅、领用过程中，办理相关手续（必须把姓名、借阅日期注明），文件在归还过程中，同样办理以上手续。

6.9报送技术性资料时，交工程质量部统一注销。以免造成编号重复，招致资料混乱。

6.10报送工程业务联系单、红头文件，视情况举行扫描，未经带领答应，不得借阅。

6.11任何人借阅档案必须办理借阅登记手续，凡借阅涉及保密内容的文件资料，必须经分管领导批准。

7资料室管理

7.1资料室库房应达到温度适宜，清洁卫生，无虫霉滋生。每月大扫除一次。每年春季在全部档案柜中放置樟脑，以防虫害。堵塞鼠洞，防止鼠害。

7.2资料室旁必须装备消防器材，并定期检查、更换，资料室管理员应学会消防器材的利用。

7.3资料室的门窗必须坚固。每天下班时，应对资料室的电灯是否关闭、门窗是否关牢要进行检查。次日上班时，检查库房门窗有无可疑情况。

附件1：竣工档案归档要求

附件1：竣工档案归档要求

1竣工档案资料份数

本项目为局中标项目，档案整理4份原件（局、公司各1套，档案管1套，备份1套）。

2竣工资料归档要求

2.1交工验收综合卷必须为原件，上报内容包括：工程简介（需编写人签名并加盖项目公章）、开工报告、竣工报告、交工验收证书、工程质量鉴定书（单位工程）、工程质量鉴定意见、单位工程质量综合评定表、竣工整体尺度测定表、单位工程安全及主要功能检测表、施工许可证、工程大事记、工程质量保修单、科学技术档案归档签证单、归档目录。2.2刻录光盘内容。综合卷PDF扫描件、工程简介、施工组织设计、施工技术总结、施工方案、电子版竣工图（具备条件时）、照片及简介和说明、归档签证单、归档目录、卷内目录、建设单位要求的扫描件电子版等统一刻录光盘两套归档。

2.3表格统一为EXCEL格式，归档目录，卷内目录均应利用excel格式，“卷内目录”每册均应从头命名册号，并与归档目录的编号相对应。表格款式利用建设单位及监理单位下发施表（设计变更情况一览表、科技档檀卷内目录、竣工图及竣人为料封皮除外）。

2.4上报时间及手续。竣工档案应在工程交工验收后三个月内报公司，移交时必须办理移交手续一式三份，包括科学技术档案移交签证单、科技技术档案归档目录，具名盖章后举行交接。因业主原因未能及时办理交工验收时综合卷能够缓交，别的资料及竣工图应定时上报。

2.5具体移交整理内容：

2.5.1工程竣工综合资料

1）工程竣工说明（包含工程简介、施工概况、工程质量情况、对工程使用和维护建议、遗留问题及处理意见等）；

2）开工报告；竣工报告；停工报告；复工报告；

3）工程交工验收证书；

4）工程质量判定书；

5）单位工程质量检验评定表；

6）单位工程观感质量评价表；

7）单位工程质量控制核对记录；

8）单位工程安全和工程检验资料核对及主要抽查记录；

9）工程竣工数量清单；

10）工程结算清单或文件。

2.5.2工程技术综合资料

1）施工构造设计及施工方案。

2）图纸会审记录；

3）设计变更通知单；

4）工程业务联系单；

5）工程变更费用报审表；

6）监理业务联系单。

2.5.3竣工图

2.5.4施工技术管理综合资料

1）现场调查报告；

2）分项工程技术交底通知单；

3）典型施工方案；

4）典型施工总结；

5）混凝土、砂浆和特种材料配合比及主要施工记录、资料；

6）质量事故报告及处理资料；

7）企业内部有关技术质量合管理的报告、批复和会议纪要；

8）施工技术总结；

2.5.5施工日记和大事记

2.5.6声像资料：工程录像、工程照片（含电子版及纸质版）

2.5.7招投标文件资料

1）招标文件、投标文件、中标通知书、施工条约、协议、公证书；