档案管理规划

一、档案管理流程

1、档案分类：

(1)可将档案大类分为

a)文书档案

b)会计档案

c)人事档案

d)科技档案

e)声像、电子档案

f)实物档案

(2)各个大类再按部门细分。

2、档案收集：

（1）建立档案归档责任体系，明确分管领导及主管部门，各部门需指定专、兼职资料员。各个部门负责人是本部门档案归档质量的第一责任人。

（2）制定好各个类别的档案的归档期限及基本原则。

3、档案整理：

（1）档案移交时，应填写“归档文件资料移交清单”一式两份并备好电子版。

（2）归档密级文件时，要同时填写“归档文件密级登记表”。

（3）档案验收：

     a) 核查归档文件的完整性、准确性。

     b)鉴定归档文件的价值。

     c)文件材料所使用的书写材料、纸张、装订要符合归档要求。

     d)作为凭证使用的归档文件材料要为原件。

（4）接收的文件资料，应根据公司《档案管理规定》等有关文件进行整理、组卷、编目、排架工作。并同时完成档案检索目录。

（5）入库档案实行分类集中的原则，不同类别的档案资料存放于不同的地方，同一类别的档案按照档案号从小到大顺序排架，每排柜架上的档案按从左往右、从上往下顺序排架，每一排架外侧均设置标签，标签上准确标明该排架的排号、存放档案的类别及档案号。

4、档案保管：

   （1）根据档案管理有关规定和公司具体情况，设置好档案保管期限。

   （2）保密档案严格管理，防止密级档案密。

5、档案利用：

   （1）查阅、复印、借用档案要签批权限。

   （2）填写“档案查阅、借用申请表”，注明借用原因及借用期限，并按时归还。

   （3）对到期为归还档案进行催交，或者重新办理续借手续。

6、档案统计：包括档案数量统计、鉴定情况统计、利用情况统计及归档工作情况统计。

7、鉴定销毁：对通过鉴定的已过期的无保存价值的档案编制销毁清册。销毁清册存档备查。

8、监督检查：每年都要对目录的完整性进行审核、抽查。

二、工作流程图：

1、加强宣传，增强档案意识，将档案管理法规制度落到实处。

(1)利用局域网络资源共享，宣传档案法规及档案知识，增强档案意识，提高工作自觉性。

(2)参加专、兼职档案人员的业务培训班，通过档案业务学习，提高业务水平。

(3)修订各门类档案管理办法等规章制度，做到依法管档。

2、提高认识，加强对档案目标管理活动的领导。

3、加强硬件建设:

安装遮光窗帘、添置档案柜，除湿设备、温湿度计、灭火器。保持档案库房清洁、宽敞、明亮、通风，并达到防盗、防光、防尘、防潮、防虫鼠、防高温等七防要求。

4、积极推进档案现代化管理，使用好档案管理软件，提高工作效率。

（1）利用好档案管理软件，积极组织档案目录的录入工作，编制各门类档案管理检索工具，建立数据库。

（2)与人事等有关职能部门联合，利用企业局域网络资源共享，开展档案信息查询工作。

（3）做好档案软件的维护开发、优化工作。在不断探索总结经验基础上规范企业档案的现代化管理工作。

5、规范操作程序，依法科学管理。

(1)制定好科学合理的档案分类方案。

(2)做好档案收集、整理、保管、利用、统计工作。做到管理规范、利用方便。

(3)做好日常工作。清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。

(4)对超时保管期限的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。

(5)在做好档案实体基础工作的同时，开展内部检查、评估、评比工作，为企业经营管理做好档案工作方面的准备。

(6)配合企业的各项改革管理工作，以积极主动热情的服务态度，做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。

6、加强档案管理工作的培训，加强档案知识修养，提高业务水平。

7、加强档案信息化建设。

8、严防死守档案安全保管工作。

四、经费预算

1、基本办公用品:（单价）

档案柜：400-600       文件夹：5-7         文件袋：1.5-2.5

档案袋：0.5-1         拆封刀：5-6         裁纸刀/切纸刀：50-70

固体胶水：1.5-2       液体胶水：1.5-2     标识牌：10-15

剪刀(不锈钢)：10-15   档案封条：10/100张  装书机：15-25

档案盒（塑料）：6-8

2、办公用品数量：

档案柜：6             文件夹：50          文件袋：50

档案袋：50            拆封刀：6           裁纸刀/切纸刀：2

固体胶水：3           液体胶水：3         标识牌：1

剪刀(不锈钢)：3       档案封条：100       装书机：6

档案盒（塑料）：20

3、办公用品总金额：3099-4693