公司费用管理规定

第一章  序  言

1、目的：

为加强公司费用管理，规范报销审批流程，严格控制费用支出，特制订该规定。

2、费用报销规范要求：

费用报销人必须按费用支出类型填写费用报销单，书写字迹清楚、无涂改痕迹，费用及相关附件背后必须签名，并按填写顺序附后。

3、各部门审核职责：

3.1部门领导审核：主要审核费用发生的合理性、真实性、是否需要支付；

3.2财务审核：主要审核金额填写是否正确，是否超过公司规定标准，金额与所附单据内容是否相符；

3.3总经理审核：审核发生费用的合理性、必要性。

第二章  差旅费管理

1、定义

差旅费：因公出差发生的各种费用性支出，包括住宿费、餐费、交通费（含同城、异地）。

出差：指当天无法返回的因公出差。

2、职责

报销人：出差申请提出、差旅费报销单据填写、原始票据的黏贴，提请审批；

报销部门主管：出差及报销单据的审批；

财务部：报销单据的审核、差旅费的账务处理、费用支出款项核销。

3、内容

3.1出差申请程序

3.1.1因工作需要出差，无论是否借款，出差钱均应填写《出差申请单》，明确出差任务、出行路线、出差时间等相关事宜，《出差申请单》应由部门负责人或授权人代理审核签字。若同次出差任务涉及多部门员工的，应按部门分别填制《出差申请单》。未经过审批的，不予借支和报销差旅费。

3.1.2出差人如需要借款、应填写《员工借款单》、根据《出差申请单》确定借款金额。根据《员工借款审批流程》规定审批批准方可执行。

3.2差旅费报销标准

3.2.1 交通费标准

B、如因出差的特殊性，经总经理同意可换用非本职级交通工具，

C、到达出差地的交通按使用要求报销，尽量选择折中交通工具，

D、不同职级人员同时出差按高级别人员标准报销，

3.2.2 住宿标准

B、不同职级人员同时出差按高级别人员标准报销，

3.2.3 出差餐费补贴标准

B、出差人员有招待费的应扣除餐费补贴。

4、驻外人员的差旅费按<<合作经营协议>>相关规定执行。

5、附件《差旅费报销单格式及说明》、《业务招待费申请单》

第三章 业务招待费管理

1、范围

本标准规定了公司招待费的定义、使用管理、报销、监督

2、定义

招待费：公司为生产经营业务的需要而支付的各种接待、交际应酬费，包括在招待地发生的用餐费、礼品费和各种娱乐费用等。

3、职责

部门经理：因业务需要支出接待费用，应事先向总经理请示，获准之后方可按标准接待。

驻外办事处负责人：按合作经营协议相关规定执行。

4、接待费支出标准和接待对象

4.1 宴席标准:菜金标准为100元/人以下；

4.2 工作餐标准: 50元/人以下。

4.3 接待对象:到公司开展工作的职能部门领导、财税金融部门工作人员、重要客户以及因生产经营而开展的公共关系活动需要。与公司业务无关的人员不予接待。

4、招待费的使用管理

4.1 招待费的使用应遵循“对等、对口、节约、热情”的原则，不铺张浪费；

4.2一般情况下，主方人数不得多于宾客人数； 

4.3按标准接待，禁止超标支出业务招待费；

4.4 需要支出业务招待费的，招待人员应事先填写《业务招待费申请单》，经批准后方可施行。特殊情况必须向审批人提前口头申请，获准后方可施行，回公司后必须补办手续，未经审批的《业务招待费申请单》财务部有权拒绝报销。

4.5 业务招待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用。

4.6 公司总部的烟、茶、饮料招待，统一由行政部根据接待部门的申请进行安排，其他人员不得自行购买。

4.7 招待费的报销

4.7.1 招待人员在公司外完成招待任务之后，须三天内(节假日顺延)凭接待费用单据和招待费用的正式到财务部办理报销手续。驻外办事处产生的业务招待费应在一个月内将报销凭证寄回财务部，委托综合部人员办理报销手续。

4.7.2报销招待费必须一次一单地报销,不得混合多单一次报销，报销后应附酒菜单(或购买礼物的单价和数目清单)，否则不予报销。

4.7.3招待费打收据和白条的一律拒绝报销。

4.7.4公司员工到外地出差，如由接待单位负责安排其食宿及有关费用的，不得在差旅费中再报销餐费。

5、驻外人员的业务招待费按<<合作经营协议>>相关规定执行。

6、附件《业务招待费申请单》

第四章 办公用品管理规定

1、范围：

本制度规定了办公用品的定义、申购、采购、保管、领用和发放等内容。

2、定义： 

办公用品：主要包括鲜花、水果、礼品、电脑、通讯器材、空调、饮水机、打印机、复印机、打印复印易耗品、纸张、印刷品、办公文具、办公桌椅、表单印刷等用于办公领域的物品。

3、职责：

3.1办公用品使用部门或使用人提出办公用品使用申购需求；

3.2行政部负责申购审批、报批；并在获准后安排采购；

3.3行政部物资管理员负责常规办公用品使用统计、申购、入库、保管和发放；

3.4物资采购员执行采购作业；

3.5财务部负责审核办公用品采购审批手续和报销手续的完整性，同时审计采购价格。

4、月度采购

4.1 常规办公用品（办公文具、纸张、易耗品等）由行政部物资管理员统计各部门月度使用需求情况，于每月25日编制下月“常规办公用品月度采购计划”，报行政部经理审核，总经理助理审批后（500元以上报总经理审批）执行采购。

4.2 常规办公用品采购应根据“方便、物美价廉”原则，寻找、物色合适的供应商，提供送货服务，开具出货单经过物资管理员验收签字后以月结方式由财务付款。

5、临时采购

5.1各部门因临时增加办公用品需求时，应由使用部门填写“申购单”，之后交由行政经理审核、报总经理审批后执行采购；

5.2临时采购报销时应提供审批程序完整的“申购单”，同时应有使用人的签收确认。

6、发放

6.1办公用品应根据节省开支原则，结合各部门实际需要，由行政部统一把关；

6.2领用时由领用人填写“物品领用登记表或物品领用单”并签名确认；

6.3物资管理员应建立办公用品库存台帐和领用台帐；

6.4物资管理员应在每月最末一日填写“月度库存报表”，同时按部门分别汇总统计办公

物资的领用情况，编制“月度办公物资领用汇总表”。

7、回收

公司人员因工作地点变迁、离职时，应将可重复使用之办公用品（如装订机、计算器等）退还公司。

8、办事处办公用品采购

8.1同时满足以下两个条件的A：单项物品价值50元以下；B：一次采购200元以下；

由办事处主管决定后可由办事处自行采购；

8.2不符合以上条件的办公用品采购办事处必须执行本文件规定的采购审批程序。

9、附件

《日常费用报销格式及说明》、《办公用品申购单》

编制:                  审核:                批准                    

批准时间: