支付管理办法、审批流程、权限(南新制药)原版(方正东)

1目的

为规范公司本部以及各下属二级单位非项目类款项（一般款项支付）的审批流程、审批权限、审批职责及支付要件，特制定本办法。

2适用范围

本制度的适用于湖南南新制药有限公司各部门和各分子公司的员工一般款项支付。付款申请单只适用于对公付款，借款申请单只适用于职工个人因公借款。

3术语及定义

3.1本办法所称的“款项支付”指公司因经营活动的需要而由公司财务部门支付货币资金的行为。

3.2项目类款项指工程类等项目费用，按相应的流程与权限执行。

3.3职工借款，指因公司业务需要长途出差、接待等活动发生的借款和采购备用金，借款人为员工。

4涉及部门与人员职责

4.1经办人员

经办人指对款项支付具体办理的公司员工。经办人主要职责为：

4.1.1业务发生时取得合法的原始凭证，收集理整该类款项支付的其他要件；

4.1.2判断该款项是否应由本公司支付，以及构成本公司支付款项的义务条件是否齐备（如支付对象是否完成合同要求）；

4.1.3判断该款项相关内部管理的程序是否完备，如购买材料是否验收入库等；

4.1.4对原始凭证要素是否真实齐全（指台头、费用名称、数量、单价、合计大小写金额、有无收款专用章）及是否按要求进行粘贴和填制负责；

4.1.5对整个款项支付审批过程负责；

4.1.6作好经办项目款项支付的登记工作。

4.2部门负责人

4.2.1对款项支付的真实性负责；

4.2.2判断款项支付手续是否完备；

4.2.3审核原始凭证要素是否真实齐全；

4.2.4安排本部门或本经费的支出登记工作。

4.3各级财务部门

4.3.1在审核阶段会计人员的职责：

1)检查单据粘贴方式是否符合要求，若不符合可要求经办人重新粘贴；

2)判断所支付款项的类别，向经办人明示支付款项类别和审批程序；

3)审核原始单据的真伪、审核所附要件是否齐备，附件数量是否填列正确，要素是否齐全，有无其他异常情况； 

4)对累计付款的记录真实情况负责，对付款单据的计算金额及多张单据的合计金额负责，对付款金额是否符合公司制度规定的支付标准负责；

5)审核业务付款进度不能超出合同约定的上限。

6)检查付款额度与预算的匹配度。

4.3.2财务负责人/分管财务总经理

1)检查是否有分管副总、部门经理、会计人员签字；

2)对支付的款项是否符合国家法规及公司规章制度；

3)若支付对象有本公司欠款，则应根据情况作出是否支付或抵减欠款后支付的意见；

4)判断该款项的重要性和紧急性，以及支付后对公司现金流的影响，若款项支付后给公司现金流动带来困难则应提交月度资金平衡会讨论；

5)对支付款项是否符合公司整体预算及资金计划的要求，及对正常生产经营活动的影响。

6)对其主管部门发生的款项支付负经济及法律责任。

4.3.3出纳付款职责：

1)检查审批手续是否符合制度要求；

2)复查附件金额不能低于报销金额；

3)按现金管理条例支付现金，若以银行存款支付，则对开户行及账户的选择负责；

4)对银行账户透支负责；

5)对款项支付的正确性负责。

4.3.4印鉴保管人：

1)审核出纳开出支票的正确性；

2)审核需要使用印鉴的其他事项。

4.4专项费用主管部门

4.4.1各级人事部门：审核登记工资、奖金、节假日费、职工培训费、养老保险、医疗保险、失业保险、生育保险、工伤保险、住房公积，并对支付标准负责；

4.4.2各级行政部门：审核登记车辆使用费、办公用品购置、职工医疗费、劳动保护费，并对支付标准负责；

4.4.3各级信息化部门：审核设备耗材费用、网站建设维护费用、网站域名费用、信息系统采购和维护费用，并对支付标准负责。

4.5分管领导、二级单位负责人、公司副总经理、公司总经理

4.5.1检查有无部门负责人、分管领导（或经费管理负责人）签字；

4.5.2了解（如向经办人询问）该款项的内容、经济业务性质，并判断是否应由公司支付；

4.5.3对其主管项目发生的款项支付负经济及法律的责任；

4.6本部总经理、集团董事长

4.6.1审批重要的、特殊的款项支付，检查有无分管副总签字，是否有财务负责人签字；

4.6.2了解各种大额款项的支付情况，对支付大额款项可能发生的问题进行判断，确定是否支付；

5款项支付审批的一般流程描述

5.1发生需要支付款项的业务后，经办人员应取得经营业务发生时的凭据，若判断款项应由本公司支付，则应按本办法附件2的要求收集或制作相关要件。

5.2线上审批流程

属于费用预算系统控制的费用付款走线上审批流程，经办人在预算系统平台提交付款审批流程，经部门负责人审核后、按权限报分管副总（领导）、单位会计、单位财务负责人、分管财务总经理、总经理审批。走完线上流程后，经办人打印‘费用报销单’附上附件2要求的已审批的业务单据，交财务部门付款。财务段的具体权限划分见附件1.

5.3线下审批流程

5.3.1不属于费用预算系统控制的其他付款走线下审批流程，经办人将收集或制作的单据按规范要求粘贴，财务部门可制作样本供经办人员参考。经办人员根据以下原则选择粘贴单。

1)职工借款填制“借款申请单”见附件3,附总经理审批相关附件;

2)各种款项预付填制“付款申请单”见附件4，附上相关业务单据，如：合同、费用明细单等

3)其他付款填制“付款申请单”见附件4，,附已审批的业务单据，如：出差申请单、工资汇总表；

4)支付预算系统控制以外的其他费用填制“其他费用报销单”。

5.3.2经办人将粘贴、填制完成后的‘借款申请单’、‘付款申请单’、‘其他费用报销单’、交予本部门负责人、分管副总（领导）、单位会计、单位财务负责人审批签字、总经理批准签字。

5.3.3经办人员将签批后的单据交予财务部门出纳办理款项支付。

6具体情况的审批说明

6.1公司资金实行月度资金预算管理，公司本部财务按审定的月度资金预算下拨资金，各级财务部门付款复核时，款项使用要以月度资金预算为限。    

6.2若审核岗位空缺，则由其上级代为核签。

7备用金的管理

7.1 采购部、行政部、各办事处等因业务关系需要借用备用金的部门，应合理估计备用金金额，填写借款申请表（附件3）。申请表由部门领导审核、分管总经理审批后交财务部。

7.2 原则上备用金限额应控制在人民币10,000元以下，特殊情况需超额申请的需经分管财务总经理批准。

7.3借用备用金的事项发生费用后应及时报销，报销后不足部分由财务部及时补足。临时备用金，相关事项完成报销后，应及时退回剩余备用金。

7.4员工离职前应返还其借用的所有备用金，在办理离职手续时，财务应仔细核对其备用金情况。

8其他

8.1如有明确制度界定的费用审批权限和支付流程，则按相应的文件操作；没有明文界定的费用支付，按本办法的执行。

8.2本办法所附附件作为办法内容的一部分同时有效。

附件：

1、款项支付权限表

2、各类款项支付要件一览表

3、借款单

4、付款申请单

附件1：款项支付权限表

借款单

附件4

付款申请单