信息管理措施

14.1、与项目组织相适应的信息流通系统

1、项目经理部应及时收集整理真实、准确、快捷信息，并将信息及时、准确、完整地传递给相关使用单位和人员。项目分包人应负责分包范围的信息收集整理，承包人负责汇总、整理各分包人的全部信息。经签字确认的项目信息应及时存入计算机。 

2、项目经理部应使项目信息管理系统目录完整清晰、结构严密、表格自动生成。 

3、项目信息管理系统应满足下列要求：

①应方便项目信息输入、整理与存储。   

②应有利于用户提取信息。

③应能及时调整数据、表格与文档。    

④应能灵活补充、修改与删除数据。

⑤信息种类与数量应能满足项目管理的全部需要。

⑥应能使设计信息、施工准备阶段的管理信息、施工过程项目管理各专业的信息、项目结算信息、项目统计信息等有良好的接口。

4、项目信息管理系统应能连接项目经理部各职能部门、项目经理与各职能部门、项目经理部与劳务作业层、项目经理部与企业各职能部门、项目经理与企业法定代表人、项目经理部与发包人和分包人、项目经理部与监理机构等；应能使项目管理层与企业管理层及劳务作业层信息收集渠道畅通、信息资源共享。

14.2、与招标人的项目信息管理处理系统软硬件相配套的资源配置

14.2.1、项目信息管理要求

1、项目经理部应建立项目信息管理系统，优化信息结构，实现项目管理信息化。 

2、项目经理部应及时收集整理真实、准确、快捷信息。未经验证的口头信息不能作为项目管理中的有效信息。并将信息及时、准确、完整地传递给使用单位和人员。 

3、项目经理部应负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。 

4、项目经理部应根据工程特点设立项目级信息管理机构，按照企业要求应设专职或兼职的信息管理员，项目信息管理员必须经有资质的培训单位培训。 

5、项目经理部应根据管理的需要对信息进行分类，并建立信息数据库。项目信息应包括项目管理过程中形成的各种数据、表格、图纸、文字、音像资料等。项目经理部应配置信息管理所需要的电脑、软件、影像设备（扫描仪、照相机、摄像机），专人保管、使用。

14.2.2、项目信息的内容

按照项目管理的工作职能和工作内容可将项目信息分为16类：

工程信息资料管理贯穿建设工程全过程，衔接工程建设各阶段、各相关单位和各个方面的联系，监理机构的信息资料管理工作就是从信息资料的收集、传递、加工、整理、检索、分发、存储、归档等环节入手，对工程信息和工程资料实施标准化、科学化的管理，为工程质量、进度、投资和安全、文明施工控制提供及时、有效的依据。

（一）管理目标 

信息资料管理目标是：以保护知识产权为前提，以《建设工程文件归档整理规范》为标准，高速、准确处理工程监理所需信息资料，通过有组织的信息资料的流通，使相关各方及时、准确地获得相应的信息资料，利用数据库信息资料，对工程实施过程进行有效控制。 

（二）管理方法 

1、建立适合本工程的信息资料编码体系，形成包含业主、监理机构、承包商、设计单位和材料、设备供应商各信息资料系统在内的项目管理信息资料管理系统。 

2、及时收集、传递、加工、整理、检索、分发、存储与本工程相关的各种信息资料。 

3、运用电子计算机进行本工程质量、进度、造价、安全文明施工管理和合同管理，随时向现场监理人员和业主提供有关本工程建设的信息服务。 

4、遵循国家《建设工程文件归档整理规范》的要求，督促设计、施工、材料和设备供应商等相关各方及时进行工程文件的收集、装订、编目、立卷、归档，并应做到“及时整理、真实完整、分类有序”。 

（三）管理手段 

1、信息管理手段 

①择优选用监理工作软件，建立适合本工程的信息管理系统，形成包含业主、监理、承包商、设计和设备材料供应商各信息系统在内的信息管理系统。运用计算机进行本工程信息管理，随时为相关各方提供信息服务。 

②收集与本工程建设有关的各种信息，区别信息源，识别信息流，对信息流进行分类、分级处理。并设定业主为最重要的信息源，涉及质量、进度、投资、安全为关键控制点信息和涉及合同变更、索赔的信息为最重要信息。 

③采用图解分析的方法，进行信息流的简化和流向合理性设计，降低无用信息或次要信息对信息系统的干扰，提高信息系统的传递速度和处理能力。 

④重视反馈，强调对偏差的跟踪和处理，提高信息系统的精度，为项目监理决策提供更为准确的依据，以利于监理服务质量的持续提高。 

⑤关注信息间和系统间的联系，强调信息系统整体性和与其它管理系统的关联、兼容性。 

⑥注重信息资源的时效性，建立科学的信息管理模型，提供适用的检索工具，提高信息管理的工作效率和可追溯性。 

⑦强调信息对于监理工作的重要作用，确保信息管理这一重要监理手段充分发挥作用。 

2、资料管理手段 

①建立工程原始资料管理台账，遵循国家《建设工程文件归档整理规范》的要求，指定专人进行各类工程原始资料的日常收集、管理及归档工作，确保所有工程原始资料真实、完整。 

②做好各类工作记录，内容主要包括：各项开工审批件，施工、材料质量检验记录，重要或隐蔽工程照片、录相，施工方案、工程测量、设备检验等审批件，工作计划、监理日志、检验申请单，以及总监下达的各种指令和各类会议记录等。 

③每月以书面形式向业主报告工程进度情况和存在问题，以使业主对工程现状有一个比较清晰的了解。内容主要包括：工程描述，认可的分包商及供应商，工程进度、质量和支付状况，监理工作执行情况，以及必要④根据国家《建设工程文件归档整理规范》和广州市有关城建档案管理的要求，做好工程监理资料的编目、立卷和日常收集、整理、归档工作，并在工程监理工作完成后及时将工程监理资料进行汇编、装订，移交给业主和广州市城建档案管理机构。