进销存 财务一体化建设方案

建设方案（商议稿）

2016-11-18

1业务背景

用户所在公司主营业务为化妆品产品的销售及服务，业务管理要素涵盖采购、库管、销售、生产、财务管理等。组织结构采用总部+分销部门两级结构。总部负责采购、主库存及生产管理，其中采购是统一采购；分销部门负责销售及分销库存管理，其中分销库存和主库存通过调拨业务关联。财务管理贯穿在采购、销售、生产过程之中，总部、分销部门都会参与。

2现状分析

（1）业务管理现状

现有管理过程以库存为核心实现进销存及财务管理，其中财务管理涵盖在进销存业务过程中。库存分为主仓库与分仓库，所有出入库都通过业务单据及审批来关联上下游。

●采购

【采购员】下采购订单->【财务】审核采购订单（->【财务】预付款）->到货后【采购员】填写采购入库单，关联采购订单->【库管】入库->【财务】付款

●退货

【用户】下退货单->【销售部门】确认->收到货后【库管】填写退货入库单->入库->【财务】退款

●生产

【生产车间】下生产出库单->【库管】出库->【生产车间】按配方生产->【生产车间】统计实际生产数和损耗数->【生产车间】下生产入库单->【库管】入库

●盘点

【库管】盘点库存->如盘盈，则【库管】下盘点入库单->更新库存

->如盘库，则【库管】下盘点出库单->更新库存

●线下销售

【分销商】下销售订单->【线下销售部门】确认->【财务】确认 ->【线下销售部门】下销售出库单-> 【库管】出库->【线下销售部门】发货

●线上销售

如子库有库存：【买家】在线上平台下单->【线上销售部门】汇总销售订单->【财务】审核销售订单->【线上销售部门】下销售出库单->【子库管】出库->【线上销售部门】发货

子库无库存：【线上销售部门】下销售出库单-> 【库管】出库->【子库管】入库

●财务

如到账，则【财务】录入到账金额->【财务】核销销售订单

如付账，则【财务】支付应付金额->【财务】标记付款情况

（2）系统应用现状

用友U3系统：主要管理库存。

线上平台：管理线上库存及销售订单。

快鱼：从线上平台采集订单，提供合并订单、库存等高级管理功能，可导出销售订单并导入用友系统。

称重发货系统：用于线下分销的称重发货、防伪码等管理，需进一步与牛总沟通具体功能。

财务管理软件：用于进销存过程财务数据录入、日常开支管理、财务报表统计等功能。

用友系统功能全面、强大，但对于小型规模企业而言，管理过于复杂，投入成本过高。因此，采用多系统配合方式管理，但系统间难以打通，靠人工摆渡。

3痛点需求

（1）需要一整套管理系统，替代现有的用友及财务系统，实现一体化的供销存管理；

（2）需要打通与线上平台接口，实现主库与线上库存的互联，实现线上销售订单的实时统计与计算；

（3）需要打通与称重发货系统接口，实现发货信息的自动生成与计费信息的自动回传；

（4）需要实现财务要素在系统中的全面体现，根据业务结果能自动生成企业经营相关的各类报表统计。

总之，需要提供一套完整的解决方案，成为用户公司及下属销售部门的日常办公平台，实现业务的全面覆盖及信息的互联互通。

4理想的解决方案

    建立一体化管理系统，重点实现主仓库与线上分仓库间的信息互通，将原有主仓库与线上分仓库间的销售出库关系精简为调拨出库关系。业务管理模式不发生大的改变，但系统层面要足够好用易用。

●建设内容

以下功能均对应电脑PC端

理想方案要求一步到位的完成进销存、财务管理功能建设，并打通与线上平台、称重发货系统接口，实现一体化的业务管理。这种方式一方面要求业务管理过程成熟固化、管理规范性高，每个业务管理过程都必须清晰明了，不能存在说不清道不明的业务死角；另一方面对软件设计方案的完整性、严密性以及开发能力要求很高。两方面任一方面有疏忽，都可能导致软件返工，或者系统不好用。

同时，一步到位的开发会产生巨量的开发成本，对用户而言就是巨量的开发费用。综合来看，是风险大于投入的。

针对上述情况，建议采用一步设计、分步建设的方法，先用软件解决核心问题，在此基础上磨合业务，随业务成熟度再开发新功能，进行迭代增长。

结合项目实际情况，进销存+财务管理与本次新建的B2B平台以及即将建设的B2C平台存在业务关联，其中核心的关联在于库存，库存是采购、分销及内部管理业务的核心纽带，因此，建议本期先解决库存管理问题，并按照先结果后流程的原则来建设，以在不影响全局方案的基础上，分步实施，对用户对开发团队而言都比较稳妥可行。

6稳妥的解决方案

要实现的功能：

（1）重点解决库存管理问题，包括库存分类、入库、出库、盘点，其中入库、出库、盘点等业务过程不设置流程，只管理结果，简化复杂度；

（2）实现采购订单录入功能，不设置流程，入库时可与采购单关联；

（3）打通库存与B2B平台的接口，分销下单后自动扣减库存数量；

暂不实现的功能：

（1）财务相关的业务功能暂不在此次建设中实现；

（2）暂不考虑生产管理过程，只通过出库、入库方式记录原料及产品流动；

（3）线上管理平台仍用快鱼管理，暂不进行替换与打通；

（4）暂不与称重发货系统关联打通；

（5）暂不提供老总用的统计分析功能。

基于稳妥的解决方案，一方面解决了核心问题，实现库存、B2B、B2C之间的关联衔接，实现业务串联；另一方面不提高用户成本，实现平稳过渡。

●建设内容

以下功能均对应电脑PC端

两种解决方案从技术上均可行，但考虑到工期、成本等多种因素，强烈推荐采用稳妥的解决方案，因为内部业务管理功能不同于外部分销功能，内部业务管理是用户朝夕必用的功能，功能设计的好坏及功能的易用性程度将直接影响系统的生命力，因此，需要业务人员与系统功能进行长时期的磨合，不断完善，才能让功能真正好用易用。主义虽好，但一步跨过去的难度太大，不如一步步稳扎实干的来。不知是否与您想法契合，希望与您多交流！