公司授权体系及财务规范.

第一部分、基本原则

1、 本规范制定并公布于 2005年 5月 24日,并自 2005年 5月 24日起生效。本规范自公布 之日起,取代所有既往颁布的与此相关之公司制度、方案或,所有既往制度、方案 或中有与本规范不一致之处,以本规范为准。

2、 本规范适用于“万宝盛华人力资源(中国 ”所属所有总公司、分公司和办事处。

3、 公司保有在必要时修改规范之权利,并将在修改后及时向所有员工公示。

第二部分、公司授权体系

鉴于公司业务的迅速发展和公司管理架构的日趋完善,同时基于符合 Manpower 全球对 内部控制的要求,公司制定了下述授权体系:

一、授权体系的原则:

1、 所有受此授权体系规范的公司和员工行为,都必须得到适当权限人员的批准;

2、 所有需要授权之行为,应当遵循逐级授权之原则;若某授权职级人员暂缺并未有合法之 后备授权人员,则须其再上一级人员进行直接授权;

3、 在授权行为中必须严格遵循对每一权限的授权金额的规定, 任何超过授权限额的批准都 将被视为无效;

4、 合法的授权形式包括:书面签字、电子邮件批复。除此以外的任何授权形式将不被公司 接受;并且应当使用公司规定的标准文件、申请表格等;

5、 财务部门负有监督和协助此授权体系正确、严谨实施的责任;并应当将任何严重违背此 授权体系之行为及时通告总经理,以避免对公司可能造成的损失;

二、授权体系:

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上的内容。

二、对授权体系的说明:

1、 授权体系的组成:

●业务合同(Sales Contract的签字、批准权限:

●非业务合同(Non-Sales Contract的签字、批准权限;

●非业务的项目 /计划(Non-Sales Project/Plan的签字、批准权限;

●各类费用、支出申请的签字、批准权限;

●款项支付时的授权管理;

2、 授权体系的流程示意图:

注:业务合同的订立流程须遵

循公司有关业已公布的规范

3、 授权体系中所需要使用的标准文件、申请表格:

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第三部分、授权体系相关之财务操作规范

为了保证授权体系的顺利实施,现对部分相关之财务事项的操作加以规范如下:一、员工费用报销规范:

1、员工费用报销的范围 :

●员工可以报销的基本内容:

◆交通费用 (为业务所发生的 :出租车费;公交车、地铁费等;

◆个人(符合公司报销规范的通讯费用;

◆差旅费用;

◆(符合公司报销规范的交际应酬费用;

◆(符合公司制度的可以由个人申请报销的福利项目(如入职体检费 ; ●可以由 BM/部门经理 /分公司后勤人员负责统一报销的员工费用项目:

◆员工集体福利项目(如团队活动费用、员工生日福利费等 ;

●除以上费用项目外的任何费用都不得由员工个人申请报销, 特别是以下容易混淆的 项目,严禁员工个人采购或报销:

◆资产(包括固定资产、一般资产、电脑软件 /硬件等的购买;

◆办公用品(包括报刊、书籍的购买;

2、报销时间:

●所有员工应当在 每月 10日 前将截至 最近一个工作日 的所有个人费用整理,并填写 《员工费用报销单》 ,递交其直线经理审阅后,送至当地财务人员;

●若报销申请得到批准,则在 当月工资发放日 予以支付;

●凡是当月没有及时递交申请的,须延至下个月递交,当月不予补办报销;

3、其他规范:

●费用报销需要提供合法票据,如有遗失需要在报销单上注明;

●所有员工费用报销款都会付到员工工资卡上;

●交通费用:

◆出租车费、公交车费等必须在报销单上列明:起止地点、时间、事由; ◆工作时间因工作需要所产生的交通费用可以予以报销;

◆加班的交通费用必须符合以下条件方可以报销:

-加班的必要性得到直线经理的事先批准;

-加班至 21:30以后产生的交通费用;

●手机费用:

◆凡是使用公司手机号码的员工一律不可以自行报销手机费用;

◆凡是低于上限的报销申请, 据实支付; 凡是超过上限的报销申请, 按照上 限支付;

◆通讯费用报销必须提供电信部门的账单或单据;

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●报销单的填写:

◆员工在填写报销单时需要按照时间顺序列示;严禁重复报销;

◆除差旅费用需要单独报销单格式外, 其他员工费用都使用同一报销单格式; ◆但是,不同费用类别需要在报销单上列明编号(见报销单下方说明 ;

二、主要员工费用项目的说明:

1、交际应酬费用:

●公司规定交际行为限定在和客户 /Candidate喝茶、工作餐等形式;凡是不属于此 范围的交际行为必须事先得到地区 Director 的批准;

●对于 “ 的招待事项, 需要得到地区 Director 的批准, 并填写《交际应酬费用申请》 ;

●对于单次招待金额在 100元以下的招待事项(且交际形式合规 ,可以在征得 BM 同意后使用;

2、差旅费用报销:

●规范 :

出差必须填写《雇员差旅申请计划》表,并在出差前得到有差旅批准权限 的上级的批准;

差旅批准权限:

A. 各地分公司人员的差旅申请必须得到地区总监或临时授权人员的书 面(或电子邮件的批准 ;

B. 总部各 Support Function人员的差旅申请必须得到部门负责人的书面 (或电子邮件的批准 ;

C. 地区总监和总部部门负责人的差旅必须得到总经理的书面 (或电子邮 件的批准 ;

若未得到批准就擅自出差,公司财务部门将有权拒绝报销其差旅费用; 公司对机票、 宾馆、 保险等已指定全国性供应商, 并由上海总部统一结算, 故个人不得自行购买;同时各地的原供应商将不再使用。

公司在上海专们设立 “员工差旅服务中心” , 在供应商的协助下, 全面负责 公司所有地区员工的差旅事宜 (包括机票 /宾馆预订、预支差旅费、签证申 请等 ;

所有预支差旅费一律根据《申请计划》表中的申请预支金额,在员工出差 日前直接划入员工费用报销银行卡中;各地财务不再提供现金预支。

差旅费用的报销必须严格依照公司差旅费用报销标准执行;

●出差回来后,须在 1周内整理出差单据,填写“ 差旅费用报销单 ” ;如 有超过原申请预算、超标准支出的情况,必须在报销单上填写详细说 明原因;如果实际差旅费少于预支费用,需要及时退回财务部门; ●报销单经复核、批准后方可获得报销;

超《申请计划》表中预算、 超标准支出的费用必须得到地区 Director 或总 经理批准方可以报销;

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●操作流程 :

见《公司差旅报销标准及流程》 。

二、关于公司费用 /支出项目的说明:

1、 对于依照既往已经签订的合同、 或得到批准的项目 /计划等, 所需要的费用 /支出的支付, 如果支付申请未超过原合同、 项目 /计划, 则财务部门可以直接支付; 否则需要重新履行 审批程序;

2、 公司 IT 资产(包括固定资产和一般资产的采购,需要得到总部 IT 部门的批准;

3、 所有资产采购项目都必须填写 《资产购置申请计划》 , 对于没有此计划的任何支付申请, 财务部门都将拒绝支付;

4、 公司费用 /支出项目,都应当由当地财务 /后勤人员负责申请和处理;

三、关于公司对于收支集中化管理的说明:

1、 收款

●公司在全国仅有一个银行收款账户 – 在上海指定银行开立;其它任何公司开立的 银行账户、各地分支机构的银行账户都不得用于收取业务款项;

●除上海地区的客户可以使用支票外, 对其他客户只能接受直接汇款至我司的收款账 户;

2、 付款

●全国付款集中于上海处理;

●全国员工的工资由上海直接支付至其工资账户;

●全国员工的费用报销由上海直接支付其工资账户;

●各地的公司费用 /支出原则上也必须在上海通过 Web Bank统一支付;

●各地可以保留 10,000元以下的日常现金余额, 但在支付时必须得到总部财务经理的 批准;

附注:

除区域总监、 总部部门经理及全国财务人员需要全面掌握此之全文外, 为了便于各地 员工实务操作,特在内部 FTP 网站上的 Finance\\Fin Policy\\Reimbursement上放置了简化 操作文本,敬请阅读!

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