学校物资管理办法

为加强学校物资管理，规范物资的计划、请购、采购、验收、保管、使用等业务流程，落实管理责任，提高管理效果，制定本办法。

    一、适用范围

    本办法所称的物资包括学校行政办公和教学所需的一切物资。物资管理的具体环节包括行政办公和实验室、计算机房、多媒体教室、语音室、学生自备计算机室、校园网络、教育技术等仪器设备设施以及与此相关的工量器具、用品、消耗材料的管理。

    二、管理部门及职责

    （一）、管理部门

    1、实验中心负责统筹全校物资的使用和管理，指导、监督、考核各使用部门物资使用和管理，落实管理责任。

    2、本着谁使用、谁管理、谁负责的原则，使用部门承担本部门物资的管理责任，负责所需物资计划申报、请购、领用与日常使用管理，部门负责人为所管物资第一责任人。

    3、实验中心承担全院教育技术设备的管理责任，负责指导、监督、考核各部门所属教育技术设备。

    （二）、职责

    1、实验中心代表学校落实物资管理办法，指导、检查、考核各部门的物资使用和管理，配合集团物资管理与采购部进行年度物资大检查工作。

    2、使用部门负责制定本部门的物资需求计划和物资管理实施细则，落实本部门物资管理人员，明确责任人，做到账、卡、物相符，建立设备使用、维修、保养工作档案，确保设备利用率与请购时一致。

    三、物资申购

    （一）、物资申购依据（符合下列条件之一）

    ①已经批准的实验室及教学装备建设方案；②已经批准的仪器设备、工量器具购置申请报告； ③日常实验（训）教学需要；④经批准的科研立项及学生科技创新等专项活动方案；⑤教具制作和设备设施维护保养等需要；⑥部门管理工作需要；⑦经费预算或批准的追加经费。

    （二）、物资申购程序

    1、物资申购程序

    ①使用部门填写《固定资产请购单》或《低值易耗品请购单》（均需附申购依据材料或说明）；②实验中心审核；③财务经费审批；④学校领导审批；⑤董事会领导审批；⑥物资管理与采购部采购

    实验室及教学物资申购程序流程图：

    2、物资申购有关说明

    ①、请购逐级审批制度。申购程序中各经办部门应按请购单上的审批（核）流程逐级送交审批，不得越级审批，审批手续不完全，采购部门不得进行采购。

    ②、物资请购单。物资请购单分为《固定资产请购单》和《低值易耗品请购单》两种，请购单共一式四联，完成审批手续后，一联交物资仓管员存查；一联由采购员转交财务部作为请领款依据；一联由采购员用于采购；一联由实验中心存查。

    ③、做好物资购置论证。请购部门请购时，要认真做好可行性和必要性的论证，既要考虑切合学校使用的档次水平和质量要求，又要考虑使用效率和经济效益，避免造成不适用和积压浪费。

    ④、实行请购责任制。凡因请购部门的原因造成所购物资不符合要求或积压浪费，按学院《行政事故认定与处理办法》追究请购部门负责人责任。若采购部门造成的，则由采购部门负责。

    ⑤、请购计划时间要求。请购固定资产，应按使用时间要求提前25个工作日将审批手续齐全的请购单送到采购部门，请购耗材每学期一次。

    ⑥、因不可预测原因，需临时请购的物资按特殊情况处理。

    四、固定资产的验收、资产登记

    1、固定资产购回后，直接送往使用部门，由实验中心依据采购合同和建设计划组织使用部门、施工单位、供货厂商、物资管理与采购部门验收。验收时，要认真核对《固定资产请购单》，检查固定资产外观、附件、资料、数量、规格、技术性能等项目，验收合格由参与人员签字后办理资产登记手续。验收不合格的，采购部应及时办理退换手续。

    2、对已办理验收资产登记的固定资产，使用部门、实验中心与物资管理与采购部分别记入本部门的《固定资产登记薄》，各方签名认可，物资管理与采购部打出固定资产条行码。

    3、各部门对已到位的固定资产，应尽快投入安装、调试、检测，认真填写“固定资产技术检验单”，使用部门应及时办理领用手续。在索赔期内发现有质量问题应及时报实验中心，超过索赔期不报者，由使用部门负责。

    4、集团物资管理与采购部每月对新购固定资产汇总一次，从计算机调出并打印成符合教育部规定的“一台一账”，“一卡一物”的计算机统计表，提供给实验中心备查。

    5、实验中心与使用部门建立两级台账，落实管理责任人，配上设备铭牌，操作、安全规程上墙，建立仪器设备使用、维修、保养记录，大型精密仪器设备使用、管理档案。

    五、固定资产盘点

    1、每年底对全校固定资产进行一次全面盘点，检查固定资产使用、保养、维护情况，确保账物卡相符，状态良好；盘点后各部门填写《固定资产盘点情况表》，报实验中心备查。

    2、盘盈、盘亏、毁损的固定资产，由使用部门会同实验中心查明原因写出书面报告，经院长批准并报董事会领导后处理，并依次办理固定资产增减手续。

    六、固定资产的调拨

    1、使用部门内部固定资产调拨，由使用部门报实验中心备案，相应调整各级分类或分部门台账。

    2、使用部门之间固定资产调拨，由调出部门填写《资产内部调动审批表》，调入部门对固定资产验收，双方在调拨单上签字，经实验中心主任审核，物资管理与采购部备案后报院领导审批，并相应调整各级分类或分部门台账。

    七、设施、设备的维护保养、报修维修

    （一）设施、设备的维护保养

    1、使用部门负责落实设施、设备的正常使用、安全防范、规范操作和维护保养等日常管理责任，定期进行维护保养，设立仪器、设备的维护保养档案，记录设备维护情况。实验中心负责指导、检查并考核使用部门设施、设备的维护保养工作。

    2、对于精密仪器、设备，使用部门不能维护保养的，由使用部门报实验中心，组织发外进行维护保养。

    （二）设施、设备的报修维修

    1、设施、设备的维修实行分类分级管理，由使用部门、实验中心、物资管理与采购部分级负责。

    2、设施、设备保修期内需要维修，由使用部门报实验中心办理维修。

    3、设施、设备保修期外需要维修，如不能自行修复，由使用部门提供维修记录卡，填写《仪器设备报修单》，一式四联，经实验中心审核后办理。

    4、对于贵重精密的仪器、设备在使用中出现问题，在没有查清原因之前，使用部门不得擅自拆修，否则，由此引起的责任事故由责任人负责。

    八、固定资产的损失

    1、各级管理部门要严格执行各项管理制度，落实管理人员和责任，对责任心不强，管理不善导致财产被盗、遗失、损坏等事故者，由实验中心查清原因，提交报告，根据损失情况，确定赔偿金额，并依据《行政事故处理办法》进行处理。

    2、因固定资产被盗、遗失和损坏所收赔偿费上交财务部。

    九、物资财产报废、积压闲置处置

    （一）、物资财产报废原则 

     1、仪器设备未达到国家计量标准，严重影响使用又不能继续改造的。

     2、超过使用年限、自然损耗造成性能降低、精度下降或主要部件损坏，无法继续使用且无法修复的。

     3、原产品质量低劣，不能正常运转，又无法改造利用的。

     4、因事故或自然灾害造成损坏，难以修复或无修理价值的。

     5、多次修理，费用超过设备原值50％以上，且存在安全隐患的。

     6、仪器设备属淘汰产品，不能满足正常教学、科研需要的。

    （二）、物资财产报废程序 

    1、固定资产报废程序

    ①、提出申请报告，落实处置方案 

    使用部门在固定资产报废前，提出申请报告，填报《固定资产报废申请单》（见附件），并附《设备登记卡》、《仪器设备报修单》等相关佐证及鉴定资料，交实验中心审核。

    ②、专家鉴定    

    实验中心给出相关处理意见，如再次维修、挪作它用或者是报废，若实验中心初步同意报废，再组织专家鉴定，与集团物资管理与采购部协商，提出相应处理办法。 

    ③、领导审批

    将相关资料和处理办法集中交学院领导审查，经学院分管副院长、财务总监和院长审核后，报董事会批准，审批通过后，报物资管理与采购部组织对报废物资财产实地清查。

    ④、实地清点

    经批准报废后，物资管理与采购部负责通知有关报废资产的申请部门和相关部门，商定实地清点办法。清点核对结束后，申报单位、实验中心配合物资管理与采购部负责根据《固定资产报废申请单》调整部门固定资产实物账目；财务部负责监督报废资产价值的变更情况，调整有关资产账目，留用配件材料计入保管使用部门记账。

    2、低值易耗品报废

    ①、以旧换新物品：

    a、办公及教学使用的鼠标、键盘、订书机、计算器、U盘、电源插座、电池、电瓶、电热水瓶可保持原貌的须以旧换新，旧物品由物资管理与采购部处理；

    b、维修更换的灯炮、光管、各种开关插座、设备维修更换出来的零配件可保持原貌的须以旧换新，旧物品由物资管理与采购部处理。

    ②、旧报纸及旧试卷：

    a、各系、职能部门、办公室、图书馆等部门所订报纸使用后，不作为资料的部分由专人收集，每月上旬第一个周的星期五下午由物资管理与采购部组织统一收购；

    b、各教学单位及教务处考试使用达到存档期限需要报废的试卷及各种资料，在办理好手续后由物资管理与采购部统一处理。

    （三）、报废物资财产的回收处理

    1、凡经批准报废的仪器设备，使用单位不得自行处理，由物资管理与采购部统一办理。

    2、各部门交回的报废仪器设备，要保持完整不得私自拆卸挪作它用。

    3、报废的仪器设备，各单位因教学科研需要，可以拆件使用的，由使用部门提出申请，实验中心审核、学校领导批准后交物资管理与采购部执行。

    本办法自发布之日起执行。之前有关办法与本办法有冲突的，以本办法为准。