Q／SM 19001.4.2.4-2012记录控制程序ok

1目的

对记录进行控制和管理，以提供产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行的证据，并为保持和改进质量管理体系提供信息。

2适用范围

适用于产品实现过程和质量管理体系运行中的记录控制。

3职责

3.1综合部负责记录运行的监督管理工作。应按照“记录清单”要求对记录进行收集、整理和保存，并对有关部门执行本程序的情况进行监督检查。

3.2各部门/车间负责本部门/车间记录的控制和管理；

4方法和要求

4.1记录分类    

4.1.1按使用要求，记录分成两大类：

1）质量管理体系运行中要求的记录，如管理评审、内部审核等过程中所要求的；

2）产品实现中为保证产品质量要求的记录。

4.2 记录的审批与编号

4.2.1 记录格式、内容及标识，与程序文件一同编写、批准；

4.2.2 审批后的记录表报综合部备案保存，综合部编制《受控记录清单》。

4.2.3 记录的编号执行Q/SM 19001.4.2.3-2012《文件控制程序》的有关规定。

4.3记录的填写要求 

4.3.1严格按照相关程序文件或作业文件要求填写记录中各项，在填报人、审定人栏中按要求签署作业人姓名、时间或加盖专用章。

4.3.2记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹清晰，重要记录需经校对、审核。 

4.3.3记录不能随意更改；若确需修改，采取划改，并在更改处签名和注明更改日期。

4.4记录的收集、归档、贮存和保护

4.4.1记录形成部门应指定人员负责本部门/车间各类记录的收集、汇总、整理、编目，并应保持记录的顺序号或日期，便于查询。

4.4.2记录存放应便于存取和检索。保存期内的记录，应防止损坏、变质和丢失，应有防潮、防腐措施。

4.4.3记录由记录形成部门保存，保存期限按《受控记录清单》要求执行。计算机内部数据记录应有备份。

4.4.4凡属记录遗失或遗漏，必要时，由有关职能部门负责及时追补。

4.5记录的借阅 

当借阅人需借阅记录资料时，需填写《文件借阅登记表》并经该记录管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅人需在规定期限内按时归还，否则，由记录管理人员收回。

4.6记录的销毁 

各责任部门保管的记录资料超过保存期限时，由各部门填写《文件销毁/留用申请单》，经本部门负责人同意后，报综合部审核，由管理者代表批准后，方可销毁或保留，保留资料经保管责任人加盖“保留资料”印章方可留用。

5相关文件

5.1 Q/SM 19001.4.2.3-2012《文件控制程序》

6记录

6.1 R4.2.4-01《受控记录清单》

6.2 R4.2.3-04《文件借阅登记表》

6.3 R4.2.3-07《文件销毁/留用申请单》

制度审批记录