驻外办事处管理制度

为贯彻本公司的营销计划，进一步开拓市场，使办事处的各项管理规范化和合理化以保证公司各项业务规范而有序的进行，特制定如下管理规定。

一、办事处的工作职能

（1）负责当地与周边市场的开拓，客户资源开发与维护，承担公司下达的销售（售前、售中、售后）任务；

（2）负责收集、整理反馈市场信息及竞争动态，代表公司与客户进行业务上的联络与协调；

（3）严格执行公司制度，如实填写各项报表，严禁弄虚作假做有损公司利益的事；

（4）积极与上级沟通汇报，提出有利于开拓市场的建议与意见；

（5）负责办事处市场商业信息的管理与保护，严禁泄露任何商业类信息；

（6）负责公司人员来驻地出差的接洽、住宿及业务支持；

（7）办事处人员要与公司各部门密切配合，确保工作的顺利进行；

（8） 合理计划开支办事处的各项费用；

二、办事处主任（主管）职责

（1）在集团公司行政部经理领导下负责办事处日常事务管理，并接受公司副总以上领导管理；（办事处主任由天鸣销售副总直接领导）

（2）负责驻点人员劳动纪律、工作态度、工作进展情况的检查和监督管理；

（3）负责办事处办公用品和生活用品的采购，并做好合理发放；

（4）负责办事处固定资产及库存物品的管理；

（5）做好办事处、防火、防盗、用电安全管理及办事处人员、驻外人员安全管理；

（6）密切与公司行政部的工作联系，协调解决驻外工作出现的困难与问题；

（7）协助职能部门做好与驻地机构的联络与项目的工作关系；

（8）负责公司人员来往驻地的住宿安排及登记工作，做好来客来访的接待工作；

（9）负责办事处行政费用使用报批、使用的工作，保证驻地经费的合理支出；

（10）收集建立有关项目资料档案，努力做好办事处向公司信息反馈的组织督促工作；

（11）人事建议权。

  三、 办事处业务人员管理规定

（1）在所属销售部门的领导下认真履行自己的岗位职责并接受办事处主任的监督管理，自觉遵守公司的各项规章制度，维护公司形象与利益，规范操作，积极拓展业务，努力进取，不得有违法乱纪的行为；

（2）按要求建立客户档案，保持良好的客户关系。定期检查和整理文件资料，确保公司资料文件的完整有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确。并对各资料文件进行分类管理；

（3）办事处的业务人员必须保持良好的精神状态，得体的访谈举止，上班时间内衣冠整齐，仪表端庄得体；

（4）办事处人员的电话必须保持24小时开机，无故原因导致公司及客户与业务人员无法联系者给予重罚；

（5）严禁办事处人员私自直接向客户收取货款或借支现金；

（6）长驻办事处人员，驻地时间每月不低于20天（含周边业务时间，春节除外），业务淡季须按时驻守，业务部门不得无故召其回总公司。

四、作息管理

（1）办事处每周工作时间为周一至周五；

（2）每天上班时间：上午8：30-12：00，下午13：00-17：30；

注：（上班时间：上午10：00-14：00，下午15：00-19：00）

（3）办事处人员上下班须打卡，迟到、早退、旷工按集团公司《考勤管理制度》处罚，办事处主任（主管）负责考勤管理，每月1日之前把上月办事处人员《考勤报表》报集团公司行政部；

（4）法定节假日按国家标准执行；                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

五、卫生管理

（1）办事处主任负责整个办事处的卫生管理工作，办事处人员实行卫生值日制。

（2）办事处的办公区域与卧室的划分要突出，要有明显的办公气氛，办事处内必须保持整洁；

（3）办公区间保持清洁，办公设施相关物品摆放有序，整洁干净。

（4）办事处员工住宿房间内床铺、生活用品摆放整齐，干净，保持通风，无异味。

（5）办事处出差人员住宿房间定期清扫保持清洁，出差人员入住时 ，床上用品干净无异味。出差人员走后，要清洗床单、被套、枕巾，定期进行晾晒。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

六、办公设备、生活设施、办公用品、日常生活用品管理

（1）办事处办公设备、生活设施属公司固定资产，办事处主任须登记台帐，报集团行政部并负责管理、维护好，使之高效运行。

（2）办公用品需求采购需向集团行政部申请批准，做到合理发放，合理使用，发放使用要有登记。办公用品库存、使用情况每季度末做成报表报集团行政部。

（3）办事处日常生活用品计入“驻外津贴” 里不计入公司费用。

七、工作日志、周工作总结和计划及月工作总结和计划

（1）工作日志是记录业务人员工作情况的书面汇报材料，是集团各级管理部门了解和指导销售工作的依据，也是集团提供资源支持和相关人员进行费用审核的依据，是对业务人员进行工作考核的一部分。

（2）业务人员每天应将工作日志发给区域经理，在项目投标的关键时候，区域经理还应将有关情况向分管副总经理汇报，以便及时作出决策。

（3）办事处员工的周工作总结和计划于每周五上午十时之前提交给各所属的直接上级领导；月工作总结和计划每月最后一天下班前给各所属的直接上级领导；办事处主任（主管）向集团行政部提交周（月）的工作总结和计划

八、项目信息和项目信息汇总表

（1）项目信息表记录项目的的基本资料和项目架构的情况，并对项目情况特别是决策的情况作简明的分析判断。

 （2）办事处每周应向所属销售部门领导提交项目信息汇总表，汇总表详细记录掌握的项目资料和各方联系人的相关信息，随着项目的营销进程逐步补充完善。办事处和集团均应指定专人负责项目信息和项目信息汇总表的接收、整理、归档、业务人员离开公司时，不得将客户资料带走。

九、报表管理

（1）各员工必须严格遵守公司及办事处的报表缴交制度.

（2）各员工在交报表前必须仔细检查报表内容，确保无差错，文字通顺，数据无误以及所要表达的意思准确。

十、财务管理及费用报销规定

（1）办事处备用金暂定为5000元，由借款人按程序办理借款手续。办事处主任（主管）为“备用金”借款人，借款人对“备用金”的安全负责，如有短缺借款人如实赔偿；

（2）如业务急需，临时要加大借款，借款人在不能回公司的情况下，借款单以电子方式书写，由分管副总批示后，财务按批准的金额由银行汇到其指定的帐户。

（3）办事处招待费支出，属于行政招待的由办事处主任（主管）报集团行政部分管副总批示，属于业务招待的该业务员报分管经理及主管副总批示。

（4）办公用品、低值易耗品，由办事处主任（主管）统一管理，集中采购，每季度根据库存情况编制购置计划申请以电子表报公司行政部批准后当地购买。

（5）当月的费用要及时报销，如不能回公司的，可将粘贴好的报销凭证快递到公司所属部门，分管领导签字后交财务按实际报销额汇款到指定的帐户。

十一、请假管理

 （1）请假按公司请假手续办理。

（2）办事处主任负责把办事处请假情况记入考勤。

十二、探亲假管理

（1）办事处人员每2月有一次回乡探亲假，每次可休假3天。（个别地区除外，办事处5天探亲假）

（2）办事处业务人员须向办事处主任书面申请《探亲假申请单》，并同时向业务所属部门经理传递电子文档申请单，征得同意后，方可休假。《探亲假申请单》由办事处主任（主管）备档。

（3）办事处主任（主管）须向集团行政部经理申请《探亲假申请单》，由行政部分管总经理批准，方可休假。

（4）集团公司如有重要会议及相关事宜需召其回公司总部，按探亲假规定休假一次。

（5）探亲假路费集团公司给予报销。（线路：办事处~武汉）。

十三、出差人员住宿管理

（1）集团公司副总经理以下，4人以内人员出差，当地有办事处的须住宿当地办事处，根据《集团公司费用管理制度》第四条“差旅费管理”第“E款”规定：出差人员有办事处住宿的，其住宿费用不予报销。特殊情况或办事处无法安排住宿的报副总审批可选择外住。

（2）副总经理出差可自行选择住宿。

十四、办事处外派员工福利

（1）武汉总公司外派（北京、乌鲁木齐）办事处常驻员工享受50元/天的“驻外津贴”。（包括餐贴、市内交通、日常生活用品补贴）。办事处员工因公出差、回家探亲、回总公司开会起止日按总公司“差旅费管理”，不享受“驻外津贴”；驻外员工因私请假离开驻地期间停发“驻外津贴”。

（2）办事处员工享受集团公司给员工发放的福利。

十五、本规定自2013年5月1日起开始执行，解释权归属集团公司行政部。

                                                     某某公司

2013年4月11日

管理规定

（1）办事处主任负责整个办事处的卫生管理工作，办事处人员实行卫生值日制。

（2）办事处的办公区域与卧室的划分要突出，要有明显的办公气氛，办事处内必须保持整洁；

（3）办公区间保持清洁，办公设施相关物品摆放有序，整洁干净。

（4）办事处员工住宿房间内床铺、生活用品摆放整齐，干净，保持通风，无异味。

（5）办事处出差人员住宿房间定期清扫保持清洁，出差人员入住时 ，床上用品干净无异味。出差人员走后，要清洗床单、被套、枕巾，定期进行晾晒。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

六、办公设备、生活设施、办公用品、日常生活用品管理

（1）办事处办公设备、生活设施属公司固定资产，办事处主任须登记台帐，报集团行政部并负责管理、维护好，使之高效运行。

（2）办公用品需求采购需向集团行政部申请批准，做到合理发放，合理使用，发放使用要有登记。办公用品库存、使用情况每季度末做成报表报集团行政部。

（3）办事处日常生活用品计入“驻外津贴” 里不计入公司费用。

七、工作日志、周工作总结和计划及月工作总结和计划

（1）工作日志是记录业务人员工作情况的书面汇报材料，是集团各级管理部门了解和指导销售工作的依据，也是集团提供资源支持和相关人员进行费用审核的依据，是对业务人员进行工作考核的一部分。

（2）业务人员每天应将工作日志发给区域经理，在项目投标的关键时候，区域经理还应将有关情况向分管副总经理汇报，以便及时作出决策。

（3）办事处员工的周工作总结和计划于每周五上午十时之前提交给各所属的直接上级领导；月工作总结和计划每月最后一天下班前给各所属的直接上级领导；办事处主任（主管）向集团行政部提交周（月）的工作总结和计划

八、项目信息和项目信息汇总表