会议策划方案流程

    会议策划不是简单的PPT的堆砌，而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果，好的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性;一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。

    一、会议前准备工作

    1、会前所需准备的文件：会议通知、回执、会务手册、主持词、参会人员表、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅(一般由会议承办宾馆制作)、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。

    2、会前准备工作流程 2.1、会议的计划：

    (1)确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。

    (2)确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。

    (3)决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。

    2.2、 确定会议日程。

    编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。

    (1)议程表。

    将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。

    (2)日程表与作息时间表。

    会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。

    2.3、 会议成本预算。

    会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。

    2.4、 准备会议资料。

    (1)开幕词、工作报告、发言稿等

    (2)会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。

    2.5、 发送会议通知及接受回执。

    (1)会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。

    外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。

    会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。

    (2)回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。

    回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。

    2.6、 会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：

    (1) 会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。

    按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。

    (2) 台席位。

    第一排的正中为首席.其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低.前排为主。

    后排为次，其他的依次类推。

    在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。

    (3)会场设施。

    会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。

    仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。

    2.7、 其他准备

    会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。

    会场外应有医护人员值班。

    同时应准备接送车辆。

    会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。

    重要会议应有安全保卫人员和保密措施。

    会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送资料、纪念品等，必须提前做好准备。

    二、会议期间工作

    1、会议期间需准备的文件：签到表、会务发放表、考勤表。

    2、会议期间的工作流程

    2.1、 在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。

    2.2、 做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。

    协助分发会会议礼品及房间派送水果等会务工作。

    确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

    2.3、 会场桌椅摆设确认：灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机/投影机一一检视无误。

    检查会议所需资料是否完备。

    2.4、 会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分发会议资料。

    2.5、专人负责会场的协调事务工作(包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等)。

    2.6、 确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

    2.7、 协调会议期间的交通工具的安排。

    2.8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发事件能以最短的时间解决。

    三、会议后续工作

    1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、

    2、会议后的工作流程

    2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。

    会议记录应准确。

    会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。

    表明下次会议的日期和时间。

    2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

    2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总，总结工作及印刷发放代表通讯录。

    2.4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

    2.5、欢送代表工作。

    2.6、会议费用的结算工作。

    四、人员职责

    1、会务负责人

    1) 联络协调

    —对内负责与所领导及各科室负责人的沟通，制定会议计划书及工作进度表，确保会议顺利完成;

    —对外负责与各参会领导及参会人员之间的联络，确认人员名单及行程安排;

    —协调会务工作人员的活动。

    2) 制定会议方案并实施

    —负责拟定和调整会议方案，会议组织程序，并上报相关领导审核; —负责协调各职能组分工，并确认工作安排和进程。

    3) 会场及住宿安排

    —负责会议酒店(场地)接洽、预订及协议签订; —负责会议期间与会人员的食宿等问题的安排。

    4) 负责审核会议对外的文本资料内容及相关合作协议

    —各类资料内容的确认审核; —确定印刷地点; —会场布置的审核。

    5) 制定可行性预算

    6) 同会议发言人及各位贵宾联系

    2、 会务助理

    1) 各类文本的起草、修改，资料的编排、制作

    —根据会议的要求，负责会议通知书的设计、制作及印刷; —负责会场背景效果图的设计与制作; —代表证、餐券的设计与制作。

    2) 负责重要人员的联络事宜

    —负责重要人员的行程安排的联系、确认;

    —负责重要人员的机(车)票的预订; —负责重要人员的专人接、送及陪同安排; —负责重要人员在会议期间的用车安排。

    3) 负责与会代表联络事宜

    —负责会议通知书的寄发及确认回执工作; —负责会务资料的收集、确认并输入数据库;

    —如会议信息有变，负责与与会代表联系，及时告知。

    4) 负责会场的管理工作

    —负责会场及仪器设备的管理; —提前做好仪器设备的调试工作;

    —负责会场影像/通讯的管理(计算机、PPT资料收集汇总、同传设备等); —确保会议期间演讲嘉宾PPT的收集、正常播放及保密工作。

    5) 负责交通管理及安全措施

    —负责用车计划;

    —负责确定车辆行走路线和确保路线的畅通及用车安全。

    6) 负责会场安全保障工作

    —负责对可能存在和未知的安全隐患进行检查并制定解决方案 7) 会务帐务管理

    —会前负责制定收入、支出预算表 —会后负责制作收入、支出明细表

    —负责会务费用分配方案的制定、上报及落实

    3、 应急人员

    1) 负责资料袋或者礼品袋物品的装放与分发。

    2) 负责参会人员的引领、接待。

    3)负责就餐秩序的控制。

    4)负责会中其他应急工作。

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