采购物资验收管理规定

1  目的

为规范企业采购交货的及时性、准确性，提高工作效率，降低运营成本，特制订本规定。

2  适用范围

本规定适用于****公司采购物资的验收管理。

3  职责

3.1  仓库负责采购物资的数量、规格、品种验收。

3.2  各相关使用、质检部门负责采购物资的质量验收。

3.3  发包采购部负责采购物资的验收入库、换货、退货、索赔等手续的办理。

4  管理内容与要求

4.1  采购物资验收流程

具体操作流程如图1所示。

4.2  采购物资验收标准

仓库管理部门及质检部门凭借请购部门提供的《请购单》、《采购合同》规定的验收方式及验收标准进行验收。

4.3  采购物资的常规验收

4.3.1  数量、外观验收

采购人员或供应商将采购物资送到公司指定地点验收，由仓库管理员依照《请购单》及供应商《送货单》进行数量、外观验收，经清点无误后，由仓库管理员开具入库单，并经仓库主管复核。

4.3.1.1  交货数量超额处理

交货数量超过订购数量时，原则上应予退回。特殊情况下，经公司报集团批准或授权批准后依照实收数量付款，否则仅依照订购数量付款。

4.3.1.2  交货数量短缺处理

交货数量未达到订购数量时，原则上应予以补足。特殊情况下，经公司报集团批准或授权批准后依照实收数量付款。

4.3.2  质量验收

4.3.2.1  对零星采购物资，一般由仓库管理部门进行质量验收；对采购金额较大、技术复杂、专业性强的采购物资，由专门的质检部门或技术部门依照质量验收标准或合同规定进行质量验收。验收合格后，由检验部门在《入库单》上签名确认或出具《质量验收报告》。对采购金额重大或重要的采购物资，必要时邀请审计、稽察人员现场监督。

4.3.2.2  对公司暂时缺乏验收条件，无法实时进行验收，需要在使用过程才能检验效果的采购项目，使用部门应在产品的质保期限内使用，以便采购部门认清责任，进行采购索赔。

4.3.2.3  对暂时无法进行验收，需要安排一定期限观察实际使用效果的采购项目，采购部门可在采购合同中以质保金的形式事先约定。如果在规定的期限内确无质量问题发生，由使用、质检部门出具最终《质量验收报告》。

4.3.3  到货通知义务

仓库在进行数量和质量验收无误后，应及时通知使用部门或计划申报部门前来领取物品，以保障生产经营顺利进行。

4.3.4  验收勤勉义务

货到公司指定地点后，特别是货到付款具有验收期限的采购项目，仓库及相关使用、质检部门应及时进行数量和质量验收。

4.4  紧急采购物资的验收

4.4.1  在生产经营急需情况下，因来不及检验而放行时，应由使用部门填写紧急放行申请单，经石化公司报集团批准或授权批准后，通知仓库办理入库和发放手续。

4.4.2  质检人员在放行前应抽取样本供检验，并尽快对样本进行检验，如果检验合格，则继续使用；一旦发现不合格，应立即通知仓库将放行的物料追回，并反馈采购部门，进行换货、退货及索赔处理。

4.5  不合格采购物资的验收

4.5.1  不合格品的发现

发现质量问题，主要分两种情况：仓库验收时，仓管、质检人员发现质量问题；仓库验收时未发现质量问题，但在使用过程中发现质量问题。采购物资应尽量在合同规定的质量保证期限内使用。

4.5.2  不合格品的存放

对于检验部合格的产品，由仓库或质检人员及时通知采购部门，并将不合格品放入待处理区，以便区分。

4.5.3  不合格品的处理

采购部门接到仓库或质检人员的通知后，应及时查清情况，将信息及时反馈给供应商，与供应商协商处理方案：

a)  对可让步使用、降级降等使用的采购物资，由采购部门通知供应商降价处理。

b)  对需要返工、返修或挑选使用的采购物资，由采购部门通知供应商来人处理，返工、返修货挑选后的产品须重新验收合格后方能入库。

c)  对需要退货的采购物资，由采购部门通知供应商进行退货处理。若供应商有现货调换时，可进行换货处理；若供应商没有现货库存，但近期将安排生产时，可进行补货处理；若供应商无法满足公司的要求时，采购人员应根据采购合格向供应商进行索赔，同时应积极联系其他供应商进行订购。

4.6  采购物资质量跟踪和售后服务管理

4.6.1  为了更好地保证采购物资的质量，采购部门应建立采购物资质量跟踪制度、售后服务制度。

4.6.2  对采购物资在质量保证期内发生质量问题，应积极督促供应商厂商按照合同条款做好产品的“三包”免费服务。

4.6.3  对采购合同中规定有时间的质保金，必须在保证期结束后，由使用单位或质检部门签注“验收合格”的意见后支付。

4.7  验收记录的保存

仓库管理人员应分类建立、保存好供应商的供货数量、交货期记录；使用、质检部门应分类建立、保存好供应商的供货质量记录，作为月度、年度供应商的考核基础资料。