浅谈学校档案管理

蓝山县职业中专  曾东林

学校档案工作是一项平时不起眼的隐性工作，是一项基础服务性工作，同时又是一项业务性较强的工作，一项系统的信息工程，如果开发、整理、积累、保管得较好，提高利用率，可为党政部门、企事业单位、校友及教职员工提供许多真实的证明材料，为学校建设做出贡献，为学校的教学改革发挥重要作用，否则就悔之晚矣。如：有些档案可解决教职员工历史遗留问题。在招干、招工、工资调整和评定职称方面，可提供大量的档案材料，尤其在补发毕业证方面，可解决一些校友的学历证书的遗失问题。因此，做好学校档案这项工作刻不容缓。

做好档案管理工作应从以下几个方面着手：

一、档案的搜集。

学校档案搜集应“年度”为单位，本年度应把上年度的档案搜集好，特别要把教务处、政教处、办公室、工会、团委、党支部等各处室的各种档案材料搜集齐全，然后分学生档案和学校其他档案两大块，以便以后查阅。

二、档案的鉴定、归类。

档案的鉴定，归类是档案管理工作中的难点、重点。归得好，便于以后查找利用，否则，以后查找困难，给以后工作带来许多不便。

根据学校情况，学校档案宜采用：“年度——保管期限”分类法进行分类。分永久、长期（30年）、短期（10年）三类。在鉴定、归类当中，由于永久与长期档案在划分时有许多档案莫棱两可，不知划为哪能类为好。这就要认真阅读每一份档案内容，进行认真仔细地鉴定，方可把握。此顶工作台量大，若档案较多，常常会弄得头晕眼花。笔者认为学校档案可归为永久的有：

1、本学校形成的各种文件材料。如：教职工花名册、党员名册、工资表册、制度、合同、决议等。

2、学生花名册、成绩册、团员名册等各种学生装档案。

3、本校教师各种获奖的通报文件及各种证书。

4、与本校有关的且必须贯彻执行的文件。

5、上级领导来本校召开的各种会议记录。

6、教师、行政会议记录。

7、各种实物奖状、奖杯。

除了永久之外都可归为长期或短期，长期或短期较易划分，在此不在赘述。

三、档案的装订。

归档文件材料修整完毕，必须去除钉书针，超过三页的需用4×4CM的牛皮纸在左上角用两面三孔线装订，左上角应对齐。三页纸以下的用浆糊或胶水粘贴。

四、归档文件的排列与编号。

归档文件的排列一般应按时间的先后顺序进行排列，同一事由的文档，可打破时间先后顺序，可把它归在一处。有时也把重要文档排在前面。

    编号主要体现在归档章上，归档章应盖在文档正文上方无字的处。归档章的内容填写如下：

B、年度：如，2007年

C、室编件号：单位档案室的档案流水号。

D、党群，业务，行政。

E、保管期限：如，永久，长期，短期。

F、馆编件号：档案馆指定某盒档案的编号。

五、档案的保护。

档案必须防虫、防湿、防盗、防尘。在查阅时，档案员必须在场，防止重要文件被修改或遗失。需借阅的必须登记并及时崔还。