档 案 管 理 制 度

一、总则

一、为了加强TQ－04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《江苏省高速公路建设项目档案管理规范》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流交通工程，创一流工程档案”的目标。 

二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各分部应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本分部工作的一部分。

三、档案管理体系与职责 

    经理负责档案的全面工作，工程技术档案，由项目总工主管。项目经理部诚恳接收通启高速公路建设总指挥部的指导和检查。

（一） 主管经理 

1、组织经理部、分部技术部门，贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。 

2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。 

3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。 

（二）档案管理室 

1、档案管理室由工程部负责，贯彻执行本制度统一管理档案。 

2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。 

3、对各分部档案管理的质量好坏，给予奖励和处罚。 

4、 参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必须参加。 

5、工程技术档案由项目总工负责，由工程部主任根据《公路工程竣工验收办法》或合同中规定要求进行收集组卷，移交通启高速公路建设项目档案室，并办理移交手续。 

（三）各分部 

1、各分部接收档案管理室的业务指导和检查，在工作中接收主管领导和档案管理室负责人的领导。 

2、档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。 

四、经理部、分部应加强对档案工作的领导，由分部经理领导分管分部此项工作。并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制，建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。 

二、文件材料的形成、积累、整理、归档和移交

一、高速公路建设项目文件材料要字迹清楚，图画整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书面材料书写、绘制。归档文件材料应为原始件。 

二、做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录，施工日志，变更设计报告，设计变更通知单，开工报告，施工技术总结等，按规定在工程竣工验收前编制好竣工图，并加盖竣工图章，由施工单位负责人审核签字。 

三、在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作，按《江苏省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表》的要求将具有查考利用价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。 

四、高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理，充分保持卷内文件有机联系，归档案卷要符合《江苏省高速公路建设项目档案、案卷质量标准》的要求，分类编号方法依据《江苏省高速公路建设项目档案分类编号表》执行。 

五、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。 

1、归档文件、齐全完整； 

2、分类清楚，保持联系； 

3、题名确定，容易查找； 

4、卷内排列，系统条理； 

5、保管期限准确； 

6、密级划分恰当； 

7、蓝图折叠，符合要求； 

8、卷皮书写，正楷整法； 

9、案卷装订，整齐美观； 

10、声像资料，清楚清晰。 

六、在高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。 

七、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。 

八、负责对全部工程归档文件的汇总整理，并根据江苏省高速公路档案分类编号体系完成案卷的编目工作。 

附：1、工程档案管理流程图 

2、工程档案管理组织机构图