第一部分 档案学概论

§1档案

一、档案的定义与属性

    档案是历史记录。比较规定的定义：档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。

    这一定义包含了四个要素：

（一）档案的来源

    来自于人们的社会活动。包括两个方面：一是国家机关和社会组织；二是著名人物、著名家庭和家庭。

（二）档案的条件

    一般有三个条件

    1、必须是办理完毕的文件。

    2、必须是具有一定保存价值的文件。

    3、必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。

    档案与文件既有密切联系又有重要区别，表现在：

    1、档案由文件转化而来，文件是档案的前身。是同一事物的两个不同的发展阶段。档案的质量最初取决于文件的质量。

    2、不是所有的文件都能转化成档案，其中有保存价值的那部分文件能实现这种转化。文件是档案的基础，档案是文件的精华。

    3、文件是经过整理成为档案的。文件转化为档案必须有整理归档过程。

    （三）档案的载体

    档案是以制成材料为载体的，形式多种多样。材料有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带和光盘等；记录方法有手写、刀刻、印刷、晒制、摄录等；表达方式有文字、图表、声音、影像等。

    （四）档案的性质

    档案是工作活动的直接记录，是原始记录材料，具有特定的历史记录性质。档案的这一性质，是档案区别于其他文献的根本标志。档案注重原本、原稿、多为孤本。它是人们活动的自然产物，是历史的真迹。

    档案具有以下四个属性：

    1、来源的广泛性。

    2、形式的条件性。

    3、载体的多样性

    4、记录的原始性。具有原始记录性，是档案和其他文献的根本区别。

二、档案的价值与作用

（一）档案的一般作用

    档案的作用可分为一般作用和特殊作用。

    一般作用是指档案在人们的日常工作学习和生活等各方面所发挥的广泛而又普遍的特殊作用。归纳起来有五个方面：

    1、档案是机关工作的有效工具。

    2、档案是经济建设的重要依据。

    3、档案是政治斗争的有力武器。

    4、档案是科学研究的必要条件。

    5、档案是宣传教育的生动素材。

（二）档案的特殊作用

    特殊作用是指档案在人们社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用，主要是指档案的凭证作用和参考作用。前者称凭证价值，后者称情报价值。

1、档案的凭证作用。档案之所以有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。

2、档案的参考作用。不仅记录和反映了人们社会实践活动的深度，而且也反映了实践活动的广度，为人们认识自然，改造自然提供了正反两方面的经验。档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和广泛性。

    （1）档案参考作用具有较大的可靠性。比其他资料来源可靠。

    （2）档案参考作用具有一定的广泛性。人类的活动是广泛的。档案也是广泛的。

（三）档案发挥作用的特点

1、档案作用范围的递增率。时间与范围成正比，呈递增趋势。

2、档案保密程序的递减率。

3、档案作用的转移性。

4、发挥档案作用的条件性。受到以下三个条件的：

    （1）受到社会发展水平的。

    （2）受到人们对档案和档案工作认识水平的。

    （3）受到档案管理水平的。

三、档案的种类

（一）国家档案全宗及其基本构成

    国家档案全宗，是指归国家所有的、由国家统一管理的，各个历史时期、各个机关和个人形成的各种内容和形式的档案。

    按形成时期划分，由两大部分组成：中华人民共和国成立后档案和中华人民共和国成立前档案，后者又按政权性质可健为历史档案和旧政权档案。

    中华人民共和国成立后档案，简称建国后档案；成立前档案简称历史档案。其中又分历史档案和旧政权档案。

（二）国家档案全宗的多元分类

1、按档案的形成时间划分：分为古代档案、近代档案、现代档案。

2、按档案的形成地区级别划分：分为机关档案和地方机关档案，地方机关档案再分为大行政区、省（直辖市）和地、市、县等。

3、按档案的来源划分：分为机关档案、企业档案、事业档案等。

4、按档案的使用范围划分：分为普遍档案和专门档案两大类。普通再分为党务、政务、机关事务管理档案等。专门档案再分为会计、人事、、艺术档案等。

5、按档案的制成材料划分：分为纸质档案和非纸质档案两大类。

目前在档案部门，习惯将划为四类：文书档案、科技档案、业务档案、声像档案。

§2档案工作

一、档案工作的内容及其相互关系

    档案工作包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作、档案行政管理工作。是指档案馆（室）所从事的具体的档案业务工作，即运用科学的原则和方法管理档案，提供档案为社会主义各项事业服务的一项工作。

    有八个工作环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研

二、档案工作的性质和地位

（一）档案工作的性质

1、档案工作是一项服务性工作；2、是一项政治性工作；3、是一项科学管理性工作

（二）档案工作地位

1、是维护党和国家历史真实面貌的重要事业；2、是党和国家各项建设事业必不可少的环节；3、做好档案工作，不仅有局部价值，而且具有整体社会意义，不仅是当前工作的需要，而且是今后长远利益的需要。

三、档案工作的基本原则（论述）

    我国档案工作的基本原则：“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”

    1、统一领导，分级管理。是组织原则和管理。1）全国的档案工作统一于各级和领导之下，由各级和设立档案行政管理部门，对本地区的档案工作实行统一的，分级的管理。2）国家的全部档案分别由各级各类档案保管机构集中管理。3）党政档案和党政档案工作实行统一管理。

    2、维护档案的完整与安全。1）维护档案的完整。包括数量完整与质量完整两个方面。在数量上，要求将所有具有保存价值的档案，收集齐全，不残缺。在质量上，要求将收集起来的档案按照它们的内在联系，系统地整理，组成有机整体。能真正，系统地反映一个单位或一个地区工作的活动面貌。2）维护档案的安全。包括着档案实体安全和档案内容安全两个方面。实体安全，是管理过程中，要求采用一切手段，尽量延长档案寿命。内容安全，指档案在政治上的安全。

    3、便于社会各方利用。是档案工作的最终目的。体现了档案工作的服务性质，是档案工作的根本目的，是检验档案工作好坏的主要标准，是档案工作各项业务建设的出发点，支配着档案工作的全过程。

    统一领导，分级管理是核心，为档案工作保证了组织基础，没有它，档案工作就不能顺利进行；维护档案的完整与安全是条件，为档案工作提供了物质条件。便于社会各方利用是目的，是档案工作的根本出发点，没有它，档案工作就失去方向。前两者是手段，后者是目的，没有前两者的组织基础和物质条件，就不可能达到后者便于利用的目的。同样，没有后者，前两者也失去了意义，这是辩证关系。我国档案工作的基本原则，揭示了档案工作的客观规律，对我国档案工作的理论和实践具有普遍的指导意义。

四、档案工作的组织体系

    1、工作组织体系由档案行政管理部门（档案局）、档案馆、档案室和其他辅助性机构等构成，形成了一个结构合理、管理科学、颇具规模的档案工作组织体系。

    我国档案工作组织体系的特点：

    1）从我国国情出发建立的具有中国特色的社会主义的档案工作组织体系，实行了党政档案和党政档案工作统一管理，档案工作机构，即是党的机构，又是的职能部门；

    2）是一个规模较大，完整系统的档案工作组织体系，从到地方，分层，分专业地设立档案工作机构，构成了结构严密的国家规模的档案事业体系。

    3）按档案形成特点和档案工作规律建立起来的，比较科学的组织体系。

    我国档案工作组织体系的构成

    1）国家档案局、档案馆由、领导。中国第一、第二历史档案馆归口国家档案局、档案馆领导。档案馆由党和直属的事业机构，日常工作由直接领导。

    2）地方各极档案局与同级档案馆之间是归口管理关系。

    3）各单位档案室与档案馆之间具有档案交接关系。

五、档案工作发展趋势

    （一）档案工作法制化

    1）法律；2）行规；3）地方性法规；4）规章；5）规范性文件

    （二）档案工作标准化。档案工作中，档案行政管理部门会同标准化主管机关，就档案工作的管理原则和方法、概念和设施等，制定科学的、统一的规则和技术规范，并予以实施的过程。其核心就是制定和贯彻有关的档案工作标准。

    1、标准化的意义：

    1）是实现档案工作科学管理，提高工作质量与工作效率的重要手段；

    2）是实现档案工作现代化的前提条件。

    3）是推动档案学理论发展的重要因素。

    2、标准化的内容

    1）专业名词术语标准；2）代号代码标准；3）档案著录和目录组织标准；4）标引语言标准；5）档案工作各项业务建设标准。

    （三）档案工作现代化

    1、档案工作现代化的意义

    1）才能使档案工作适应社会发展的要求；2）才能使档案工作更好地为四化建设服务；3）才能推动档案事业的迅速发展。

    2、档案工作现代化的内容

    1）档神机妙算工作技术现代化；2）档案工作组织与管理现化化；3）档案工作专业人员的现化代。

    档案专业人员的素质包括：政治、专业、知识、身体。

    （四）档案信息化：略

§3档案学

一、档案学的对象、任务和意义

（一）对象

    档案学是揭示档案和档案工作的性质、功能和发展规律，研究档案信息资源的管理、开发和利用的理论、原则和方法的科学。档案学的研究对象是档案和档案工作。

（二）任务

    基本任务是：在研究档案的形成、性质和价值的基础上，在总结历史和现实的档案工作实践经验基础上，发现档案工作规律，提出档案工作的科学理论、原则和方法，指导档案工作实践，提高档案管理科学水平，更好地为社会实践服务。研究范围：档案学基础理论的研究；档案专业史的研究；档案事业组织与管理的研究；档案信息资源管理与开发利用的研究；档案工作应用技术的研究五个方面。

（三）意义

    1、对办好档案专业教育，培养档案事业建设专门人才，提高档案工作者专业知识水平具有直接意义；

    2、对组织和建设国家档案事业具有理论指导意义；

    3、对于提高档案管理的科学水平，有效开发档案信息资源，及时、准确、广泛地传播档案信息，为国民经济，科学研究以及其它各方面服务具有理论上、业务上的指导意义。

二、档案学的结构体系

    是各门分支学科的总称。体系结构包括：档案学的分支学科构成，档案学的学科分类，各门分支学科的研究分工等。是多层次的体系结构。首先应该把档案学分为理论档案学和应用档案学两大部分。

（一）理论档案学

    理论档案学包括档案学的基础理论研究和档案专业史研究两个部分，属于档安案学基础理论研究的学科有：档案学原理；档案术语学；比较档案学；档案法规等。属于档案专业史研究的学科有：中国档案事业史；世界档案事业史；档案学史等。

（二）应用档案学

     应用档案学包括档案工作的应用理论和应用技术研究两个方面，属于档案工作应用理论研究的学科有：档案事业管理学、档案管理学、科技档案管理学、档案文献编纂学等。属于档案工作应用技术研究的学科有：档案保护技术学、档案缩微复制技术、计算机辅助档案管理等。

三、档案学科的学科属性

    档案学仍然属于社会科学。确定档案学的属性，不是根据档案门类和载体形式的变化，也不是根据它所引进和应用的相关学科的知识和技术，而是根据档案学研究的客观对象——档案和档案工作的特殊性质。具体根据是：

（一）档案学是以档案和档案工作这一特殊的社会现象为研究对象的。档案产生于社会实践，反映着社会实践，又作用于社会实践。

（二）作为档案学研究对象的档案工作，它受社会发展规律所制约，不同社会形态的档案工作具有不同的性质。

（三）从档案学的各门分类学科来看，绝大多数学科都是社会科学性质的。

    在档案学各门分支学科中，只有档案保护技术学具有自然科学和技术科学性质。

（四）确认档案学的社会科学性质，并不否认自然科学、技术科学知识向档案学的渗透

（五）档案学与其他学科的关系（论述）

    1、档案学与哲学、横断科学、数学的关系

    马克思主义哲学—辩证唯物主义与历史唯物主义，是指导档案学研究的理论基础。现代横断科学—系统论、信息论和控制论也适用于档案学的理论研究与档案工作实践。从系统论来看，档案学研究对象—档案工作就是一个复杂的系统，它是由许多环节组成的，具有一定结构和功能的有机整体，存在着整体与局部之间，整体与外部环境之间相互作用，相互制约的关系，从信息论来看，档案就是承载信息的一种载体，档案管理过程，实质上就是档案信息存贮，加工，传递以及反馈过程；从控制论角度看，档案管理和档案事业管理过程，就是控制和调节的过程。数学和数学方法是现代科学研究的必要条件和工具，对档案学研究也甚为重要。

    2、档案学与历史学、史料学等学科的关系

    马克思主义历史科学与档案学研究的关系密切，特别是对研究中国档案事业史、世界档案事业史、档案学史具有指导意义。档案专业史即是档案学的分支学科，也是史学的部门史。研究档案专业史，必须掌握历史科学的知识。档案学分支学科之一的文献编纂学，不仅与历史科学关系密切，而且与史料学，目录学等学科也关系密切。

    3、档案学与管理学、图书馆学、情报学的关系

    4、档案学与某些自然科学的关系

    5、档案学与文书学的关系

第三部分  档案编研工作

§1编研工作

一、档案编研工作与社会物质生产方式变革的关系

    是作为社会意识形态和上层建筑的组成部分，它的发展状况由一定的社会经济基础决定。始终与社会物质生产方式变革、社会进步和学术发展的需要相联系。

二、尚书主要内容

    是一部重要的官藏档案汇编。主要内容是：敬天，明德，慎罚，保民。所载：典，谟，训，诰，誓，命之文。

三、编研用语的产生及其涵义

    编研是组合动词，用在档案业务上，含有研究和编纂、编辑、编撰的意思。如果只是把档案材料汇集、编排起来，还不是真正的档案编研，至少在理论上不能称之为档案“编研”。

    1959年，河北省档案馆设立编研科。

四、编研工作的意义

    档案编研工作，是档案人员富集档案中最有价值的部分，以具有倾向性专题成果的形式，提供给社会利用的工作。

五、编研工作的性质和特点

（一）性质

    档案编研工作所取得的成果不仅具有政治性、文化性、经济性、而且它还具有以下明显的特性。

    第一、它是一种主动服务型的档案利用工作

    第二、它是提供系统化的、经过科学整理过的档案信息

    第三、它打破了档案利用在时间上、空间上的

（二）特点

    档案编研成果是档案编研人员精神劳动和物质劳动相结合的产物。精神产品是档案编研成果的本质属性。是档案编研工作最根本的特点。

   一般特点：

    1、从档案编研过程而言，它的实质在于富集档案中最有价值的部分。

    2、档案编研成果用为档案编研人员的劳动结晶，不可避免地带有档案编研人员的思想倾向，即立场、观点、思想倾向的印记。

    3、档案编研工作的对象，是有待开发利用的各门类档案。

    4、档案编研工作的对象，是有待开发利用的各门类档案。

       为什么档案不能排斥其他资料：

     1）能保存下来的档案不一定系统、完整、需要其它方面的材料作补充；

     2）原始性很强的档案，极有可能是从某一特定角度进行记录，对记录的现象，未必准确、全面、需要其它记载加以弥补。

     3）要想对某些问题作深入的探讨，一般而言资料总是多多益善。

     4）多角度多方位反映问题的各种资料，有助于档案编研人员更深刻地理解档案的内容，更准确地判断档案的价值。

     5、档案编研工作的服务对象，是档案编研工作应该防止的一种倾向。

     1）为领导机关和企事业单位服务；2）为各类学者、研究人员和工程技术人员服务；3）为社会大众服务。

六、编研成果的类型

（一）类型

    抄纂型、编述型、著作型

     1、抄纂型。是一种整理公布档案原文的档案编研工作。抄纂的形式，有时要求转录档案全文，有时要求节录与题目有关的部分档案。档案编研人员要保持抄纂型档案编研成果的内容与档案原文保持高度一致。

    2、编述型。是把社会需要的档案信息提炼后，按照不同于档案原先分类方式，以新的体例重新组合的档案编研工作。编述型档案编研成果的基本特点：是既不改变原有档案的内容，又不局限于原有档案的原文。编述型成果，是目前档案部门一种重要的档案编研工作内容。编述型档案编研成果，有专题目录，全宗介绍，年表，组织沿革，年鉴，专题概要和摘报等，形成了一个庞大的家庭。

    3、著作型。是指档案编研人员利用档案最终形成的学术论著或文艺作品的档案编研工作。

    在档案编研工作实践中，事实上还有：过渡型档案编研成果，如方志；混合型档案编研成果，如年鉴。

（二）异同

    1、相同。都是以档案为依托，都是以利用档案或者援引档案使之为社会服务作为目的。

    2、相异。

    1）抄纂型档案编研成果，强调尊重档案原文，要求注明档案的来源。

    2）编述型档案编研成果，强调在不违背档案原意的前提下，可以对档案原文作必要的适当的更动，以新的体例要求，以利档案编研人员编写。

    3）著作型档案编研成果，要求档案编研人员以自己的创造性的思维，以不同于档案原貌的成果面对档案利用者或读者。

七、编研工作的意义和原则

（一）意义

    1、满意社会各界需要性。

    档案编研工作，是档案部门一项很重要的工作，它能推动经济繁荣，促进科学文化事业发展，它对于社会稳定，政治文化建设，精神文明建设，内政外交发挥着有益的借鉴作用。

    2、档案编研工作的重要性。

    1）事关档案工作的龙头地位；2）事关档案部门的地位和影响；3）事关档案工作改革开放的推进。

（二）原则

    1、尊重事实。要求档案编研人员尊重档案、尊重历史、尊重科学，不能损害档案原文，也不可盲目地崇拜档案。

    2、有利于社会发展

    档案是人们活动的记录，是人类经验和智慧的结晶。档案编研工作的开展，为充分地利用档案这个知识宝库开辟了广阔的途径。

八、编研人员的素养

（一）认识自身的素养

（二）思想政治的素养

     1、要掌握辩证历史唯物主义的思想方法；2、要掌握党和国家档案工作的方针；3、要有敬业之心。

（三）深厚的学识素养

     1、要懂得档案知识

     2、要懂得文学、史学、文献学、训诂学、目录学、版本学、方志学等方面的学识，甚至电脑技术也要通达致用。

§2选题和选材

一、选题的要求

    选题，是档案编研工作的首要环节，它决定档案编研工作方向，任何一项具体的档案编研项目，都要依据明确的具体的题目展开。

    选题时，要考虑的因素有：一是要符合社会的需要；二是要以档案馆（室）藏档案为基础；三是要考虑档案编研力量。

（一）要符合社会的需要

    应该能满足社会比较广泛的现实需要和比较长远的需要。与当前社会实践活动关系密切的课题，具有明显的现实意义。应该把具有现实意义的选题放在首位加以考虑，包括政治、经济、文化等诸方面。

     但并不意味着可以忽视有较强历史意义的选题。这类选题，受惠者多是子孙后代。

     现实需要的选题和长远需要的选题，两者并非彼此毫不谦容。很强的现实意义的选题，同时具有很强的历史意义。反之亦然。

（二）要以档案馆（室）藏档案为基础

    1、考察档案馆（室）档案价值

    2、考察档案数量和构成

    3、考察档案馆（室）藏档案基础

（三）要考虑档案编研力量

    即档案编研要有合格的人数和他们的素质

二、提高选材工作效率、质量的方法

    选材，是一项十分重要的工作。档案编研工作侧重于档案信息资源开发，能否将最有价值的档案提供出来，关键在于选材。

    为了做好选材工作，必须贯彻根据课题内容收集和确定有价值的、充分的、必要的档案材料的选材原则：即选择有价值的档案材料、选择充分的档案材料、选择必要的档案材料。

（一）提高选材效率的方法

    1、复式选材

    初选和复选两个阶段。初选阶段，强调充分收集，防止遗漏必要的有价值的档案和其它材料，为复选提供比较大的回旋余地。复选阶段，特别注意确定必要的档案和其它材料，尽量把重复的、价值相对较低的档案和其它材料剔除掉。

    2、选村应该从材料最富集最丰富处着手

    这有利于尽快形成档案编研材料的主体部分，构成档案编研材料的大体框架。

    3、注意收集必要的补充档案编研材料

    4、掌握和运用档案编研材料分布的规律

    5、不能忽视对活资料的查找

    6、收集材料要有科学的组织分工

    7、充分利用检索工具

    8、做好档案编研材料卡片

（二）提高选材质量的方法

    选村，实质上是对档案或其它材料进行分析、比较，以确定适用的档案编研材料或其它材料的过程，也是对档案或其它材料进行研究的过程。

    1、研究档案作者

    2、研究档案编研材料形成的背景

    3、研究档案编研材料之间的联系

    4、研究档案编研材料内容的深刻程度

    5、研究档案编研材料的典型性

三、编研材料的鉴别、形式鉴别、内容鉴别、时间鉴定

（一）编研材料的鉴别

    鉴别档案，主要考察档案的真实性和内容的可靠程度。

    考察档案的真实性：一是指确实由档案作者本身形成的；二是应该是在档案编研材料所表明的时间里形成的。两者缺一不可。

    档案内容的可靠程度是指它的准确性如何。准确性是档案编研成果价值的重要基础。

（二）形式鉴别

    是指从档案编研材料的来源和外部特征进行鉴别的方法

    1、来源鉴别

    一般而言，成批接收的档案、流传脉络清楚的档案编研材料，伪造的可能性比较小。

    2、著录和征引情况鉴别

    3、载体鉴别

    4、笔迹和字体鉴别

    5、书写惯例鉴别

    6、特殊用语鉴别

    7、称谓鉴别

    8、文体风格鉴别

    9、印章鉴别

    10、避讳鉴别

（三）内容鉴别

    是指通过对档案编研材料的内容进行分析，寻找它的记述本身，以及它与客观事物之间有无矛盾，以鉴别材料真假，记载可靠性和准确性的方法，并对档案编研材料的完整性，有效性等作出判断。

    1、书证；2、物证；3、人证；4、理证

（四）时间鉴定