5S管理实施的要点和方法

一、5S的实施要点

全面、正确地理解5S的基本概念是企业顺利推行5S活动的基础，而5S实施的关键则是领导和普通员工能够共同参与，并掌握相应的工作方法与技巧，建立配套的奖罚措施。总之，5S的成功推行，需要处理好整理、整顿、清扫、清洁以及素养等活动，掌握各个步骤的实施要点。

1.整理的实施要点

整理即将要与不要的物品彻底区分清楚，并将不要的物品加以处理，是改善生产现场的第一步。

 区分物品要与不要的方法

整理的实施要点在于对生产现场摆放的物品进行分类，从而区分出物品的使用等级。在实际推行中，可以根据物品的使用频率，将物品划分为“不用”、“很少用”、“少使用”、“经常用”四个等级。处于不同等级的物品，其处理方式和结果不同。

对于“不用”的物品，应及时清理，进行废弃处理；对于“很少用”或“少使用”的物品，应及时清理，并改放在储存室中备用；对于“经常用”的物品，应该保留在工作场所附近。如表1所示：

表1  物品的区分与处理方法

 整理的重点对象

进行整理工作，除了将现场用剩的材料、半成品、料头、工具、报废的设备、工人生活用品等作为清理对象之外，还有需要重点整理的内容，包括：办公区及物料区的物品、办公桌及文件柜中的物品、过期的表单和文件资料、私人物品以及堆积严重的物品。

要点提示

整理的重点对象：

① 办公区及物料区的物品；

② 办公桌及文件柜中的物品；

③ 过期的表单和文件资料；

④ 私人物品；

⑤ 堆积严重的物品。

2.整顿的实施要点

整顿的实施要点，即按照“三定原则”，对工作现场需要保留的物品进行科学、合理地布置和摆放，并设置明确、有效的标识，以便在最短时间内取得所要之物，在最简捷的制度和流程下完成事务。

 整顿三原则

定物。即选出并保留需要的物品，清理或储存不需要的物品，确保现场的物品均为必需品。

定位。即根据物品的使用频率和便利性，决定放置场所。一般而言，使用频率越低的物品，应放置得越远。

定量。即确定需要保留的物品数量，在不影响工作的前提下，数量越少越好。

 合理标识

对物品进行定物、定位、定量之后，还需要对物品进行合理标识。通过物品摆放位置和标识方法的确定，可以达到工作场所的物品状态一目了然的效果。

 具体做法与效果

在整顿物品时，应尽量腾出作业空间，为必要物品规划恰当的位置和置放方法，并设置醒目标识。这样，使用者就能够清楚物品的位置，从而减少选择的时间。

3.清扫的实施要点

清扫的实施要点，即通过彻底清扫工作场所，杜绝污染源，同时及时维修异常的设备。清扫过程需要根据整理、整顿的结果，将不需要的物品进行清除或存入仓库。

一般而言，清扫工作需要做到：彻底清扫所有物品、彻底修理机器和工具、定期维护机器设备、杜绝一切污染源。

4.清洁的实施要点

清洁是在整理、整顿、清扫之后进行认真维护，以保持完美和最佳状态。清洁不是表面工作，而是对前三项活动的坚持和深入，同时还是对整理、整顿和清扫的标准化。企业常用的清洁手法主要有红牌作战、目视管理以及查检表三种。

 红牌作战

即通过张贴“红牌”警告的方式，纠正并处罚不符合5S要求的现象。

 目视管理

即利用标准化的标示牌、标示线等对物品的置放和人员的着装进行标示。

 查检表

根据检查组的定期检查结果，了解活动执行情况，并采取解决措施。

5.素养的实施要点

5S活动的核心是加强教养、提高素质，使人员养成严格遵守规章制度的习惯和作风。如果员工缺乏遵守规则的习惯和自发精神，推行5S活动只能流于形式，难以顺利、持久地开展。

 自我管理与奖惩措施

推行5S管理，需要贯彻“自我管理”的原则，并充分依靠现场人员来改善；同时，在培训员工时候，还需必要的奖惩措施配合。

【案例】

奖惩措施在5S素养推行中的作用

广东某生产型企业主要依靠日本客户的订单生存。该厂工人多数来自内地，素质较低，经常在工作场所随意丢弃杂物，多次教育仍没效果。由于日本客户对工厂环境的要求非常苛刻，看见这种情况后，提出要求：如果再出现类似情况，就减少一半订单。

为了解决乱扔垃圾的问题，提高员工素养，厂方开始推行5S活动，并采取严厉的惩罚措施：一旦发现某人乱扔垃圾就立刻开除。在正式实施的第一天，3名员工被开除。但自第二天开始，就再没有因乱扔垃圾被开除的人员，工作场所的环境也保持得很好。

由此可见，提高素养不仅需要加强培训，还应注意奖罚结合。只有这样，才能培养员工良好的工作习惯，营造良好的工作环境。

 进行意识改革

5S活动的最终目的是提高企业的品质，将各种良好的工作习惯转化为员工的固有素养。提高素养主要通过教育训练实现，只有员工认同并积极参与到企业管理中，才能收到良好的效果。素养的实践始自内心而行之于外，是通过塑造外在表现来塑造内心的过程。因此，在推进5S的过程中，应该时刻关注意识改革，进而提高人员素养。

从素养角度分析整理。进行整理的目的是帮助员工养成良好的工作习惯，使员工区分“应有”与“不应有”的物品，并把“不应有”的物品去除。

从素养角度分析整顿。整顿可以培养员工快速寻找物品的习惯，使员工形成“将应有的进行定位”的意识，从而保证工作的有序进行。

从素养角度分析清扫。清扫可以帮助员工培养整洁的习惯，使员工形成“彻底清理干净，不整洁的工作环境是耻辱”的意识。

从素养角度分析清洁。清洁促使员工主动维持清洁的环境，保持做人处事应有的态度，从而益于个人工作的展开和社会公德的维护。

从素养角度分析素养。素养促使员工自发追求完美的境界，并将其良好习惯内化为个人素质，从而利于保持稳定、良好的工作状态。

二、5S实施方法

在推行5S活动的具体过程中，推行者应该掌握必要的实施方法和技巧，有效开展活动。

1.红牌作战

红牌作战贯穿于5S活动的始终，对预先发现和彻底解决问题具有十分重要的意义。因此，企业管理者应该掌握红牌作战的方法，并将其灵活运用在5S活动的实施过程中。

 作用

红牌作战就是不断找出需要改善的事物和过程，用红色标牌标识出问题的所在，通过不断增加或减少红牌的数量，达到发现问题、解决问题的目的。

红牌作战侧重于寻找工作场所中存在的问题，一旦发现问题，就立即使用红牌进行标记，直至问题解决才可摘掉红牌。使用红牌作战法，不仅可以防止时间拖延造成的问题遗漏，还能对工作人员起到提醒和督促的作用。

 实施办法

红牌作战策略可以贯穿应用于整理、整顿、清扫、清洁、素养五大环节，不同阶段的具体内容各不相同。

整理。在区分需要与不需要的物品时应用红牌作战，主要目的是找出工作场所中有待改善的部分。

整顿。在整顿的过程中，按照“三定”原则，针对需要改善的事情、地点和物品，分别用红牌进行标示，便于明确物品摆放的不合理现象，并提醒工作人员加以改善。

清扫。清扫就是针对“红牌问题”提出有效的改善措施，从而减少红牌的数量。

清洁。对清扫过程中的红牌标示进行具体分析，寻找问题产生的根源，进而提出解决方法，尽量减少红牌数量。

素养。员工培养良好的工作习惯，提高自身素质，不仅主动寻找需要标示红牌的事物和场所，还应努力减少红牌的数量。

 注意事项

红牌作战是一个持续的过程，伴随着5S的推行而不断推进。一般情况下，在5S活动实施的初期，红牌数量较多，随着5S活动的推进，红牌数量应呈现下降的趋势。

使用红牌作战策略时，还应注意两点：第一，在标注问题得以解决后，应及时摘掉红牌，以防产生混乱；第二，遇到不能立即解决的问题，应采取行动商量的对策，积极寻找解决措施，以最终摘除红牌。

2.目视管理

目视管理是利用形象直观、色彩适宜的视觉信息和感知信息，组织现场生产活动，从而达到提高劳动生产率目的的管理方式。目视管理是一种可视极限化的管理方式，可使工作现场的状态更加直观。

 特点

目视管理与其他管理方法相比，其特点主要有三个：第一，形象直观，容易识别，简单方便，传递迅速，因此利于工作效率的提高；第二，实现信息公开化，透明程度高，便于现场人员的协调配合与相互监督；第三，科学改善生产条件和环境，利于产生良好的生理和心理效应。

图1  目视管理的直观图

 关键

如何灵活运用各种信息顺利解决问题，是目视管理的关键。

一般而言，企业利用图表、图画、象征等辅助工具可以实现认知、警告、判断、行动等功能。在信息传递阶段，可以先将信息转化成图表、照片、图画、标志等，再辅之以文字批注，不仅方便理解与判断，还能实现信息共有化和问题透明化。

 预期效果

通过目视管理，企业希望达到的预期效果是：可以传达并告知工作的发展情况；激励并促使员工积极参与；使员工达成共识，向共同的目标前进；警告员工，防患于未然；提供判断标准，促使员工采取正确行动。

 常用手段

在日常生活中，目视管理的应用实例比比皆是。常见的目视管理手段有标志线、标志牌、显示装置、信号灯、指示书以及色彩标志等。表2列举了目视管理的实例，内容涉及区域划线、物品形迹管理、安全库存量与最大库存量、仪表的正常与异常标示等方面。

表2  目视管理举例

 成功要素

鼓励全员参加。企业经营的目标之一就是实现员工自主性管理，因此全员参与相当重要，是持续提高效率与不断进行改善的必要条件。

是否一目了然。为了进行管理，企业必须有明确的目的和管理界限，确保处理突发情况时有据可依，一方面可以减少管理的主观程度，另一方面可使人员充分发挥才能，进而不断改善并维持良好状况。

充分利用五官。全面运用视觉、味觉、触觉、听觉、嗅觉，可提高管理者的敏锐度，有助于尽快掌握感觉和运用经验。

描绘理想状态。对于实施目视管理的理想工作场所，规划者通过搜集、参考企业内外部的信息，描绘出理想中的公司形象，并以此为前进方向，努力提高效率和维持形象。

投入具体创意。无论何时何地，任何员工都应当拥有管理的自主性和自律性，并将此作为个人有效管理的重要课题，投入到具体创意中。

 计划步骤

情报收集。即收集其他公司的相关情报，并以优秀企业的实例为应用指导，对企业活动的实施状况进行诊断、教育和宣传。

确定计划。进一步研讨计划，取得领导层认可，在描绘理想状态的同时，对公司现状进行诊断，进而塑造公司的特色。

配置资源。充足的经费和人员配置是计划实施的前提，因此领导者应该合理配置人力、物力、财力等资源。

实施计划。领导者应该全程管控和监督计划的实施。

3.查检表

推行任何活动时，除了需要计划表作为指导之外，还需要时刻监控活动进程与成果。查检表是对重要项目进行定期检查时采用的表格，是5S活动执行进度的标准。通过定期检查获得项目进展的最新资料，并对其进行分析，即可了解项目执行是否出现偏误，以此判断如何采取相应的修正措施。

 特点

使用方式。一种是点检时使用，只记录好与不好的符号；另一种是用来记录评鉴的数据。

记录内容。查检表不仅登录分数，还要详细记载具体的改善事项。

使用时间。应在5S的推行告一段落后，再使用查检表。其目的在于：一方面，通过了解活动推行的成果，可以增加对5S活动的信心；另一方面，如果没有达到预期效果，可以根据具体资料及时修正。

相互查检。查检表可以作为互相查检的工具，通过讨论、比较与借鉴，明确改善的事项。

及时调整。管理者应该根据5S活动的执行过程、单位现况等条件，及时调整查检表的项目，切忌永远使用同一套表格。

 5S中的查检表实例

在5S活动的整理、整顿、清扫、清洁和素养过程中，查检表都有不同的查核内容，以下为查检表在5S活动各个阶段的应用举例。

整理的查核内容。查核项目主要包括通道状况、工作场所的设备和材料、办公桌及抽屉内部、料架的状况、仓库等，各查核项目均有具体等级和相应得分，如表3所示：

表3   查检表在整理中的使用

整顿的查核内容。查核项目主要包括机器设备、仪器、工具、零件、图纸、作业标示书、文件档案等内容，根据查检状况的不同，获得相应的得分，确定整顿的结果。详细内容如表4所示：

表4  查检表在整顿中的使用

清扫的查核内容。查检项目主要包括通道、作业场所、办公桌、作业台、墙板、窗户、天花板、设备仪器和工具等，每个项目均分为5个等级，并有相应的得分，如表5所示：

表5  查检表在清扫中的使用

清洁的查核内容。查核项目主要包括机器设备、仪器、工具、零件、图纸、作业标示书、文件档案等内容，每个项目均分为5个等级，不同等级得分不同，详见表6所示：

表6  查检表在清洁中的使用

素养的查核内容。主要查核项目包括日常的5S活动、服装、仪容、行为规范以及时间观念等内容。根据不同的等级可确定相应的得分，详见表7所示：

表7  查检表在素养中的使用