有机管理手册

第一章   公司简介    2

第二章   有机经营方针和目标    3

第三章   任命书    4

第四章   责任和权限    5

第五章   有机生产计划    9

第六章   内部检查    10

第七章   跟踪审查    13

第八章   文件管理    14

第九章   记录管理    17

第十章   客户申/投诉处理程序    19

第一章   公司简介

苍南县华金柑果业有限公司，自2002年始，在浙江省温州市巴曹镇承包荒田500余亩种植瓯柑，现拥有资产320万元。2004、2005年连续两年被评为苍南县农业龙头企业。2006年，第二届中国（温州）特色农业博览会上，瓯柑被评为优质产品，荣获银奖；公司被中国商品质量名优品牌推广中心、（商品与质量）消费市场调查中心评为中国绿色科技农业名优品牌单位。

近年来，瓯柑市场前景看好，价格非常乐观。公司已带动周边50多户农民发展瓯柑种植，解决农民就业90多人，起到了农业龙头带动作用。预计2008年后，公司基地瓯柑进入盛果期，每年产量可达200－250万斤，预计年收入500万元左右，公司净利润可达150万元左右。

瓯柑已有1200多年历史，只在温州沿海一带最适宜种植，瓯柑。瓯柑果汁鲜美、营养丰富，能清热去火，具有独特的保健功能和药用价值，有“五月瓯柑似羚羊”的美称。

第二章   有机经营方针和目标

本手册是本公司根据《GB/T 19630.1-19630.4-2005有机产品》标准，结合本公司实际情况和生产经验编制而成的，适用于公司有机瓯柑的种植、生产、包装、储存、运输和销售以及与标识有关的各个部门、场所、人员的有机产品管理。该手册规定了本公司有机组织机构，明确了有机生产的方针和目标，规定了各级与有机产品质量有关的管理、验证和执行人员的职责。主要目的是通过严格有机产品的基地生产，向消费者提供天然、营养、安全、健康的有机产品。

有机产品是利国利民，有利于全社会乃至人类生存环境的公益事业，生产过程中遵循自然规律和生态学原理，绝对禁止使用对人体健康和生态环境有害的物质，禁止使用转基因物质，目的是为改善生态环境维护人体健康，同时通过有机基地和产品认证提升我公司农产品市场竞争力，逐步与国际市场接轨，推进农业产业化进程，实现农业标准化生产，为财政增收、企业增效、农民增收增加新亮点。

为实现有机生产的目标和承诺特编制了有机生产方针和目标，现予以颁布和实施：

有 机 方 针

发展有机农业，为苍南农业的可持续发展开辟一条新路；遵守有机法规、严于管理、生产一流有机产品、争创有机品牌！

有 机 生 产 目 标

到2008年，首批有机认证瓯柑429.91亩；依据有机管理体系操作规范，严格监督和管理，争取有机产品合格率达100%。

发展有机农业，保护生态环境；为消费者提供健康营养的有机产品；产品种植过程中，尽可能利用当地生产体系中的可再生资源并促进水资源和其他资源的合理利用和保护；减少污染，使污染最小化，实现可持续发展。

第三章   任命书

为了贯彻执行《GB/T 19630.1-19630.4-2005有机产品》标准的要求，加强对有机产品质量管理体系运作的领导，特任命  陈仕华  为有机生产管理者，其职责是：

1、负责有机管理体系的建立和维护；

2、向最高管理者报告有机管理的业绩和任何改进的方案；

3、在整个有机管理系统内促进满足有机产品认证意识的形成；

4、确保加贴有机产品认证标志的产品符合认证标准的要求；

5、建立文件化的有机认证标志管理办法，确保有机产品认证标志妥善保管和使用；

6、就有关有机产品相关事宜的对外联络。

任命：   陈晓斌   为内部检查员，其职责是：

1、配合认证机构的检查和认证工作；

2、对照国家有机标准要求，对本公司的质量管理体系进行检查，并对违反本部分的内容提出修改意见；

3、对本公司追踪体系的全过程确认和签字；

4、向认证机构提供内部检查报告。

                            总经理： 陈仕华

                                   2007年11月01日

第四章   责任和权限

1目的和适用范围

对本公司有机管理系统范围内的管理职权及相互衔接予以规定，便于明确责权和沟通，以促进有效的有机管理。适用于对有机管理体系有关的管理层及各职能部门和有关人员的职责和权限的规定。

2职责和权限

2.1管理体系组织机构图

2.2职责

2.2.1总经理

a)全面领导公司的日常工作；

b)负责制定公司有机方针和目标；

c)负责有机管理体系的策划、批准和持续改进管理体系；

d)确保管理体系运行所必须的资源配置；

e)确定组织机构及职责，确保公司内的有机管理职责和权限得到规定与沟通；

f)指定生产管理者。

2.2.2生产管理者

a)确保有机产品质量管理体系的过程得到建立、实施、保持和更新；

b)向最高管理者报告有机产品管理体系的业绩，包括改进的需求；

c)在整个组织内促进满足顾客要求的意识的形成；

d)就有机产品及质量管理体系有关事宜的对外联络。

2.2.3内部检查员

a)配合认证机构的检查和认证工作；

b)对照国家有机标准要求，对本公司的质量管理体系进行检查，并对违反本部分的内容提出修改意见；

c)对本公司追踪体系的全过程确认和签字；

d)向认证机构提供内部检查报告。

2.2.4办公室

a)负责公司的行政管理、人事管理、后勤、部门行政协调、档案管理。

b)做好公司对外接待、攻关和协调工作；

c)负责公司有机产品生产管理相关的协调和监督工作；

d)计划、组织安排人员的培训； 

e)负责收集有机产品信息、制定公司产品生产技术标准；

f)负责公司信息管理，收集有机产品信息、制定公司产品生产技术标准；

g)负责管理性文件的发放、归档和标识工作；

h)负责产品销售过程中，满足顾客的需求，及时反馈客户的投诉意见及解决方案；

i)严格履行同客户签订的合同；

j)负责收集客户对企业产品及服务质量的信息调查、评估；

k)负责组织重大产品安全问题的分析、评审和处理，及严重不合格品的评审。

2.2.5技术部

a)负责严格按照相关有机生产规程组织生产；

b)负责有机生产技术指导和监督；

c)负责生产的监督管理；

d)负责生产用具的校验工作；

e)负责指导有机生产记录的填写等。

2.2.6有机种植基地

a)严格按照相关有机种植规程、制度要求进行生产；

b)负责做好从种苗的引进、施肥、病、虫、草害、收获等农事记录；

c)负责生产批次的执行。

 d)严格按照相关规程和标准进行瓯柑的种植、管理、收获等工作；

e)做好相应预防措施，避免所辖范围有机种植地块受到常规或外界有机禁用物质的污染，保护环境；

f)认真、及时做好生产相关管理记录；    

2.2.7库房

a)负责库存产品的保存，避免有机产品受到污染。

b)负责有机产品出入库记录的填写与保持。

2.2.9销售部

a)负责有机产品销售，满足顾客的需求；

b)负责有机产品运输保护；

c)负责有机标识的管理；

d)严格履行同客户签订的合同；

e)负责收集客户对企业产品及服务质量的信息调查、评估；

f)负责及时反馈客户的投诉意见及解决方案。

       第五章   有机生产计划

1目的

为了实现有机瓯柑的生产，有计划的进行生产和管理，特制定本计划。

2 有机瓯柑种植计划

有机种植基地共429.91亩，由公司自主筹建，按有机方式进行有机生产和管理，相互学习监督，统一管理、统一销售。

基地位于沿海区，自然环境良好，植物物种丰富，自我修复能力较强。有机瓯柑树龄均在5年以上，基地内不存在转基因苗木。我公司自2007年11月1日按照有机方式管理以来未使用任何化学合成和禁用的化肥、农药等农业投入品。施用有机肥，采用农业综合防治法、物理防治法、生物防治法进行瓯柑病虫害的防治。2008年申请认证的有机瓯柑预计产量为4吨/亩，共1692吨。

3有机瓯柑销售计划

有机瓯柑计划均以鲜货出售，目标市场主要为国内各大城市。

第六章   内部检查

1目的和适用范围

为验证本系统内有机管理体系是否规范要求，体系是否得到有效实施、保持和改进，特编制本文件。

2职责和权限

2．1内审员负责内部检查的策划。

2．2办公室负责组织、管理、实施内部检查。

2．3有机管理系统内相关部门及人员负责配合内部检查。

3控制要求

3.1内部检查

3.1.1内部检查计划

3.1.1.1办公室负责编制《年度内部检查计划》，生产管理者批准，每年至少进行一次内部检查（内部检查的时间间隔不超过12个月），并要求覆盖全部有机管理系统。另外出现以下情况时应及时组织内部质量检查。

a)出现重大事故，或顾客对产品连续投诉；

b)发现有机产品数量大于原料数量；

c)外部检查之前。

3.1.1.2年度内部检查计划要求

a)检查目的、范围、依据和方法；

b)受检查部门的检查时间；

c)每一年度内的内部检查必须覆盖有机体系生产、管理部门和有机生产各个环节。

3.1.2内部检查的实施

3.1.2.1检查前的准备

内部检查应由与受检查部门无直接关系的人员进行,内部检查员必须经培训、考核合格后才具备资格。内部检查组长负责编制《内部检查实施计划》计划要求如下：

a)检查目的、依据、范围、方法；

b)内部检查的工作安排

c)检查组成员

d)检查时间

e)检查部门及引用标准及条款

f)预定时间，持续时间

g)首次、末次会议时间

3.1.2.2在了解受检查部门的具体情况后，内部检查组长组织编写《内部检查表》，确保要求无遗漏，检查能顺利进行。

3.1.2.3首次会议

a)参加会议人员：生产管理者、内部检查组成员及部门负责人，并在《会议登记表》上签到。

b)会议内容：组长介绍内审的目的、范围、依据、方式、组员和内审日程安排等事项。

3.1.2.4现场检查

a)内部检查员依据内部检查表进行现场检查，并在检查表中记录体系运行的真实情况；

b)内部检查时检查员不应检查自己的工作，要公正而又客观地对待所发现的问题。

3.1.2.5内部检查报告

现场检查结束后，检查组内召开会议，综合评价检查结果，确认不合格项，并形成书面《不符合报告单》，经相关部门领导确认。

3.1.26检查结束后，检查组长完成《年度内部检查计划》《内部检查实施计划》、《内部检查表》、《会议登记表》、《不符合报告单》、《内部检查报告》，交生产管理者。

3.1.2.7末次会议

a)参加人员：领导层、内部检查组成员，与会者签到，并保留会议记录，由检查组长主持会议。

b)会议内容：内部检查组长重申检查目的，宣读不符合报告，宣读《内部检查报告》，提出完成纠正措施的要求及日期，由组织领导讲话。

3.1.3内部检查后跟踪

各相关部门收到责任内的《不符合项报告单》后进行原因分析并制定纠正/预防措施处理单，经部门领导确认后实施，内部检查员负责对实施结果跟踪验证，并报告验证结果。

第七章   跟踪审查

1目的和适用范围

严格控制投入物和生产批号，使整个生产过程符合有机生产要求，并对有机产品从原材料购入到成品的贮藏、销售全过程跟踪审查，特编制本文件以控制采购物品和生产可追踪。

2职责

2.1各部门负责相关记录的填写；

2.2各基地负责生产记录和生产批号的加贴，做好相关记录；

2.3销售部负责产品销售记录。

3控制程序

3.1产品批次号

原料采收后，直接存放库房，标明批次号。公司建立统一的生产批号编码原则，并能保证生产批号的唯一性，以实现产品生产全部过程的追溯。

以采摘日期和基地编号作为产品批次号，如：2007年12月20日在01号基地采收的有机产品的批次号为2007-12-20－01。

3.2生产记录

公司应严格按照实际原材料的采收、有机生产、成品的贮藏情况进行记录，并保存记录，作为提供符合有机作业要求的证据。

3.4销售记录

销售部负责做好销售记录，应包括：日期、产品名称、批次号、经销商信息等。

第八章   文件管理

1目的和适用范围

对有机管理体系所要求的文件进行控制，确保各相关场所使用文件均为有效版本。适用于有机管理系统的所有使用文件。

2权责

2.1各级文件编制/检查和批准权限

3.1文件类型

3.1.1内部文件

一级文件——有机管理手册

二级文件——基地管理技术规程、记录表单、地图、图纸等

3.1.2外来文件----适用标准、相关法律法规、上级来文等；

3.2文件分发/回收/保存作业

3.2.1办公室分发/回收体系文件时填写《文件发放/回收记录》，对有机管理体系文件进行统一管理。

3.2.2回收，文件经修改或废止时，旧版文件一律由办公室回收，并将回收情况在《文件发放/回收记录》中注明，回收时需注意其数量及完整性，确保在使用处获得相应文件的有效版本。若有丢失情形，需由丢失部门负责人签名确认。

3.3文件的更改/作废

3.3.1文件的更改、作废应由提出人填写《文件更改记录表》，经部门主管检查后，按如下权限执行。

3.4文件保存/销毁

3.4.1保存

A、现行的受控文件由办公室在《现行受控文件清单》中记载，以鉴别最新版本。

B、因某种原因需保留作废文件，应在作废文件上加盖“作废保存”章。

C、各部门文件都必须妥善保存防止损坏。

3.4.2销毁

由各部门回收的旧版作废文件由办公室集中处理，并保存《保留作废文件登记表》，各部门不得保留旧版作废文件。

3.5文件编码方式

级别文件代号缩写规则：有机管理手册——SC；有机内部规程——GC

3.5.1有机管理手册编码

公司名称代号/级别文件代号-年号，例如：HJ/SC -2007，表示公司2007年发布的有机管理手册。

3.5.2有机内部规程编码

公司名称代号/级别文件代号-年号，例如：HJ/GC -2007，表示公司2007年发布的有机内部规程。

3.5.3记录编码

公司名称代号/主要使用部门代号-记录编号/版次。例如：HJ/BGS-01/A，表示办公室使用的A版01号记录。

部门代号：办公室—BGS；技术部—JS；销售部—XS。

3.5.4文件版次

在级别文件代号后加上大写英文字母A，B，C。

3.5.5文件的修改状态

文件的修改状态在文件的序列号后加上拉丁字Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ…表示修改次数，Ⅰ表示第一次修改，Ⅱ表示第二次修改等等依次类推,未修改用0表示。

3.6外来文件管理

办公室负责收集与产品有关及有机生产管理有关的国家标准、行业标准、法律、法规等的最新版本，统一编号登记《外来文件清单》，并分发到相关使用部门，同时对旧文件收回。

3.7文件的定期审查

    为保持文件的适宜性，办公室每年管理评审前应组织相关部门对文件的适宜性进行评审，必要时予以修改。

3.8文件管理规定

3.8.1文件的受控状况

  文件分为“受控”和“非受控”两大类。

与有机体系运行紧密相关的文件为受控，对这些文件的编制、检查、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收及作废等均应受到控制，由各主管部门按规定执行，所有受控文件必须在该文件封面加盖受控状态的印章，并注明分发号。

3.8.2所有受控文件不得外借和涂改，特殊情况除外,所有受控文件的使用部门，严禁自行复印流通。

3.8.3为顾客或其他要求提供证明其有机保证体系的文件控制不受上述要求进行。

第九章   记录管理

1目的和适用范围

对有机管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据。适用于为证明产品、过程符合要求及有机管理体系有效运行的记录。

2权责

2．1办公室负责统一监督、管理全公司的有机管理体系记录。

2．2各部门负责收集、整理、保管本部门的记录。

3 工作程序

3.1 记录的标识

    各部门负责对本部门各种记录进行编号，以便于识别与查找。记录的编号按《文件控制》中要求执行。

3.2 记录的填写：

3.2.1各项目的质量记录应及时、真实、完整、清晰填写，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去。

3.2.2记录如因笔误或计算错误要修改原数据，采用杠改，并由更改人签名。 

3.3 记录编制

3.3.2办公室负责编制有机管辖范围内的《记录清单》，将所有与有机管理体系有关的记录汇总，包括名称、编号，保存期限等内容，交有生产管理者检查，并汇总备案记录的原始样本。

3.4记录领用

各部门需用到的记录，向办公室领取空白表格后自行复印。且对本部门质量记录进行汇总，编写部门《记录清单》。

3.5 分类及归档：依记录性质分类，由原部门依日期先后归档，以备查询。各部门按规定的期限保存记录，保存5年以上的记录交办公室保存，以避免损坏变质及丢失。

3.7 记录的处理

记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由办公室填写《文件销毁申请》交生产管理者检查，报会长批准，由办公室负责销毁。

第十章   客户申/投诉处理程序

１目的和适用范围

保护消费者权益，及时反馈消费者对有机产品的申诉、投诉并能及时分析原因，纠正预防，制定此文件。适用于顾客对单位产品申诉、投诉的处理，产品的召回。

2职责

销售部负责与顾客联络，组织处理顾客投诉，负责保存相关服务记录。

3控制程序

3.1申/投诉信息的收集、分析与处理

3.1.1销售部负责监控顾客信息，作为对有机管理体系业绩目标的考核。

3.1.2对顾客以面谈、信函、电话、传真等方式进行的咨询、提供的建议，销售部负责解答记录、收集；暂时未能解答的，要详细记录并与有关部门研究后予以答复。

3.1.3各层人员有责任将外界对我公司有机产品的评价信息及时向生产管理者反映，及时掌握市场动态和顾客需求的动向。

3.2处理

3．2．1销售部根据申诉/投诉提供的线索，组成调查组对反映的情况进行调查核实，充分了解申/投诉的关注点，对重大的申/投诉并将《申诉／投诉受理通知》以书面形式通知到投诉人或有关方。

3．2．2调查组根据了解到的信息做出申/投诉处理意见，报办公室，予以解决，对重大申诉/投诉有公司会长负责处理。

3．2．3争议

如申/投诉方对处理意见有争议，可申请公司有关部门仲裁。

3．3产品的召回

3.3.1当发现交付后的产品出现安全质量问题时，销售部应立刻追溯产品的发往地及客户/经销商，通知客户/经销商追回整批产品。

3.3.2对无法追回的，由销售部在当地的媒体上宣传要求追回产品。

3.3.3退回的产品由村级基地进行原因分析，并提出处理的方案。

3.3.4处理方案经生产管理者审阅批准后执行，并做好《产品召回记录》。