管理制度编写规定

1 目的

为了规范公司各项管理制度的编写制订工作，促进公司制度化建设，不断提高企业管理水平，特制定本规定。

2 适用范围

本文件规定了公司各类管理制度的制定原则、管理制度的构成、编写要求。

本规定适用于公司各部门各项管理制度的编制。

3 管理制度分类

公司各类管理制度按照管理要求和层次分为三类：第一类为制度，第二类为规定、办法或程序，第三类为实施细则。

制度：由公司制定和发布，要求下属全体成员共同遵守的行动准则和办事规则，在整个公司内部执行。分岗位性制度和法规性制度。

规定、办法或程序：由主管某方面工作的职能部门作出，公司发布。为贯彻执行某专项工作而作出，在一个以上部门执行，内容具体，方法、措施详细。执行范围较制度狭小。

实施细则：由部门依照公司制度、规定、办法或程序编制，具有依附性和补充性。是制度，规定、办法或程序的详细实施步骤。其中，比较重要，涉及一个以上部门的也可由公司发布。

本规定中，以上三类，统称为管理制度。

4 管理制度编写的基本要求

4.1 合法性

管理制度应贯彻国家有关、法令和法规，与同级有关制度规章相协调，下级制度不得与上级制度相抵触。

4.2 指导性

管理制度对工作具有指导和强制作用，并实现工作程序的规范和程序化。

4.3 准确性

管理制度的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨，避免产生不易理解或不同理解的可能性。

4.4 统一性

管理制度中的术语、符号、代号应统一，并与其它的相关管理制度一致，已有国家标准的应采用国家标准。同一概念与同一术语之间应保持唯一对应关系，类似部分应采用相同的表达方式与措辞。

5 管理制度的结构

5.1 内容划分

管理制度一般由名称、目的、范围、规范性引用文件、关键词语解释、职责、管理内容和方法、报告和记录、其它、终结线、编写标注栏及附录（或附件）等部分组成。部分内容为可选。

5.2 层次的描述和编号

管理制度内容的格式可分为分章列条式写法和条款式写法两种。

5.2.1 分章列条式写法

该种写法适用于内容复杂，层次较多的管理制度的编写。特点是将全文分为多层章和条，如“第一条”、“ “第二条”…来表示大项，用“一、二、……”来表示大项下的小项，用“1、2、……”来表示小项下的款，对重要而完整的段落另加设“第一章、第二章、……”,各章条分段。

5.2.2 通篇分条式写法

这种写法直接分章、条，没有“第×章”、“第×条”字样，适用于内容比较普遍的管理制度的编写。

应使用阿拉伯数字从１开始对章编号。编号应从“目的”一章开始，一直连续到附录之前。每一章均应有标题。标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。章分各条，应使用阿拉伯数字对条编号。第一层次的条（例如5.1、5.2等）可分为第二层次的条（例如5.1.1、5.1.2等），一般情况下宜分到第三层次（例如5.1.1.1、5.1.1.2等）。

同一层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。例如，第10章的条文中，如果没有10.2条，就不应设10.1条。

5.3 编号原则

管理文件的编号按照如下格式：

JLSH-××－××××.××××

部门代码，为部门汉字首字母缩写，为两位。

6 管理制度排版的格式要求

6.1 幅面、页边距

幅面采用A4幅面（210mm×297mm）。页边距的设置：上、下边距各为2.54cm,左、右边距各为3.17cm。

6.2 名称

管理制度名称用三号黑体加粗水平居中排，置于首页版面上部。单位名称与其它要素分行，行间距单倍行距。

名称以下与正文之间要空一行。

6.3 章、条、段 

章、条的编号顶格排，编号与标题或文字之间空一个字的间隙。章的标题占两行。段的文字左起缩进两个字起排。章的编号及标题用小四号宋体加粗排，文本段前、段后为0.5行。条的标题及条、段的内容用小四号宋体排，文本段前、段后为0行。

6.4 图、表

管理制度中每个图、表均应有图题或表题并从1开始予以编号。即使只有一个图、表时也应编号。

表的编号和表题应置于表上方的居中位置，用小四号宋体加粗排。表内文字内容用五号宋体排。

图的编号和图题应置于图下方的居中位置，用小四号宋体加粗排。图内文字可用五号或小五号宋体排。

6.5 终结线

终结线置于管理制度正文的最后一条之下空一行，为一居中粗实线，长度宜为版面宽度的四分之一。终结线不能另起一页编排。

6.6 附录（或附件）

附录（或附件）编号以及附录（或附件）标题，每项各占一行，附录（或附件）编号用五号宋体,置于版心左上侧,附录（或附件）标题用四号宋体加粗，于附录（或附件）条文之上居中位置。

附录（或附件）应另起一面，以后各个附录（或附件）通常另起一面。如果有多个较短的附录（或附件），也可接排，接排的附录（或附件）之间距离宜大于20mm。

管理制度中如果同时存在附录和附件时，附件应排在附录之前。

7 管理制度的起草

7.1 名称

名称为必备要素，它应置于管理制度正文首页。

名称的结构为“管理制度主题”。制度名称除采用“管理制度”以外，也可采用管理活动的主题与“规定”、“办法”、“程序”等，例如：合同评分程序、宿舍管理办法、安全检查制度等。名称力求简练，并应明确表示出管理制度的主题，使之与其它管理制度相区分。

7.2 目的

目的为必备要素，它应置于每项管理制度正文的起始位置。编写目的之陈述应使用“为了……，制定本制度（本规定、本办法、本程序……）”。

7.3 范围

范围为必备要素，它应置于“目的”之后。范围包括管理制度内容范围及其实施范围。如果管理制度名称中已包含其内容范围，可只陈述其实施范围。

7.4 关键词语解释

关键词语解释为可选要素。当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，宜对这些词语加以解释说明。

7.5 职责

职责为可选要素。当管理制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成且需要界定他们的职责时，应明确加以说明。必要时，即使管理制度中的事项只需一个部门完成，也可明确其职责。

7.6 管理内容和方法

管理内容和方法是管理制度的主体内容，可用一章或若干章予以表述。

7.7 其他

其他为必备要素，应作为每项管理制度正文的最后一章。在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门、实施时间。当与现行管理制度相冲突时，应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：

——××制度自本制度实施之日起即行废止。

——现行制度与本制度有抵触的，以本制度之规定为准。

——现行制度中与本制度之规定不相符的，应参照本制度予以修改。

7.8 终结线

　　在管理制度最后一个条款之后应有终结线。

7.9 编写标注栏

编写标注栏为必备要素，表述内容包括管理制度名称、文件编号、制定人、审核人、批准人、版本、页码、发布日期。

编写标注栏置于管理制度页眉处。

7.10 附录（或附件）

附录（或附件）为可选补充要素，主要是帮助理解管理制度的内容，以便正确贯彻执行。附录的主要内容由下面列项中的一项或几项组成：

——范例；

——管理制度中所引用的参考性文献资料或目录；

——管理制度中所引用的法规名称；

——管理制度中所引用的专业术语解释或系统介绍。

——表格式样或图例；

附录（或附件）中的图表编号与正文中的图表编号应分别采用不同的编号方法。

8 其他

8.1 对于管理制度编写未作说明部分依通行惯例处理，本规定不作特别要求。

8.2 本规定由质量安全管理部负责解释。

8.3 本规定自发布之日起生效执行。