照片档案管理办法

为加强和规范企业照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，为企业生产建设和发展服务，制定本规范

一、归档范围

1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

2、领导人和著名人物参加本公司的重大公务活动的照片。

3、本公司组织或参加的重要外事活动的照片。

4、本公司建设项目的开工、竣工典礼照片。

5、其他具有保存价值的照片。

二、收集要求

1、对属于归档范围的照片，应按规定定期向本单位综合档案室归档，任何单位或个人不得据为已有。

2、对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档，主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整，未加修饰剪裁等特点。

3、底片、照片、说明应齐全。

4、底片与照片影像应一致。

5、照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。

三、收集时间

1、对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年度。

2、照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经主管领导同意可以提前或延迟移交。

四、照片档案的整理

1、整理原则

照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。

2、保管期限

保管期限是按照片、底片价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。

3、底片的整理

（1）底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管限期代码、张号组成。其格式如下：

全宗号——保管期限代码——张号

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

保管期限代码：分别用“1、2、3、”对应代表永久、长期、短期。

张号：在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。

（2）底片号的登录

宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处，不得影响画面，也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳面片边处，不得污染胶片。底片登录顺序应与照片登录顺序保持一致。

4、照片的整理

（1）照片的分类

应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。

（2）照片的排列

在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册应同时考虑不同保密等级照片的定位。

（3）照片的编号

照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号组成或全宗号、保管期限代码、张号。

（4）照片的入册

将照片按照分类、排列顺序固定在芯页上，组成照片册；对放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照照片号顺序排列。

5、目录的编制

照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录。

6、照片档案的保管

底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作，使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。

 底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。采用防火材料制作，对贮存柜架进行排列时，应保证空气流通，干燥。