会计电算化-系统管理与基础设置(实验一_二)

功能概述

系统管理的主要功能是对用友ERP—U8管理系统的各个产品进行统一的操作管理和数据维护。主要包括以下内容：

账套管理：账套指的是一组相互关联的数据，每一个企业（或每一个核算部门）的数据在系统内部都体现为一个账套。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。

年度账管理：在用友ERP—U8管理系统中，每个账套里都存放有企业不同年度的数据，称为年度账。年度账管理包括年度账的建立、引入、输出和结转上年数据，清空年度数据等。

操作员及其权限的集中管理：为了保证系统数据的安全与保密，系统管理提供了操作员及其权限的的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所包括的各个子系统的操作进行协调，以保证各负其责。操作员及其权限的管理主要包括设置用户、定义角色及设置用户功能权限。

一个账套可以由多个子系统组成，这些子系统共享公用的基础信息。在启用新账套时，应根据企业的实际情况及业务要求，先手工整理出一份基础资料，而后将这些资料按照系统的要求录入到系统中，以便完成系统的初始建账工作。基础设置的内容较多，主要包括部门档案、职员档案、客户分类、客户档案、供应商分类及供应商档案等。

实验目的与要求

系统学习系统管理和基础设置的主要内容和操作方法。要求掌握系统管理中设置操作员、建立账套和设置操作员权限的方法；掌握基础设置的内容和方法。熟悉账套输出和引入的方法。

教学建议

   系统管理和基础设置是学习和ERP财务管理系统的基础，学习时要结合财务管理软件的主要功能和操作方法，联系会计工作的内容和计算机处理会计业务的特点，学懂弄清ERP管理系统中财务管理系统的工作原理，明确系统管理与基础设置对日常工作的影响。

实验一  系统管理

实验准备

安装用友ERP-U8，将系统日期修改为“2003年1月31日”

实验要求

1．设置操作员

2．建立账套(不进行系统启用的设置)

3．设置操作员权限

4．设置备份计划

5．将账套修改为有“外币核算”的账套

实验资料

1．操作员及其权限

账套号：300

单位名称：北京华兴股份有限公司

单位简称：华兴公司

单位地址：北京市海淀区花园路甲l号

法人代表：杨文

邮政编码：100088

税号：100011010266888

启用会计期：2003年1月

企业类型：工业

行业性质：新会计制度科目

账套主管：周健

基础信息：对存货、客户进行分类

分类编码方案：

科目编码级次：4222

客户分类编码级次：123

地区分类编码级次：122

部门编码级次：122

存货分类编码级次：122

收发类别编码级次：l2

结算方式编码级次：l2

3．自动备份计划

计划编号：2003-1

计划名称：300账套

备份类型：账套备份

发生频率：每月

发生天数：3l

开始时间：14点

有效触发：2

保留天数：0

备份路径：D：＼学号+姓名\账套备份

账套：300华兴公司

实验指导

1．设置操作员

设置操作员的工作应由系统管理员(Admin)在“系统管理”功能中完成。

操作步骤：

(1)单击“开始”按钮，依次指向“程序” | “用友ERP-U8”| “系统服务” | “系统管理”，打开“系统管理”窗口。

(2)在“系统管理”窗口中，单击“系统”|“注册”，出现“注册系统管理”对话框。

(3)在“注册系统管理”对话框中，确保操作员为“Admin”，单击“确定”按钮。

(4)单击“权限” |“用户”，打开“用户管理”对话框。

(5)在“用户管理”对话框中，单击“增加”按钮，出现“增加用户”对话框，录入编号“001”、姓名“周健”、口令及确认口令“00l”、所属部门“财务部，单击“账套主管”前复选框，选中账套主管。如图1-1-l所示。

图1-1-1设置操作员

(6)单击“增加”按钮。依此方法依次设置其他的操作员。

提示：

·只有系统管理员(Admin)才有权在“系统管理”中设置用户。

·系统管理员(Admin)无预设口令，即系统管理员(Admin)的初始口令为空。在实际工作中应及时为系统管理员(Admin)加设口令，而在教学过程中，由于多人共用一套系统，为了避免由于他人不知道系统管理员(Admin)口令而无法以系统管理员(Admin)身份进入系统管理功能的情况出现，因此，建议在教学中不给系统管理员(Admin)加设口令。

·用户可以在设置角色前设置，也可以在设置角色后设置。

·在设置用户时可以直接指定所设操作员分别属于哪一角色。如：周健的角色为“账套主管”、王东的角色为“总账会计”。

·由于系统中已经为预设的角色赋予了相应的权限，因此，如果此时在设置操作员时就指定了相应的角色，则其就已经拥有了该角色的所有权限，如果该用户所拥有的权限与该角色的权限不完全相同可以到“权限”功能中进行修改。

·初次使用本系统时，由于建立账套时需指定本账套的账套主管，因此可以先将担任本账套的账套主管的操作员在操作员设置中设置。而其他操作员既可以在建立账套前设置，也可以在建立账套后设置。

·操作员的所属角色可以在设置操作员时设置，也可以在设置角色并给相应角色赋权后再指定该用户的所属角色，以便使其直接拥有该角色的相应权限。

·用户的设置是在用户功能中的增加状态中完成的，每增加一位用户后，单击 “增加”即为保存。    

·由于用户编号不允许重复，不允许修改，因此在多人共用一套系统练习时，可以自行设置操作员的编号(操作员编号最大为1O位数字)。

·用户被启用后将不允许删除。

 2．建立账套

    建立账套的工作应由系统管理员(Admin)在“系统管理”功能中完成。包括设置账套信息、单位信息、核算类型、基础信息及确定分类编码方案和数据精度。

 操作步骤：

(1)在系统管理窗口中，单击“账套”|“建立”，打开“账套信息”对话框。

(2)录入账套号：300,账套名称“华兴公司”。如图1-1-2所示。

图1-1-2 账套信息

提示：

·账套号用以标识该账套，可以自行设置三位数字，但不允许与已存账套的账套号重复，账套号设置后将不允许修改。

·如果所设置的账套号与已存账套的账套号重复，则无法进入下一步的操作。

·账套名称用以标识该账套，它将与账套号一起显示在系统正在运行的屏幕上。 账套名称可以自行设置，并可以由账套主管在修改账套功能中进行修改。

·系统默认的账套路径是“C：＼U8SOFT＼Admin”。可以进行修改。

·建立账套时系统会将启用会计期自动默认为系统日期，应注意根据所给资料修改，否则将会影响到企业的系统初始化及日常业务处理等内容的操作。

（3）单击“下一步”按钮，打开“单位信息”对话框。   

(4)录入单位信息。如图1-1-3所示。

图1-1-3 单位信息

提示：

·单位信息中只有“单位名称”是必须录入的。

·单位名称应录入企业的全称，以便打印时使用。

（5）单击“下一步”按钮，打开“核算类型”对话框。

(6)单击账套主管栏下三角按钮，选择“周健”。如图1-l-4所示。

图1-1-4 核算类型

提示：

·默认机内预置的本币代码及本币名称。

·默认系统提供的企业类型为“工业”，行业性质为“新会计制度科目”。

·行业性质将决定系统预置科目的内容，必须选择正确。

·账套主管应按企业的情况选择。如果欲设置为账套主管的操作员还未在用户设置中设置，则应在用户设置中先补充设置后再开始建立账套，或者也可以先选择一个操作员作为该账套的主管，待账套建立完成后再到权限功能中修改账套主管的设置。

·默认按行业性质预置科目。

(7)单击“下一步”按钮，打开设置“基础信息”对话框。

(8)在“基础信息”对话框中，分别单击选中“存货是否分类”及“客户是否分类”前复选框。如图l-l-5所示。

图1-1-5 基础信息

提示：

·本企业要求对存货、客户进行分类。即不对供应商进行分类，且无外币核算。

·是否对存货、客户及供应商进行分类将会影响到其档案的设置。有无外币核算则将会影响到基础信息的设置及日常业务处理的有无外币的核算内容。

·如果对基础信息设置错误，可以由账套主管在修改账套功能中进行修改。

(9)单击“完成”后单击“创建账套”对话框中的“是”按钮，打开“分类编码方案”对话框。

(10)按所给资料修改分类编码方案。如图1-1-6所示。

图1-1-6 分类编码方案

提示：

·编码方案的设置，将会直接影响到基础信息设置中其相应内容的编码级次及每级编码的位长。   

(11)单击“确认”进入“数据精度定义”对话框。

提示：

·默认机内预置的数据精度的设置。

(12)在“数据精度定义”对话框中单击“确认”后，出现“创建账套”的提示

    对话框。如图1-1-7所示。

图1-1-7 启用账套提示

提示：

·此时可以直接进行“系统启用”的设置，也可以单击“否”先结束建账过程，之后在企业门户中的基础信息中再进行设置。

(13)单击“否”，结束建账过程。

3．设置操作员权限

    设置操作员权限的工作应由系统管理员(Admin)或该账套的主管，在“系统管理”功能中的权限功能中完成。在权限功能中既可以对角色赋权又可以对用户赋权。如果在设置账套时已经正确地选择了该账套的主管，则此时可以查看，否则，可以在权限功能中重新选择账套主管。如果在设置用户时已经指定该用户的所属角色，并且该角色已经被赋权，则该用户已经拥有了与该角色相同的权限，如果经查看后发现该用户的权限并不与该角色完全相同，则可以在权限功能中进行修改，如果在设置用户时并未指定该用户所属的角色，或虽已指定该用户所属的角色，但该角色并未进行权限设置，则该用户的权限则应直接在权限功能中进行设置，或者应先设置角色的权限后再设置用户并指定该用户所属的角色，则该用户的权限就可以事先确定了。

首先，查看周健是否是300账套的账套主管。

操作步骤：

(1)在“系统管理”窗口中，单击“权限”|“权限”，打开“操作员权限”对话框。

(2)在“操作员权限”对话框中，选中“001”号操作员“周健”。

(3)在“账套主管”的下拉列表框中选中“300“账套。如图1-1-8所示。

图1-1-8 操作员权限

提示：

·只有系统管理员(Admin)才有权设置或取消账套主管。而账套主管则有权对所管辖账套进行各子系统的权限设置。

·设置权限时应注意分别选中“用户”及相应的“账套”。

·如果此时查看到“300”账套主管前的复选框为未选中状态，则可以单击该复选框将其选中，设置该用户为选中账套的账套主管。

·账套主管拥有该账套的所有权限，因此无需为账套主管另外赋权。

其次，为王东赋权。

操作步骤：

(1)在操作员窗口中，选中“002”号操作员“王东”。

(2)在“账套主管”的下拉列表框中选中“300”账套。

(3)单击“修改”按钮，打开“增加和调整权限”对话框。

(4)在“增加和调整权限”对话框中，单击“(GL)总账”前的复选框。

(5)再单击“(GL0209)恢复记账前状态”前的复选框。如图l-l-9所示。

(6)单击“确定”。

图1-1-9增加和调整权限

提示：

·如果在设置用户时已经指定王东为“总账会计”的角色，并且系统中已经赋予了“总账会计”以相应的权限，则此时王东应该已经拥有了总账系统的全部操作权限，而此时并不能看到王东的总账会计的权限，因此，要想修改王东的权限则只能重新以修改的方式设置其所拥有的权限。

最后，为张平赋权。

操作步骤：

(1)在操作员窗口中，选中“003”号操作员“张平”。

(2)在“账套主管”的下拉列表框中选中“300”账套。

(3)单击“修改”按钮，打开“增加和调整权限”对话框。

(4)在“增加和调整权限”对话框中，单击“(GL0203)出纳签字”前的复选框，

    再单击“(GL04)出纳”前的复选框。如图1-l-10所示

图1-1-10 增加和调整用户权限

(5)单击“确定”。

提示：

·如果在设置用户时已经指定张平为“出纳”的角色，并且系统中已经赋予了“出纳”以相应的权限，则此时张平应该已经拥有了总账系统中出纳的全部操作权限。

·如果在设置用户时并未指定张平为“出纳”的角色，则可以采用我们现在所采用的增加的方法，增加张平的出纳权限。

4．设置备份计划

  设置备份计划的工作应由系统管理员(Admin)在“系统管理”的“系统”|“设置备份计划”功能中完成。

操作步骤：

(1)在D盘中新建“账套备份”文件夹。

(2)在“系统管理”窗口中，单击“系统”|“设置备份计划”，打开“备份计划设置”对话框。

(3)单击“增加”按钮，打开“增加备份计划”窗口。

(4)录入计划编号“2003-l”，计划名称“300账套”，单击“发生频率”栏下三角按钮，选择“每月”，在“开始时间”栏录入“14：00：00”，在“发生天数”栏录入或选择“3 1”，单击“备份路径”栏按钮，选择D:\账套备份”文件夹。

(5)单击“300华兴公司”前的复选框。如图l-l-11所示。

图1-1-11增加备份计划

(6)单击“增加”按钮，保存备份计划设置，单击“退出”按钮退出。

5．修改账套

修改账套的工作应由账套主管，在“系统管理”的“账套” |“修改”功能中完成。

操作步骤：

(1)在“系统管理”窗口中，单击“系统”|“注册”，打开 “注册系统管理”对话框。

提示：

·如果此时已由其他操作员注册，则应先注销其他操作员后再注册。

(2)录入操作员“001”(或周健)，密码“001”，单击“账套”栏下三角按钮，选

择“300华兴公司”。如图l-l-12所示。

图1-1-12 注册企业门户

(3)单击“确定”按钮，打开由300账套主管注册的“系统管理”窗口。

(4)在“系统管理”窗口中，单击“账套”|“修改”，打开“修改账套”对话框。

(5)单击“下一步”按钮，打开“单位信息”对话框。

(6)单击“下一步”按钮，打开“核算类型”对话框。  

(7)单击“下一步”按钮，打开“基础信息”对话框。

(8)单击“有无外币核算”前的复选框。如图l-l-l3所示。

(9)单击“完成”按钮，出现“确认修改账套了吗?”对话框。

(10)单击“是”按钮，并在“分类编码方案”和“数据精度定义”窗口中分别单击“确认”按钮后确定修改成功。

图1-1-13  基础信息

  6．账套备份

账套备份的工作应由系统管理员(Admin)，在“系统管理”的“账套”|“输出”

功能中完成。    。

  操作步骤：

  (1)在D盘中新建“300账套备份”文件夹，再在“300账套备份”文件夹中新建“(1)建立账套”文件夹。

  (2)由系统管理员(Admin)注册系统管理，在系统管理窗口中，单击“账套”|“输出”，打开“账套输出”对话框。

  (3)击“账套号”栏下三角按钮，选择“300华兴公司”。

  (4)单击“确认”按钮，打开“选择备份目标”对话框。

  (5)在“选择备份目标”对话框中，打开D盘中“300账套备份”文件夹中的“(1)建立账套”文件夹。如图l-l-14所示。

  (6)单击“确认”按钮。

  (7)出现“账套备份完毕”对话框，单击“确定”按钮。

提示：

  ·账套输出功能可以分别进行“账套备份”和“删除账套”的操作。

  ·只有系统管理员(Admin)有权进行账套输出。

  ·正在使用的账套可以进行“账套备份”而不允许进行“删除账套”

  ·备份账套时应先建立一个备份账套的文件夹，以便将备份数据存放在目标文件夹中。

图1-1-14 选择备份目标

·对于不再需要的账套，可以使用账套输出功能进行删除。删除的方法是，在账套输出功能中选中要删除的账套后，将“删除当前输出账套”复选框选中，当输出完成后系统提示“真要删除该账套吗?”，单击“是”按钮则可以删除该账套。

实验二  基础设置

实验准备

  已经完成了实验一的操作。可以引入D盘中“300账套备份”文件夹中“(1)建立账套”的备份数据，或引入光盘中的“备份账套＼300-l-1”。将系统日期修改为“2003年1月31日”。

实验要求

1．在“企业门户”中启用“总账”系统(启用日期为2003年1月1日)

2．设置部门档案

3．设置职员档案

4．设置客户分类

5．设置客户档案

6．设置供应商档案

7．设置操作员王东有权对张平及周健所填制凭证的查询、删改、审核、弃审以及关闭的权限

8．利用单据设计功能将“应收单”中的“币种”和“汇率”删除

9．备份账套

实验资料

1．部门档案

  1．启用总账系统

  启用系统有两种方法，一种是在账套建立后直接启用，另一种是在企业门户的基础信息中启用。300账套并没有在账套建立后直接启用任何系统，现在在企业门户中分别启用总账、应付及应收系统。

 操作步骤

 (1)单击“开始”按钮，依次指向“程序”|“用友ERP-U8”|“企业门户”。

 (2)单击“企业门户”打开“注册企业门户”对话框。

 (3)在“注册企业门户”对话框中，录入操作员“001”(或周健)，密码“00l”，单击账套栏下三角按钮，选择“300华兴公司”。如图1-2-1所示。

 (4)单击“确定”按钮，打开“用友ERP-U8门户”窗口。   

 (5)单击“基础信息”，双击“基本信息”，打开“基本信息”窗口。

 (6)在“基本信息”窗口中，双击“系统启用”，打开“系统启用”窗口。

 (7)在“系统启用”窗口中，选中“GL总账”前的复选框，弹出“日历”对话框。

图1-2-1注册[企业门户]

(8)选中“日历”对话框中的“2003年1月1日”后单击“确定”按钮，出现提示信息：“确实要启用当前系统吗”，如图1-2-2所示。

(9)单击提示信息中的“是”按钮，完成总账系统的启用，依此方法再分别启用“应付”及“应收”系统。

图1-2-2 系统启用提示信息

提示：

·只有账套主管才有权在“企业门户”中启用系统。

·各系统的启用时间必须大于等于账套的启用时间。

2．设置部门档案

操作步骤：

(1)在“用友ERP-U8门户”的“基础信息”窗口中，双击“基础档案”，打开“基础档案”窗口。

(2)双击“部门档案”，打开“部门档案”窗口。

(3)单击“增加”按钮，录入部门编码“1”、部门名称“人事部”, 如图l-2-3所示。

(4)单击“保存”按钮。依此方法依次录入其他的部门档案。

图1-2-3部门档案

提示：

·部门档案既可以在企业门户的基础档案中进行设置，也可以在使用部门档案的其他系统中进行设置，系统中基础档案信息是共享的。

·部门编码必须符合编码规则。

·部门编码及部门名称必须录入，而其他内容可以为空。

·由于此时还未设置“职员档案”，部门中的“负责人”，现在不能设置。如果需要设置，则只能在设置完成“职员档案”后，再回到“部门档案”中以修改的方式补充设置“负责人”并保存。

3．设置职员档案

操作步骤：

 (1)在“基础档案”窗口中，双击“职员档案”，打开“职员档案”窗口。

 (2)单击左窗口中“部门职员”下的“人事部”。

 (3)单击“增加”按钮，依次录入职员编码“1”、职员名称“杨文”。  如图1-2-4所示

 (4)单击“保存”按钮。依此方法依次录入其他的职员档案。

提示：

·在录入职员档案时，职员编码及职员名称必须录入，所属部门由系统根据左窗口中所选择的部门内容直接列示，如果不是所对应职员的部门，应在删除当前所列示的部门后，单击参照按钮重新选择相应的部门后，单击参照按钮重新选择相应的部门。

图1-2-4增加职员档案

·职员编号必须唯一。

·职员所属部门只能是末级部门。

4．设置客户分类

操作步骤：

(1)在“基础档案”窗口中，双击“客户分类”，打开“客户分类”窗口。

(2)单击“增加”按钮，录入类别编码“l”，类别名称“北京地区”。如图1-2-5所示

图1-2-5 客户分类

(3)单击“保存”按钮。依此方法依次录入其他的客户分类。

提示：

·客户是否需要分类应在建立账套时确定。

·客户分类编码必须符合编码规则。

5．设置客户档案

操作步骤：

（1）在“基础档案”窗口中，双击“客户档案”，打开“客户档案”窗口。

（2）单击左窗口中“客户分类”下的“北京地区”。

（3）单击“增加”按钮，录入客户编码“0l”及客户简称“北京天益公司”。如图l-2-6所示。

图1-2-6 增加客户档案

(4)单击“保存”按钮。依此方法依次录入其他的客户档案。

提示：

·在录入客户档案时，客户编码及客户简称必须录入，所属分类由系统根据所选择的左窗口的客户分类的内容直接列示，如果不是所对应的客户分类，应在删除当前所列示的所属分类后，单击参照按钮重新选择或直接输入相应的客户分类。

·客户编码必须唯一。

·客户所属客户分类只能是末级客户分类。

6．设置供应商档案

操作步骤：

(1)在“基础档案”窗口中，双击“供应商档案”，打开“供应商档案”窗口。

(2)单击“增加”按钮，录入供应商编码“01”，供应商简称“北京无忧公司”。如图l-2-7所示。

图1-2-7增加供应商档案

(3)单击“保存”按钮。依此方法依次录入其他的供应商档案。

提示：   

·在录入供应商档案时，供应商编码及供应商简称必须录入。

·由于该账套中并未对供应商进行分类，因此所属分类为无分类。  

·供应商是否分类应在建立账套时确定，此时不能修改，如若修改只能在未建立供应商档案的情况下，在系统管理中以修改账套的方式修改。

·供应商编码必须唯一。

7．设置数据权限

操作步骤：

(1)在“用友ERP-U8门户”窗口中，双击“基础信息”中的“数据权限”，打开“数据权限”窗口。

(2)双击“数据权限设置”，打开“权限浏览”窗口。

(3)单击左侧“用户及角色”窗口中  “002王东”，再单击“授权”，打开“记录权限设置”窗口。

(4)在“记录权限设置”窗口中，单击“分配对象”栏下三角按钮，选择“用户”。

（5）再在“记录权限设置”窗口中，单击左侧窗口中的“003张平”。

（6） 单击“>”按钮，如图l-2-8所示。

图1-2-8记录权限设置

(7)依此方法再单击“00l周键”、“002王东”。单击“保存”按钮，出现“权限设置保存成功”提示窗口，单击“确定”按钮。

提示：

·必须在系统管理中定义角色或用户，并分配完功能级权限后才能进行数据权限分配。

·数据权限包括记录级权限和字段级权限。可以分别进行授权。

·可以在“数据权限控制设置”中设置可以设置的数据权限。

8．单据设计

操作步骤： 

(1)在“企业门户”|“财务会计”|“应收款管理”|“系统菜单”系统中，单击“设置”|“单据设计”，打开“单据格式设计”窗口。

(2)在“单据设计”窗口中，单击左侧“单据类型”窗口中“应收模块”一“应收单”一“显示”一“应收单显示模板”。

(3)单击“应收单”中“币种5”，单击“Delete”键，系统提示“是否删除当前选择项目”，单击“是”，删除“币种5”，再单击“应收单”中“汇率6”，单击“Delete”键，系统提示“是否删除当前选择项目”，如图1-2-9所示。

图1-2-9删除提示信息

(4)单击“是”，删除“汇率6”。

(5)单击“文件 | 退出”按钮，系统提示“模板已修改，是否保存”，单击“是”保存确认。

提示：

·单据设计既可以在应收应付款系统中进行，也可以在“企业门户”中设计。

·只有在启用了“应付”、“应收”系统或其他业务系统时，在“企业门户”的单据目录分类中才会列示与启用系统相对应的分类及内容。

·单据设计功能可以分别进行不同模块中不同单据的显示格式和打印格式的设置。

·可以分别就单据的显示格式和打印格式设置单据属性设计、表头项目设计、表体项目设计、单据项目属性设计、单据标题属性设计。

9．账套备份

操作步骤：

(1)在D盘中300账套备份文件夹中新建“(1-2)基础设置”文件夹。

(2)将账套输出至“(1-2)基础设置”文件夹中。