公文写作(四) 函、议案、会议纪要

（四）函、议案、会议纪要

**《函》：

    ——函用于不相隶属单位之间（在级别上可以是上级或平级、下级，但不属于一个机关管理范围之内）相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门（一个机关范围内，与发文机关平级）请求批准。

特点：使用范围广，多向发文；灵活方便，不拘格式（可以不要标题，这在行政公文中是独一无二的），可以写成便函（不打印，不编号）；简明扼要，讲究礼貌。注意：个人信函不是行政公文，作者必须是机关或部门、单位以及法人（即一个机关或实体的法定的第一领导人）——行政公文都是如此。

常用结语：“特此函告”，“特此函达”， “特此函达，请予函复”“请复”，“特此函复”，“此复”等。

类型：

1．去函：

1）商洽函

2）告知函

3）问答函

4）请批函

      2．复函：

要求：开门见山，直叙其事。措词得体，平等待人。  

（一）商洽函：用于商洽工作事项。

** 例文解析：

** 例文一（商洽函）：

要           领	范                                           文
**标题：   发文机关+事由+文种   （一般）事由+文种 **受文单位： **正文：事由：       事项：       结语：（略） **落款：发文单位         发文时间	××省关于请求支持恢复驻京办事处的函 北京市：     文化大前，我省在北京设立办事处，它对于沟通情况，加强联系，减少接待工作上的麻烦，促进各项工作的发展，起到了较好的作用。但是，由于林彪、“四人帮”的干扰破坏，在文化大初期被迫关团。现在根据加速社会主义现代化建设的需要，急需恢复我省驻京办事处。为此，特请给予支持，协助恢复该办事处，并希望将我省原驻北京办事处用房（前门外××街××号）拨给我们继续使用，或另行安排用房。     上述意见如何，盼予答复。                                                  ××省                                              ××××年×月×日

** 例文二（商洽函）：

要           领	范                                           文
**标题：   发文机关+事由+文种   （一般）事由+文种 **受文单位： **正文：事由：       事项：       结语：（略） **落款：发文单位         发文时间	关于本报记者进修学习的函 ××大学教务处： 为了提高我社青年记者的业务能力，我们决定抽出8名记者，到贵校新闻系脱产进修一年。从××××年×月××日开始，到×月结束。有关进修费用按上级有关文件规定缴纳。如果同意，希尽快函告。                                                     ××日报社人事处                                                   ××××年×月×日

** 例文三（告知函）：

要           领

范                                           文

**标题：   发文机关+事由+文种   （一般）事由+文种 **受文单位： **正文：事由：       事项：       结语：（略） **落款：发文单位         发文时间

国家档案局办公室、轻工业厅关于推荐使用两种圆珠笔油墨用于书写文件的函 各省、自治区、直辖市和，各省、自治区、直辖市档案局、档案馆，、国家机关（室），档案馆、中国第一、第二历史档案馆：     1983年5月30日，国家档案局就两种圆珠油墨可以用于书写文件的问题，向、作了报告，两厅领导批示同意。现报告转发给你们，请研究并逐步推荐使用322（黑）、424（纯蓝）油墨灌注的笔芯，以利今后档案的耐久保存。其中，用322黑油墨书写的文件更适合复印和缩微摄影。     关于两种圆珠笔芯的生产安排、商标设计等事项，轻工业部一轻局已于1983年12月9日函告有关单位，现将一轻局的函一并发去，供参考。     附件：（略）                                         国家档案局办公室                                           轻工业部                                     1984年1月24日

** 例文四（询问函）：

要           领

范                                           文

**标题：   发文机关+事由+文种   （一般）事由+文种 **受文单位： **正文：事由：       事项：       结语：（略） **落款：发文单位         发文时间

关于调查电教教材编制情况及今后设想的函 有关高等院校、省市自治区电教馆：     根据《第一次全国电化教育工作会议纪要》中提出的“大力抓好电教教材的建设”的要求，我局将制订1984年－1990年电教教材编制规划，为此，请你单位予以大力协助，并于1984年4月30日以前将以下情况函告我局。     一、1978年以来电教教材编制的情况。     二、对今后电教教材编制的设想和要求： 1．如何搞好分工协作，哪些教材由电教馆组织编制为宜？ 2．目前（1984、1985年）迫切需要哪些学科，哪些形式的电教教材以及哪些师资培训教材？ 1986年－1990年编制电教教材有何打算，你单位可承担哪些学科的制作任务？ 3．你单位对1984年－1985年编制电教教材有何打算，你单位可承担哪些学科的制作任务？ 4．对电教教材建设有体意见及要求？ 附：编制电教教材情况调查表。                                         教育部电化教育局                                          1984年3月13日

** 例文五（答复函）： 

要           领

范                                           文

**标题：   发文机关+事由+文种   （一般）事由+文种 **受文单位： **正文：事由：       事项：       结语：（略） **落款：发文单位         发文时间

关于电教教材编制情况的复函 教育部电教局：     1984年3月1日来函悉。现将我院电教教材编制情况上报如下： 一．1978年以来我院电教教材编制情况请见详表。 二．因我院编制电教教材能力有限，同时根据海洋学科的特点和有利条件，我们拟侧重编写有关海洋学科的电教教材。希望电教馆能多组织编写基础学科的电教教材供大家使用，像《党史》在师生中就很受欢迎。 三．1984－1985年编制电教教材计划： （一）《潮间带》为题录制一套（五部）教学录像带，包括：   1．涨潮和落潮的基本原理；   2．潮间带的动物；   3．潮间带洞穴及两栖动物的生态学；   4．潮间带动物的生殖与幼体发育。 （二）录制海上调查实习的教学录像带一部。 （三）地质录像带《沙坝与浅湖》。 （四）生物录像带《卤虫》。     附：1978年以来电教教材编制情况表                                          ××学院教务处                                        1984年4月16日

** 例文六（请批函）：

要           领	范                                           文
**标题：   发文机关+事由+文种   （一般）事由+文种 **受文单位： **正文：事由：       事项：       结语：（略） **落款：发文单位         发文时间	关于拨款举办艺术节的函 市财政局： 经、市同意，九月十日至十月十日在我市举办艺术节，初步匡算，艺术节共需费用一百五十万元，请予核拨。 特此函达。                                           ××市文化局                                     ××××年×月×日

** 例文七（去函——请批函）：

要           领	范                                           文
**标题：   发文机关+事由+文种   （一般）事由+文种 **受文单位： **正文：事由：       事项：       结语：（略） **落款：发文单位         发文时间	《XX省关于申请拨款维修省府机关办公室的函》 省财政厅： 省府机关办公室多是五十、六十年代修建的，不少门窗破烂，漏水严重，急需维修。为保证省府机关正常办公，请拨给房屋修缮费十万元。                                       XX省                                       一九XX年X月X日

** 例文八（去函——请批函）：                                                      

要           领	范                                           文
**标题：   发文机关+事由+文种   （一般）事由+文种 **受文单位： **正文：事由：       事项：       结语：（略）         附件： **落款：发文单位         发文时间	××省外纺公司关于计划外增加出口涤棉布的函 ××省纺织厅计划处： 今春广交会以来，国际市场迅速好转，涤棉布需求量趋增，原安排的  19××年出口涤棉布数量，均被外商签订。为了扩大国外市场，增加纺织品出口数量，经请示总公司，准备在计划外增加涤棉布出2000万米（具体品种和数量附后）。请贵处研究，并望于8月15日复函。 附件：计划外增加出口涤棉布品种、数量表                                                   ××省外纺公司                                                   一九××年七月十日

** 例文九（去函——商洽函）：

要           领	范                                           文
**标题：   发文机关+事由+文种   （一般）事由+文种 **受文单位： **正文：事由：       事项：       结语：（略）         附件： **落款：发文单位         发文时间	《X X省关于商请办理直通运输车辆有关牌证的函》 XX省：     XX省同意国营XX农场与XX陆运公司合作经营XX直通运输公司，经营XX往返的进出口物资运输业务。为有利于开展正常的业务活动，请协助办理该公司直通的100部各类运输车辆在贵省境内行驶的有关牌证。         妥否，请函复。                                          XX省                                          一九 XX年 X月 X日

** 例文十（去函——询问函）：

要           领	范                                           文
**标题：   发文机关+事由+文种   （一般）事由+文种 **受文单位： **正文：事由：       事项：       结语：（略） **落款：发文单位         发文时间	《X X省体育运动委员会关于询问举办全省农动会有关项目比赛的函》 XX市体委： 全省农动会各项目的比赛，分散在各地举行，拟让你委承办篮球、田径两项目的比赛。能否承办，希于八月五日前答复。                                                                                               XX省体育运动委员会                                      一九XX年X月X日

** 例文十一（去函——商洽函）：

**标题：   发文机关+事由+文种   （一般）事由+文种 **受文单位： **正文：事由：       事项：       结语：（略）         **落款：发文单位         发文时间

中国科学院XX研究所致XX大学为商洽建立全面协作关系的函 研协字[1982]第X X号 XX大学：     近年来，我们与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得一定的成绩，建立了良好的协‘它基础。为了巩固成果，为我国四化建设作出更多的贡献，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：     一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流，内容为共同关心的学术问题，或专题讨论；也可分析国内外同行的项目动态和发展趋势；互相参加学术讨论和学术年会及专家讲学活动等；双方互派专家参加对方学术组织对科研发展方向、任务和学位、学术论文及重大科研成果的评审工作。     二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。协作形式和办法视课题性质和双方条件，制定单项协议。     三、根据所、校各自的人员配备情况，校方在可能条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助，所方为学校学生、研究生的毕业论文提供指导。校、所双方教学科研人员对等地承担对方一定的教学科研工作，享受同原单位职称相应的待遇。     四、双方每年进行科研计划的交流以资掌握方向，协调分工，避免重复。共商协作项目，俾双方有所 侧重与分工。     五、双方科研教学所需高、精、尖仪器设备，在可能情况下子对方提供利用，并协助做好测试工作。双方的附设工厂车间，相互给予科研和实验设备加工的方便。     六、加强图书资料和情报的交流。 以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。                                      中国科学院XX研究所                                      一九X X年X月X日

** 例文十二（复函）：

要           领	范                                           文
**标题：   发文机关+事由+文种   （一般）事由+文种 **受文单位： **正文：事由：       事项：       结语：（略）         附件：（略） **落款：发文单位         发文时间	××省纺织厅计划处关于计划外增加出口涤棉布的复函 ××省外纺公司： 19××年 7月  10日来函悉。经研究，同意在计划外增加安排出口涤棉布生产，并已与有关地、市企业初步接洽。为了保质保量并按时完成这批涤棉布生产任务，建议工贸双方在8月 20日前召开一次碰头会，具体协商生产和交货事项。另外，如国际市场仍有潜力可挖，建议在2000万米基础上，再增加出500万米。能否？可在碰头会上协商。                                                                                     ××省纺织厅计划处                                           一九××年八月八日

** 例文十三（复函）：

要           领

范                                           文

**标题：   发文机关+事由+文种   （一般）事由+文种 **受文单位： **正文：事由：       事项：       结语：（略） **落款：发文单位         发文时间

《关于宁夏银川经济技术开发区的复函》 宁夏回族自治区：     你区《关于申报在银川建设国家级经济技术开发区的请示》（宁政发［20001］ 22号）收悉。经领导同意，现函复如下：     一、同意以银川高新技术产业开发区为基础建设国家级经济技术开发区，实行现行的国家级经济技术开发区的。     二、银川经济技术开发区分为两个区块，规划范围总面积7．5平方公里。区块—北起银新北路，南至银新南路，东起唐徐渠，西至气象局路，面积2．26平方公里；区块二北起银西铁路专用线，南至2010年城市规划用地界线，东至自治区果品公司仓库专用线，西至规划的西外环路，面积5．24平方公里。     三、银川济技术开发区的建设和发展，纳入银川市经济技术发展的总体规划，建设发展资金由你区自筹解决。     四、银川经济技术开发区要坚持以工业项目为主、吸收外资为主、出口为主和致力于发展高新技术的方针，积极改善投资环境，逐步完善综合服务功能。 五、要加强领导和管理，促进银川经济技术开发区工作的健康发展。                                                                                            二000年二月十三日

** 例文十四（便函）：

中国大酒店公关部致宾客的便函

亲爱的宾客：

    欢迎X X X阁下光临中国大酒店！

    广州不仅有中国“南大门”之称，亦被喻为美食者之天堂。中国大酒店的多个餐厅，提供各式各样的中西美食，无论是驰名中外的地道广州菜，还是正宗欧美佳肴，皆应有尽有。“食在中国”，名副其实。

    敝店为让宾客尝遍世界风味，二楼餐厅正在举行“美国食品双周”，牛排阁为您挑选的最佳美式牛排，最具鲜美、嫩滑之特色，配以烤马铃薯、香甜玉蜀，十足之美国口味。更有青翠诱人之沙律及各式香醇加州美酒，任君选择。

    若阁下嗜好汉堡包，不要错过丽廊餐厅及逸致轩推出的各式汉堡包，均为纯正美国风味。款式尤多，从夏威夷式至纽约式必有一款合您心意。阁下光临敝店，恰逢“美国食品双周＂，愿诸君畅游美国食品世界。

    谨祝

阁下有一舒适居停！

                                                          公共关系部经理X X X

                                                  一九年 九月一日

** 按公文格式制作函：

   * 例文一（去函）：

XX省文件

X 府函[X X X X ] X 号

                                                                                                

XX省关于请求支持我省恢复驻京办事处的函

北京市：

前，我省在北京曾设立过办事处，它对沟通情况，加强联系，减少接待工作上的麻烦，促进各项工作的发展，起到了较好的作用。但由于历史的原因，中被迫关闭了。现在根据现代化建设的需要，急需恢复我省驻京办事处。为此，特请给予支持，协助恢复该办事处，并希望将我省原驻京办事处用房（前门外XX街XX号）拨给我们继续使用，或另行安排用房。

上述意见如何，盼予答复。

                                                         XX省

                                                              （印章）

                                                     一九XX年X月X日

主题词：驻外机构    调整   函

                                                                                            

X X省办公室                                       19 X X年 X月 X日印制

共印XX份

    * 例文二（复函）：

XX市财政局文件

                                   X 府函[X X X X ] X  号 

                                                                                                

关于拨款举办艺术节的复函

市文化局：

你局《关于申请拨款举办艺术节的函》（X文字IXXXX」X号）收悉，经请示、市，同意拨给你局举办艺术节的经费150万元，于下月由财政拨出，请按计划专款专用。

    特此函复

                                                      X X 市财政局

                                                         （印章）

                                                      一九XX年X月X日

主题词：  财政    经费     拨款     复函 

                                                                                            

X市财政局秘书科                                                      19 X  X年 X月X日印制

共印XX份

**病文修改：

    例文一

××市××区致市属有关单位的函

市属有关单位：

目前你们在我区新建、扩建了许多职工宿舍，但不考虑商业网点、学校、托幼和医疗设施。这样不仅给你们的生活带来了困难，也给我们带来许多麻烦。要知道，我区与居民居住有关的生活服务设施异常紧张，其中商业网点、学校、托幼和医疗等设施的紧张程度更为突出，实在没有能力再承受新的负担。希望你们再新建、扩建职工宿舍时务必把生活服务设施规划进去，否则后果自负。

                                                             此致

    敬礼

                                      1980年×月×日

××市××区致市属有关单位的函

市属有关单位；    目前你们在我区新建、扩建了许多职工宿舍，但不考虑商业网点、学校、托幼和医疗设施。这样不仅给你们的生活带来困难，也给我们带来许多麻烦。要知道，我区与居民居住有关的生活服务设施异常紧张，其中商业网点、学校、托幼和医疗等设施的紧张程度更为突出，实在没有能力再承受新的负担。希望你们再新建、扩建职工宿舍时务必把生活服务设施规划进去，否则后果自负。

                                                             此致

    敬礼

                                      1980年×月×日

（修改稿一）：

××市××区致市属有关单位的函

市属有关单位：

    据我们了解，你们已在我区新建、扩建了许多职工宿舍，但尚未考虑商业网点、学校、托幼和医疗设施。这不仅给我们造成了一定的压力，也给你们的生活带来了许多不便。目前，我区与居民居住有关的生活服务设施异常紧张，其中商业网点、学校、托幼和医疗等设施的紧张程度更为突出。希望你们在新建、扩建职工宿舍时也能把生活服务设施考虑进去，以共同解决目前公共设施紧张的困难。

    特此函达，即请见复。

                                      一九九七年×月×日

（修改稿二）：

××市××区致市属有关单位的函

市属等企事业单位：    为了贯彻调整国民经济的“八字方针”，根据（79）224号文件精神和其他有关规定，今后凡新建（包括统建和自建）、扩建宿舍，都应把必须的生活服务设施包括进去。按上述224号文件规定，商业服务网点应占新建、扩建总面积的7%左右。目前我区与居住有关的生活服务设施异常紧张，其中商业网点、学校、托幼和医疗等设施的紧张程度更为突出，没有能力再承受新的负担。为了解决迁入新建住宅居民的生活供应、学生上学、幼儿入托、居民就医等问题，建议你们在我区新建、扩建宿舍时，按照有关规定的比例，预先把商业网点、学校、托幼和医疗等设施设施规划进去，不给以后带来困难。关于生活服务设施的布局和其他具体问题，可由双方协商解决。希望你们大力支持。

    此致

敬礼！

                                      一九八0年×月×日

     例文二

    ××市劳动局：

    我校于1987年夏开办，经市局批准，雇请临时工，电工王××就是其中一名。王××于××年×月×日高空作业，不慎摔伤。经×军医院三个多月的治疗和二年的疗养，病情已属稳定。属颈髓振荡后遗症，右下肢痉挛性瘫痪，左骼肢静脉血柱形成，治疗后下肢仍有肿胀，左上下肢感觉好。根据上述情况，王××已不能从事农业劳动，但还能从事一些轻微劳动，而安排在工作也有困难。为此，我们考虑该同志的实际情况，在××地区安排适当工作，请求地方给予照顾处理。

    分析：

    （1）无标题，应加上“关于安置残疾军工王××工作的函”。

    （2）主送单位书写不对，应顶格。

    （3）发函原由太繁，未开门见山，删去“我校……其中一名”。

    （4）语言欠得体，“在××地区安排适当工作”前加“希能”。

    （5）无结语。文尾加“可否，请函复”。

（6）无落款和成文时间。

** 修改稿：

关于安置伤残军工王××的函

××市劳动局：

我校临时工王××于××年×月×日高空作业，不慎摔伤。经×军医院三个多月的治疗和二年的疗养，病情已属稳定。属颈髓振荡后遗症，右下肢痉挛性瘫痪，左骼肢静脉血柱形成，治疗后下肢仍有肿胀，左上下肢感觉好。根据上述情况，王××已不能从事农业劳动，但还能从事一些轻微劳动。考虑该同志的实际情况，安排在工作也有困难，希望地方在××地区安排适当工作，给予照顾处理。

 可否，请函复。

                                                 ××军校

                                                 一九九×年×月×日

     例文三

    下面是一篇便函，内容单一，字数也不多，理由不对，语气生硬。请在不变动原文主旨的下加以修改：

××市××区：

    据我校许多同学反映，他们在入学期间的学费均由原工作单位报销，请你们按成人教育有关规定迅速给予你区干部在我校学习的××同学报销学费。

                                                           ××××大学

                                                              99．5．2

    评分标准：

    （l）理由不对（如说“有困难”，或“表现好”，或“本校规定”，或“某市规定”，等），扣5分；

    （2）语气不合体（不合“函”的平行要求）扣4分；

    （3）成文日期没写全年月，或用缩写的，扣4分；

    （4）文笔不通顺，扣5分；

    （5）改动意的，酌情扣2分。

按以上要求评分，满20分：

  * 修改稿：

××县××乡：

    根据原国家教委《×××××××××》（教字[19××年] ×号）文件规定，干部在入学期间，其学费由原工作单位负责解决。现贵乡干部××同志正在我院学习，其学费应由你乡解决，望予以报销。谢谢支持。

                                                 ×××××管理干部学校

                                                         ××年×月×日

××省财经学校给××大学的函

大学校长办公室：

    首先，我们以××省财经学校的名义，向贵校致以亲切的问候，我们以崇敬和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。

    事情是这样的：最近，我校经与××学校磋商，决定派几位教师到该院进修学习，只因该院恢复不久，在“”中大部分房屋遭到破坏，至今未能修盖完毕，以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。我校几位进修教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。然而举国上下，齐头并进，培养人才，时不我待，我校这几位教师出省进修学习机会难得，时间紧迫，任务繁重，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。

    为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人济，且具有宽大为怀、救人之危的美德。于是，我们抱一线希望，与贵校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。但不知贵校是否有其他困难，如有另外的要求和条件，我校则尽力相助。若贵校对干住宿一事能够解决，我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作，如辅导和批改作业等，这样可以从中相得益彰。我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢。

    以上区区小事，不值得惊搅贵校，实为无奈，望谅解，并希望尽快得到贵校的答复。

    此致

敬礼

                                                                 1979年×月×日

** 修改稿：

关于解决我校进修教师住宿问题的函

XX大学

    我校财政教研室有三位教师在财经学院进修，但住宿问题未能得到较妥善的解决，他们提出愿在你校担任义务工作（辅导或担任部分课外作业），由你校提供他们住宿。

    我们希望贵校能考虑他们这一要求，如果不影响你们原有工作的安排，房子条件又有可能，我们希望贵校能为他们解决这一困难

    具体情况以及他们可能做的工作，请与X X同志面谈。

    如蒙允诺，深表谢意。

                                                                 X X财经学校

                                                           一九七九年x月x日

1．根据此文实际内容写一则复函。

关于解决我校进修教师住宿问题的函

XX大学

    我校财政教研室有三位教师在财经学院进修，但住宿问题未能得到较妥善的解决，他们提出愿在你校担任义务工作（辅导或担任部分课外作业），由你校提供他们住宿。

    我们希望贵校能考虑他们这一要求，如果不影响你们原有工作的安排，房子条件又有可能，我们希望贵校能为他们解决这一困难

    具体情况以及他们可能做的工作，请与X X同志面谈。

    如蒙允诺，深表谢意。

    此致

致礼

                                                                X X财经学校

                                                          一九七九年x月x日

** 阅读下列材料，做材料后的练习：

关于催报贯彻全国方便食品科技会议情况的函

各市商业局：

全国方便食品科技会议以后，省局于六月间召开了九个市商业局参加的方便食品座谈会，传达了全国会议精神，提出了要求。最近，在商业参加的储运工作会议上，又作了传达，要求各市贯彻会议精神，把方便食品工作开展起来。

为了互通情况，给即将召开的全省方便食品座谈会做好准备，请按下列要求，将材料于八月中旬报送省科技办公室。

    一、采取哪些措施贯彻全国方便食品科技会议精神，效果如何，目前工作进展情况如何？

    二、当前本市生产的传统方便食品种类、数量、实际需要量，请按六月会上发的表格填报。

    三、新研制了哪些方便食品（如膨化食品、方便面和）L童食品、疗效食品等），生产数量，群众反映如何？

    四、在开发方便食品工作中，遇到了哪些问题，是怎样解决的，现在还存在哪些问题？特此画达，盼复。

                                                            XX省商业厅

                                                        一九九X年X月X日

    1．改正这一公文在格式上的错误。

    2．修改后，结合此文说明函这种公文有什么特点？写作函有什么要求？

    3．结合此文谈谈函与一般书信的区别。

    4．根据此文实际内容写一则复函。