数字档案馆建设现状与发展趋势及对策研究

摘要：随着计算机技术、通信技术和多媒体技术为一体的综合电子信息网络系统的运营，档案馆正在逐步迈入数字档案馆的发展阶段。数字档案馆是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络方式互相联结，从而提供及时利用，实现资源共享。

关键词：数字档案馆    建设现状   发展  研究

1．背景研究

1.1国际现状

随着信息技术浪潮持续高涨，经济的全球化、社会的信息化，不仅加速了人类社会历史发展的进程，而且日益深刻改变着人类的工作、生活及思维方式。信息化成了当代国际竞争的战略制高点，是当今世界经济和社会发展的大趋势，也是我国产业优化升级和实现工业化、现代化的关键环节。

1.2国内现状

虽然我国数字档案馆的发展刚刚起步，但技术的进步、社会的发展、改革开放的成果已经为大力发展数字档案馆创造了有力的条件。2004年深圳市建成了国内第一个数字档案馆，而青岛数字档案馆也实现了档案的数字化加工文件资料著录、数字档案内容管理、档案借阅与全文查询、档案的内容关联管理及图文声像一体化等应用功能，这些成就极大地推动了我国数字档案馆的建设。

1.3基层档案管理的现状

数字档案馆对于县级档案馆作为国家基层档案馆来说还是一个比较难的问题，就目前来看，大多数档案馆只是停留在馆藏档案的数字化，进行文件级以及案卷级目录数据库建设，虽然开通了档案信息网站，但是内容不够丰富，离要求还相差甚远。全文数据库以及信息网站建设还相对滞后。

2. 数字档案馆的含义

数字档案馆应是基于网络信息共享平台，通过建立各基层企事业单位数字档案馆、档案信息传输平台、档案信息管理平台、制定一系列标准和操作规程，实现资源数字化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化的目标。

3. 数字档案馆的特点

数字档案馆与传统的档案馆相比有着完全不同的特征，主要有以下特点：

a）数字资源的多样性：一是依托于实体档案的数字化；二是通过各种途径收集、组织、加工相关数字信息形成的数字信息。

b）具有一定的开放性：依托于网络，一方面能够在线采集网上信息，实现信息资源共享。另一方面能够针对利用者不同的需求，提供多样化的服务。

c）技术的多变性：由于数字档案馆依靠于计算机、网络和通信技术、数据库技术、基础于内容的检索技术等，其存储技术、载体、格式、阅览方式等，都呈现出不断进步、变化的动态。

4. 数字档案馆的功能

4.1信息集成功能

数字档案馆的建立，使我们可以在网络环境下，对特定区域内的所有档案进行数字化管理，改变了以往单一的档案实体的保管形式。通过信息集成，使中心档案馆成为真正意义上管理档案及相关信息的中心，所以，信息集成将成为数字档案的首要功能。 

4.2资源共享功能

由于在网络上实现开放式的档案数字传输、利用，集成的数字化档案信息可以被网络上的全体终端所获取，基层档案馆也可以根据自身的需要，获取网络内其它档案网站的相关信息，这样，无论利用者位于何地，档案保管于何处，利用者都可以根据自己的需要，在随时随地方便地查询、下载档案目录、数据乃至全文，数字档案馆这一功能的发挥有助于实现档案利用的理想化目的。

4.3社会记忆功能

数字档案馆的建设将应用国家相应的档案使档案馆改变以往以党政信息档案为主体的实体保管模式，代之以辖区内各机关、企事业单位、社团和部分个人档案的数字化集成管理，使人类各方面、各阶层实践活动的记录得到妥善的保管、利用，档案是社会记忆的主要工具。数字化档案的建立将有助于档案馆保存社会记忆功能的实现。

5. 数字档案馆的总体架构

数字档案馆应以结构化的数字档案馆为基础，基于物理和逻辑两种结构，建成中心档案馆和基层档案馆两层分布式结构，实现各系统之间数据接收、信息交互、资源数据查询、数据存储与备份、归档数据管理、目录、信息的整理与利用管理等功能。按照两级模式建立的中心档案馆内容包括各门类在内的所有档案的数字化信息，基层档案馆应管理本单位经过归档流程的先行有效的各类档案数字化信息。

硬件及操作系统包括网络、服务器及相应的存储设备、操作系统软件和数据库管理系统等，其中数据库管理系统又是以操作系统为平台，并处于操作系统之上。硬件及系统平台是整个数字档案馆最基础的部分。

管理系统是数字档案馆的核心，数字档案馆的主要功能基本要依靠系统来实现，管理系统主要由数据采集分系统、数据管理分系统、利用管理分系统、文档一体化分系统等组成。

数字档案馆除对数字档案信息进行管理外，其业务工作也是数字档案馆的一部分，它包括工作流程、库房环境的智能化管理、人员动态管理等。

利用平台主要由信息发布模块和信息开发利用模块组成。信息发布模块通过数字档案馆网站将可提供利用的信息向用户公布。信息开发利用模块包括两部分功能，一是对数字化档案资源进行开发，形成信息成果与产品。

6、数字档案馆的建设内容

数字档案馆是一个以档案信息为核心内容的综合信息资源库，不仅涵盖传统档案馆的馆藏档案信息资源，其信息采集将进一步扩大到企事业单位的现行文件、科技资源等，其载体形式包括语音、视频、图形、图像等更为广阔的领域，能够满足企事业单位各方面对档案信息资源的需求。

数字档案馆具有数据海量存储的功能，应用压缩技术，通过光盘塔、磁盘阵列、磁带库、存储专网等方式，实现电子文件的大容量存储。

数字档案馆建立以用户为中心的方式，通过网络技术将发个分散的档案信息数据库连接起来，用户可以通过网络与档案馆建立联系，而不受地理位置和时间的，实现跨馆际查询。

数字档案馆的档案信息发布和传递是通过网页，将编辑出来的数字档案信息放在网站上，供用户使用。信息提供利用应受时效和密级的，一些内容不能公开，必须分内部网和外部网两个部分，用户可以根据授权范围查阅网页所提供的档案信息。

数字档案馆应能通过专用软件系统，对进入数字档案馆的各类信息按照不同要求进行分类排序、价值鉴定、数据效验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等有序整合。能自动鉴定和存储所捕获的电子文件，并运用身份认证、加密、访问控制等技术、确保档案信息的安全与合理利用，有效地维护整个数字档案馆的安全。数字档案馆能实现对电子公文、科技文件等进行文档一体化管理，对文件从生成、捕获、处理、归档、鉴定、提供利用等的全过程管理，并通过与企事业单位的pdm、erp、capp、cae等系统的接口进行数据的动态管理。

7、数字档案馆建设对策研究

（一）加大培训力度，建设一支电子技术与档案业务精通的人才队伍，各档案馆的业务骨干进行计算机应用技术的培训。

（二）更新观念，以长远眼光看待数字化档案馆的建设。长期以来，多数档案馆重保管轻利用，一部分领导更是认为档案工作可有可无，不如经济工作那么重要，见效快，但当今社会处于信息时代，档案馆的大量信息资源给领导决策、工作查考提供了较大的利用价值，为方便快捷利用档案，数字档案馆建设势在必行。

（三）加大投入，不断完善档案馆基础设施建设。没有强大的经济支持，数字档案馆建设必须的硬件设施没有保障，该工作只能是纸上谈兵。

8、数字档案馆发展趋势

如何才能建设高效、有序的数字化档案馆，使之形成科学的系统结构是建设数字化档案馆的一个重要问题，其发展趋势既要考虑信息时代的要求，又要考虑充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础，要从实际出发，采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆（室）同时开展数字化工作两条脚走路的方针来构建数字化档案馆，是切实可行的。

9、结束语

尽管数字档案馆的理论研究取得了很大发展，但是在实践方面却是处于试点起步阶段，还有许多关键的理论和技术问题需要解决、许多规范性标准化的制度体系需要制定。数字档案馆作为我们的发展目标和方向，超越了时间、空间和地域的界限，拓宽服务领域及内容，为利用者提供优质高效的服务，从而提高档案工作的地位和作用。