SMP06002物资采购管理规程

物资采购管理规程

1.    主题内容    2

2.    范围    2

3.    职责    2

4.    采购计划    2

5.    采购    2

6.    文件变更历史    4

主题内容

本文件规定了物资、物料采购的管理要求，保证采购的物料符合质量标准，满足公司运营需要。

2.范围

本程序适用于公司所有物资、物料的采购管理。

3.职责

公司各部门负责提出采购计划、质量标准、技术要求，采购部门负责执行，财务部门负责采购用资金的调配及采购计划执行情况的检查。

4.采购计划

4.1.根据公司生产、经营的需要，应制订各类物资、物料的采购计划，计划按照时间的要求分为年度采购计划、月度采购计划。 

4.2.计划编制的原则

严格控制消耗定额和技术经济指标，掌握物料动态，就近就地比价采购。正确预计初期库存，合理考虑年末储备，保证药品生产需要。

4.3.年度采购计划的制订

4.3.1.仓储部门负责于公司年度结算前两个月时，通知各部门编制下一年度的需求计划。

4.3.2.各部门根据公司下一年度的生产计划、经营计划，收集资料进行分析整理、预算，编制需求计划（包括所有资金需求计划），于公司年度结算前一个月报仓储部门。

4.3.3.仓储部门根据各部门的计划进行汇总、归纳、整理、核算，结合库存编制出公司的年度采购计划，经总经理办公会审议通过，由总经理终审批准。

4.4.月度采购计划

4.4.1.各部门根据年度采购计划、下月的生产、经营计划编制下月的需求计划（包括资金需求计划），每月25日之前报仓储部门，计划中应提出相应的质量标准、规格、型号、数量等经济技术指标，必要时应指定到货日期、指定供货商。

4.4.2.仓储部门根据各部门的计划进行汇总、归纳、整理、核算，结合库存编制出公司的下月采购计划，在月底前经总经理办公会审议通过，由总经理终审批准。

4.5.计划的执行、检查、变更

4.5.1.采购部门按照批准的采购计划执行，当公司的生产经营计划发生变更时，要对计划进行修订，修订后的计划需总经理批准。

4.5.2.各部门急需的非计划内物资、物料，应提出计划外采购申请，由总经理批准后采购。

4.5.3.财务部门负责检查采购计划的执行情况、资金使用的情况。

5.采购

5.1.采购人员

5.1.1.依据批准的采购计划，采购部门负责执行，采购设备设施以及有特殊要求的物资时，应有专业技术人员参与。

5.1.2.采购人员应熟悉所采购物资、物料的质量标准、规格型号等技术要求，了解市场行情。

5.2.供应商的选择

5.2.1.用于药品生产的物料（原辅料、包装材料）必须选择经质量审计合格的供应商。

5.2.2.供方提供的产品的质量、规格、型号等技术参数必须符合采购计划提出的要求。

5.2.3.证照齐全、产品质量稳定、价格合理、重合同、守信誉、售后服务好。

5.2.4.货比三家，比质比价，以合适的价格就近就地采购。

5.3.特殊物资的采购

5.4.剧毒化学品的采购应遵守《危险化学品安全管理条例》（令第344号）、《剧毒化学品管理规程》SMP09010的规定。

5.5.医疗用毒性药品的采购还应遵守《医疗用毒性药品管理办法》（令第23号）的规定。

5.6.易制毒化学品的采购应遵守《易制毒化学品安全管理条例》（令第445号）以及地方制订的相应法规的规定。

5.7.品、精神药品的采购应遵守《品和精神药品管理条例》（令第442号）的规定。

5.8.采购合同管理

5.8.1.需长期购置的或金额在1000元人民币以上的物资应签订购销合同或采购协议；

5.8.2.用于药品生产的物料（原辅料、包装材料）应签订购销合同或采购协议；

5.8.3.初次合作时应签订短期合同，以便及时更换不合适的供应商。

5.8.4.经过一段时间的考察后，综合考虑合同执行情况、产品质量情况、售前售后的服务情况、价格、运输方式、交货时间等因素，选出可以长期供货的供应商，履行长期合同签订手续。

5.8.5.采购合同应注明产品执行的质量标准、规格型号等技术要求，必要时应将相关的质量标准、技术说明、设计图纸等作为合同附件。

5.8.6.采购合同的主要内容包括：

物资名称、规格、单价

物资产地

生产厂家或供货单位

交货时间及数量

金额

质量标准

供方质检报告及合格证

交（提）货地点、方式

运输方式及到达站港和费用负担

合理损耗及计算方法

包装标准、包装物的供应与回收

验收标准及提出异议期限

结算方式及期限

违约责任

解决合同纠纷的方式

其他约定事项

5.8.7.采购合同起草后由财务部进行财务审核，专业人员进行技术审核，必要时请律师进行法律事务审核，然后经公司主管领导审核批准。

5.8.8.签订好的采购合同除交给供应商外，一份由采购部门保存，一份交财务部存档。

5.9.采购合同的执行

5.9.1.采购人员应跟踪检查已签订的采购合同的执行情况，随时了解供户货物准备情况、发运情况，定点、按期、保质、保量完成合同。

5.9.2.不得采购已过有效期或接近有效期的物料。

5.9.3.必要时可指定采购物料的生产批号。

5.9.4.采购印刷包装材料时应首先根据公司标准制作出模板及印刷样张，相关人员校验、审核后，方可由供应商批量印制（见印刷包装材料管理规程）。

5.9.5.印刷厂应严格执行合同，印刷多余的和印刷报废的标签、包装盒、说明书等外包装材料要销毁，不得作为它用。必要时采购部门、QA派人到供货厂家监督其生产加工、质量检验、包装、托运、印刷废品、报废印刷模板的销毁等事项，以控制物料的质量和数量流失。

6.文件变更历史