公司会议管理细则

第一条 目的

为进一步规范公司各项会议的内容和程序，加强会议管理，规范议事日程，提高会议质量和效率，提升公司总体运营管理水平，特制订本制度。

第二条 基本原则

各项会议均应坚持会前通知、会时签到、会中记录、会后落实、过程监管的原则，以结果导向为目的。

1、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通和协调内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。

2、注重会议质量，提高效率。会前应做好充分准备，对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。

3、讲求实效，针对会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻和落实，必须取得具体成果或阶段性成果。 

4、严格会议纪律，会议组织单位应加强会议管理，做好会议安排，认真准备准时参会。

第三条 适用范围

本制度适用于公司各项工作会议及临时性会议。

第四条 会议类型

根据公司实际情况将主要会议归纳为以下三种类型：

1、总经理办公会：由总经理或副总经理根据需要召开，主要研究公司重大事项及决策的会议。

2、公司例会：由公司定期召集各职能组、部门召开，主要制定及落实工作计划，协调和落实公司日常工作的会议，周例会、月度例会、季度总结会和年终总结大会等。

3、临时性会议：是由公司或各职能职能组、部门自行组织召开的临时性各种会议。

在各类会议的安排上应遵循小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会的原则。各类会议的优先顺序为：总经理办公会、公司临时会议、公司例会（因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定）

第五条 总经理办公会议

1、组织人：总经理

2、会议时间：不定期，由总经理或副总经理根据需要确定。

3、参加人员：公司相关职能组、部门人员参会。

4、主持人：总经理或副总经理

5、记录人：办公室

6、会议内容

议题可由总经理提出，或由公司各职能组、部门相关人员提出后，由总经理或副总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，亦可书面在会议上提出。

主要内容包括：

（1）审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度等；

（2）研究公司内部管理、组织机构设置与调整方案等；

（3）研究公司重大改革方案和部署等；

（4）审议通过公司重要规章制度等； 

（5）研究决定公司经营和管理中的重大问题等；

（6）讨司年度工作报告，听取公司各职能组、部门的工作汇报；

（7）总经理或副总经理认为应研究审议的其他问题等。

7、组织流程

（1）会议通知

根据总经理或副总经理意见，办公室负责通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议议题、所需材料等内容，经总经理或副总经理确认后，由办公室提前通知至各参会人员，需参会人员讨论的文件材料。

（2）材料收集

各职能组、部门应根据会议通知的要求，整理本职能组、部门所需会议材料。

（3）会议纪要

由办公室进行会议记录，议定事项形成方案，经总经理或副总经理确认后，由办公室发至相关职能组、部门相关人员处。

第六条 公司例会

1、召开周期：每周/月各召开一次

2、组织单位：办公室

3、会议时间：周例会固定于每周一下午七点（节假日顺延），月例会召开时间为次月3日（特殊原因或遇节假日顺延，将作另行通知）。每年7月为公司年中工作总结会议，次年一月为公司全年工作总结大会。

4、参加人员：会议将分为常务会议及扩大会议两种，其中常务会议参加人员为公司各职能组及各部门负责人；扩大会议包括公司及各部门操作人员。（会议通知中将列明参会人员）

5、主持人：公司总经理或副总经理 

6、记录人：办公室

7、会议内容

（1）主持人传达公司有关事项，通报重要事项。

（2）各职能组、部门负责人对照本周/月工作计划及完成情况，逐项检查计划完成情况，就未完成事项进行汇报分析其未完成的原因，提出解决办法并确定完成时间。

（3）各职能组、部门负责人就本周/月工作计划及完成情况提出本各职能组、部门下周/月工作计划安排，并在会议期间进行确认或调整；同时提出各项计划需要公司或其他组、部门协调解决的事项和工作建议。

（4）总经理分别对各职能组、部门本周/月的工作情况逐一进行点评，并提出该职能组、部门下月的工作重点及相关要求。

（5）讨论其他有关事项；

（6）会议主持人安排和部署下周/月公司整体工作并宣布议定事项。

8、组织流程

（1）会议通知

周例会按照固定时间召开，月例会提前由办公室通知，以公司内部网公告或其他形式发布会议通知，并要求参会人员在会议前提供会议材料，办公室通知参会人员。

（2）材料收集

做好例会基本会议材料，由办公室汇总、整理，形成例会材料呈报公司总经理或副总经理，若未能按时送达，则视为未能完成上周/月全部工作。

（3）会议纪要

公司例会由办公室进行记录，当日议定事项形成《公司月例会会议纪要》，总经理或副总经理确认后由办公室下发至各参会人员处。

第七条 会议准备

1、会议组织者应提前准备好会议材料（如会议议程议题、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交的资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等。

2、公司召开的会议其务服务统一归办公室负责，各职能组、部门召开的会议会务服务则由召开单位负责。

第 相关规定

1、准时到会，并在《会议签到表》上签到；

2、会议发言应言简意赅，紧扣议题及时间的把控；

3、遵循会议主持人对议程控制的要求；

4、属工作布署性质内容，原则上不在会上进行讨论性发言；

5、遵守会议纪律；

 6、做好本人相关的会议纪录。

第九条 会后跟进

1、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照各部门职责分工由负责人跟进落实，会议主持人另有指定的，由主持人指定； 

2、会议跟进的依据则以会议决议、纪要、会议原始记录及《工作计划及完成情况一览表》为准；

3、办公室负责公司级会议议定事项的督办和监管，定期检查会议决议、纪要及会议记录的落实情况，并以此作为考核当事人工作的重要依据；

4、各部门会议、专项会议的跟进落实、督促检查工作由总经理或副经理自行安排，相关的职能组则对其工作进行定期检查。

第十条 会议的保密

1、与会人员要严格遵守保密纪律，除按规定履行的职责需要外，不得随意泄露会议内容、讨论和议决等。

2、会议纪要为公司的机密档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照《公司文件管理制度》和《保密制度》的有关规定执行。

3、对故意泄漏、传播会议有关情况的，将视负面影响的大小对责任人做出相应处罚。

第十一条 会议纪律

1、办公室负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

2、参会人员提前5分钟到达会场进行签到；会议开始时，组织人收回签到表；会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到和早退人员，做绩效考核。

3、参会人员如不能按时出席，需至少向组织会议负责人请假，公司例会需向总经理或副总经理请假，否则会议组织负责人应对其进行相应处罚。

4、公司例会需各职能职能组、部门参加，如职能组部门因故不能出席，需指派本职能职能组、部门其他人员代替，并提前通知办公室。

5、迟到、早退、缺席

（1）迟到：参会人员在会议规定召开时间后到达的，计为迟到。

（2）早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前提前离开会场的，计为早退。

（3）缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。

无正当理由缺席会议的每次罚款300元；迟到或早退的每次罚款200元。凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

6、会场纪律

（1）、与会人员均应严格遵守会场纪律：

（2）、与会期间应将手机调至振动或关机，不得在会议期间接打电话，如必须接听，需向会议主持人请示，在得到允许后移步至会场外接听；

（3）、会场不得随意走动，如有特殊情况需要离开，须向会议主持人请假并得到批准；

（4）、会议召开期间若发表不同意见时，应本着对工作负责的态度进行提出，不得进行人身攻击；

（5）、参会者应畅所欲言、各抒己见，允许持有不同观点和保留意见；若会上一旦形成决议，无论是否同意，都应认真贯彻执行；

第十二条 会议效果的考核

1、考核范围

公司例会只针对各职能组、部门负责人进行考核；仅限于总经理办公会及公司级例会。

2、考核内容

对公司总经理、副总经理组织的会议决议执行情况进行考核。

3、考核依据

考核依据为会议纪要、周/月工作计划及完成情况（汇报材料上的相关内容）。

4、考核人

由公司办公室进行考核。

5、绩效管理

会议考核结果将作为公司各职能组及部门的绩效考核依据之一。

第十三条 附则

　　本制度由公司办公室负责编制并监督执行

本制度自颁发之日起三日后实施 

总经理办公室

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