建设单位资料主管个人年终工作总结

光阴荏苒,岁月如梭，转眼间2013年悄然而至。回顾2012，有得也有失。

在这将近一年的时间中我通过努力的工作，也有了点收获，临近年终，我感

觉有必要对自己的工作做一个总结，目的在于吸取教训，提高自己，以力促

把工作做得更好，下面我对自己一年来的工作进行简要的总结。

一、 进一步规范了资料室收发文制度

收发文对于建设工程资料的管理是很有必要的，只有把收发文工作做

扎实了，才有源可循，才能做到快速查阅。之前，项目部收发文一直比较

混乱，很多想法执行不下去。从今年年初开始，我的第一件工作就是重新

建立收发文簿，并制定收发文标准。将收发文概括为五个分类，分为内部

收文薄（主要针对公司内部各部门之间的文件传递、包括甲委部分的资料

报告）、外部收文（包括各施工单位、监理单位，各单位分开订成册，这

样便于查阅）、内部发文簿（主要针对给公司各部门的发文及项目部各专

业工程师的变更发放，这样做有利于变更内容及时有效的传递）、外部发

文薄（按各监理单位、施工单位分册装订）、传真及扫描件收/发文记录。

收发文细化分类后，虽然工作量增加了，但真正做到了查阅简便，对

于咱们分包单位众多的特点非常实用。虽然在外部收文登记及扫描收发登

记的执行上未达到理想的效果，但总体卓有成效。在收发文细化的基础上

还规定了资料接收的标准，严格规定了涉及经济纠纷的文件要预先征得工

程师的认可方才收文签字，比如施工单位报送的联系单，过去只要是报送过来的文件不管内容如何全部照单收，这样很容易让项目管理被动。因此

增加了对文件内容上的把关，同时还对文件格式及程序进行了一些调整，

要求施工单位报给甲方的资料必须要有监理公司的审核、签字，发挥监理

公司第三方监管的职能。

二、 建立资料存档目录

资料室是项目部对内对外资料的关键窗口，不光要做好资料的收发 工作还得建立档案存档的目录，并在收文备注里注明文件去向。这样做的

目的就在于有源可追朔、能够快速查询，并及时归档。我将项目部需存档的文件分为了五个大类，第一类为工程准备阶段文件，主要内容是项目立

项、用地、勘察、测绘和设计及开工审批文件。第二类为现场管理资料，

主要内容为各责任单位的资质资料、部门红头文件及质检部门的监督

检查及回复、对内对外的会议纪要、监理例会纪要、外发通知、联系单（分

为内部联系单、外发和外收联系单，并按联系在前回复在后存档）及其它

往来函件等。第三类为施工技术管理文件，内容包括施工单位的施工组织

设计、专项施工方案、监理单位的监理规划大纲、监理细则、图纸会审纪

要、设计变更、甲委第三方检测报告、施工进度控制资料、质量控制资料、

安全及文明工地管理资料及对监理和施工单位的考核与评分文件。第四类

为工程经理管理类文件，主要内容为施工合同、现场签证、进度付款资料、

工程结算资料、支付证明、现场施工中项目部写的情况说明、材料认质认

价单、工程扣款单等。第五类为竣工验收文件，内容为竣工验收过程中形

成的文件，如施工单位的竣工验收质量自评报告、监理单位的竣工量评估报告、单位（子单位）竣工验收记录、竣工验收各方评价表以及涉

及各项专项验收所形成的结论性的文件等等。

这样，在现场管理过程中所产生的所有文件就系统的进行了分类， 打好了框架，存档的时候只需要按照目录归类整理即可，查阅的时候只需

要按文件分类和分册目录就可以了。

三、建立电子档案目录

在文件分类管理的基础上建立了电子目录。针对比较容易引起争议 及查看频率高的文件要求不仅要做好每册的目录，还要求必须建立电子目

录，目的在于方便在电脑上检索及防止因借阅的过程中文件丢失。比如设

计变更、施工合同、工作联系单等，必须按地块、楼号分类并建立电子目

录。

四、督促分包单位移交工程技术资料

整个项目最重要的一个特点就是分包单位众多。分包资料的接收、把

关和促成分包单位向总包单位移交资料至关重要。因此，这就要求我们的

资料管理员不仅要懂得资料的分类、还得懂得各项分包资料应包含哪些内

容、更要熟悉各专业工程质量验收规范，同时还得定期督促分包单位在完工后及时移交技术资料。一方面对分包单位移交给建设单位的资料要进行

把关，另一方面督促和协调分包与总包之间的交接。

土方工程均为村民承包，在技术资料收集环节是个真空。而我们资料

管理工作也根本插不进去。鉴于此，只得捡重点自己动手补一部分。一号

地的地基验收槽记录基本收集齐全。

桩基资料截止目前为止，除一号地7号楼未移交外，其它的均已向总 包单位移交，二、三号地桩基资料一直在督催，收效甚微，截止目前还未

移交。建议在工程结算环节考虑加入资料移交情况一项，旨在督催料移交。

五、 编制建设工程档案移交标准

为了规范对监理资料、施工技术资料的存档的接收标准，方便将来向

公司移交一整套内容符合规范要求、外观整洁美观的建设工程档案，闲暇

时结合《建设工程文件归档整理规范 （gb／t50328-2001）》编制了《东

城新一家置业有限公司建设文件归档整理》。从监理资料、施工技术资料

的内容和范围、质量、外观、装订厚度要求等方面进行规范。为将来竣工

验收后档案接收创造了先决条件。 预计到年后发至各施工单位进行实施。

六、 不足之处

对于建设工程资料的深度、广度，包括档案的管理及移交整个环节非

常熟悉，算得游刃有余。但现场资料管理环节比较欠缺。按照我的设想，

在现场管理的环节是配合公司例行检查和对监理单位、施工单位评价考核

时才进行的，因此，在现场管理方面涉及比较少。在今后的工作中，考虑

结合公司的流程适当增加对现场各施工单位、监理单位资料抽查，实行评

比及奖罚制度。

七、 建议

1、 在工程结算的环节增加技术资料完成情况经资料室审核签字

的环节，这样做的目的在于督促施工单位及时地向建设单位和

总包单位移交技术资料，以防因资料不到位影响分部分项验

收，甚至竣工验收。

2、 在前期资料形成的过程中，给项目部存一份。便于部门检查的时候有资料可查，同时也是在办理监督验收手续时能够及

时的提供相应的文件，更是为将来竣工验收提交档案提前做足

功课。

3、 建议在项目较多时考虑制定一套建设工程资料管理、存档制4、 在员工的业务能力和综合素质上多提供一些参加培训和学习 的机会，尤其在一线工作的员工。

以上是我个人2012年年度工作总结，俗话说：“点点滴滴，造就不凡”，

在接下来的2013年中，我将在资料口继续努力，不断总结经验，不断开拓

和创新，争取在接下来的一年做得更好！

2012年12月17日