基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨

【摘要】自党提出“以信息化带动工业化”发展战略以来，我国信息化建设得到了进一步的发展，为档案的信息化建设提供了条件。同时，伴随办公自动化的实现，电子与电子政务等的发展，高校档案管理也逐步开始朝着网络化、信息化与数字化的方向发展，大大减轻了档案管理员的工作量，提高了高校档案管理水平。故文章从信息资源共享角度入手，简要谈谈高校档案管理模式的创新发展。

【关键词】高校档案；信息资源共享；管理模式

    所谓“高校档案”，指的就是高等院校在日常招生、教学与科研、管理等活动中，形成的面向学校自身、学生与社会的有价值的各种文字、声像与图表等不同载体的历史记录。从其工作性质来看，高校的档案管理工作属于一项且专门的业务项目，但其工作特点同其它相关文献管理活动相似，均涵盖了包括信息资源输入、存储与加工、输出等在内的完整信息传输过程[1]。但是，高校档案管理又有着同其它档案文献管理所不同的特殊性，即档案资源积累周期较缓慢，档案管理过程具有节段性特点，档案管理活动对其档案形成者具有一定依附性，档案管理对社会具有相对封闭性，故新时期，时代对高校档案管理工作的要求是“科学性、完整性与完全性、规范性以及经济性、现代性”，而这些均对高校档案管理工作提出了更高的要求。

一、树立档案资源共享意识

观念的转变，是全面开展档案信息资源共享的前提所在。从某种意义上来讲，档案信息资源共享其实属于一种合作行为，借助于档案部门内部、各档案部门间与档案部门同社会相关部门间、档案工作者间以及档案工作者同档案利用者间的互相协作来实现，这时，各档案管理部门是否具备合作意识，就在很大程度上决定着档案信息资源共享的实现。为此，高校档案管理部门需逐步摆脱“小而全”、“大而全”的传统思想，认识到信息化时代下档案发展的机遇与挑战，进而在实际档案管理工作中树立整体与协调意识，走联合与集成道路，打破各高校间、各部门间的界限，弘扬协作共赢精神，以此来逐步提升高校档案服务效能[2]。同时，高校档案管理者还需认识到档案信息资源共享的必要性与重要性，摒弃“以藏为主”的档案开发利用理念，转为向全社会开放服务理念，摒弃片面追求高校内档案管理部门“小而全”、“大而全”的理念，转向寻求网络资源共享理念，为高校档案资源共享奠定思想基础。

二、特色化档案信息资源建设

    首先，构建特色数据库。特色突出、资源合理配置的高校档案信息资源库的建设，对实现档案资源共享的一个前提。就数据库而言，它是档案信息资源建设的一个主要组织形式，也是数字化后档案资源接受深加工组合后而所形成的有着特定专题与更高层次的档案资源的科学分类组合。换句话说，也就是给予那些具有一定开发利用价值的档案资源深加工处理，并以记录数据形式将其存储在信息系统或计算机中，且根据其检索层次的不同，又可分为目录数据库、索引数据库与全文数据库等。为此，各高校档案部门需在严格遵循资源共享原则的基础上，通过协作分工，构建出具有本校特色的档案信息资源数据库；其次，实现对特色资源的优化整合。如果说，丰富的数字化档案信息资源，是高校档案实现信息资源共享的前提，那么，档案信息资源的优化整合，则是把这些独具特色的档案信息资源加以组合的过程，即围绕着某一特定主题，将那些分散的档案信息集中在一起，以综合反映出某一对象或会实践领域的基本情况。而纵观当前高校的档案信息资源，普遍存在着布局分散、特色资源不明显的情况，这些都在一定程度上影响到新时期档案信息资源的有效共享。为此，对高校档案信息资源加以优化整合，很有必要。但是，也需看到高校档案资源的优化整合其实也是一个复杂系统工程，不可一蹴而就，需循序渐进。如从广义上来讲，其档案信息的优化整合就涵盖了软件环境、硬件环境与网络环境、人力资源整合等众多方面，而从协议上来讲，高校的档案信息资源优化整合，其实就是对各类档案信息本身的优化整合，主要包括了特色档案信息资源开发、档案信息资源统计和馆藏优化与高校馆藏资源数字整合等众所流程，故在实际工作中，各高校需具体结合本校情况，优化整合本校的档案信息资源，为档案信息资源的共享提供有力资源[3]。

三、构建档案信息集成系统

为逐步推动本校信息化建设，各高校纷纷加快其信息化建设步伐，构建了适合本校发展的信息资源共享硬软件平台与应用系统，并初步实现了科研、教务与各项工作的计算机网上管理。然而，因各高校信息化建设水平的差异与档案管理工作中不同信息技术与管理软件的应用，均对高校档案信息资源的共享造成不利影响，使得高校档案部门无法实现信息互访与资源共享。基于此，各高校有必要联合建设档案信息集成系统，为院校间相关档案信息资源的共享提供有力保障。当然，“高校档案信息共享服务集成系统”，还是一项具有探索性的建设项目，缺乏成熟经验，为此，在实际建设过程中，各高校间需从全局考虑，从国家利益与长远利益出发。首先，就技术上来讲，各高校必须构建本校的档案信息资源库，采取集成手段构建系统、集约化的档案信息资源库，为各院校间档案资源的共享奠定物质基础；其次，研发并制定出一套各高校间可通用的数据规范，用以深度整合各高校档案信息资源，最终形成统一且不同主题的高校教育信息数据库，如科研数据库、教学数据库等[4]。而对于各高校内部优质教学资源，如教学案例、教学课件与教学素材等，均可统一整合到这个集成平台数据库中，便于各高校共享、经验交流，为继续教育、网络教育与终生教育提供有利条件。

四、提高档案管理员综合素质

新时期，要想实现高校档案资源的全面共享，除了要引导广大档案管理人员树立共享意识之外，还需逐步提升档案管理人员的综合素质，从而为档案资源共享提供人才保障。如在实际工作中，对高校档案管理员知识结构加以调整，要求管理员除了具备专业档案知识与基本管理技能之外，还需主动学习现代知识，掌握基本网络知识、计算机知识与数据管理等知识，具备一定档案数字化建设发展所需技能[5]。而且高校也需定期展开档案管理现代化业务培训，对校内档案管理员进行在职培训，进一步完善其知识水平，成为既具备一定档案专业知识技能又具备一定现代化管理技能的复合型人才，以此来迎合信息化时代下档案信息资源共享发展的需求。

综上所述，在社会日渐开放，信息化程度日渐提高的今天，档案信息资源的友好共享，显然已经成为了时代所趋。就高校本身而言，只有实现了档案信息资源的友好共享，才能更好地发挥出档案信息资源服务于高校日常教学、科研、管理与为社会提供更加全面的档案信息服务的双重功能，才能使得高校档案信息资源表象价值与潜在价值均得到超值的体现。为此，新时期，高校管理者需逐步引导其档案管理员树立档案共享意识，逐步提升其综合素质，强化院校特色档案资源的建设，构建档案信息资源集成系统，从而为其档案信息资源的友好共享奠定坚实的基础，推动高校的稳步、长远发展。

【参考文献】

[1]何秀清.基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨[J].皖西学院学报,2013,、（06）:147-152.

[2]王林娜.信息资源共享的高校档案管理模式探究[J].教育教学论坛,2015,（19）:16-17.

[3]张学.从资源共享角度探讨高校档案信息资源管理模式[J].劳动保障世界(理论版),2013,（07）:103-104.

[4]王丽娜.基于信息资源共享模式下的档案管理模式创新[J].办公室业务,2014,（21）:86-87.

[5]易莲.高校档案管理中信息资源共享模式的构建[J].湖北成人教育学院学报,2015,（01）:76-78.