考前复习重点

一 、会议方案的拟订    

（一）会议筹备方案的概述:   

1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:

（1）确定会议的主题与议题。

（2）确定会议的名称。

（3）确定会议和议程。

（4）确定会议的时间性和地点。

（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。

（7）确定会议与会代表的组成。

（8）确定会议经费预算。

（9）确定会议住宿和餐饮安排。

（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工

2.会议筹备方案的作用:

(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行   

 3.电话会议及视频会议   

（1）电话会议交流信息的特点:

①方便灵活，准备时间短，回复迅速。②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）。    

2）电话会议信息工作要的要求，电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：

1准确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传输设备；4按时接通电话；5互相能报出席情况；6做好会议记录。  

（2）视频会议    

1）视频会议的特点:

①声音和图像同时传送。

②不受空间的。

③节省时间、费用。

④交流效果较好。

⑤视频会议的交流不够深入广泛

2）视频会议信息工作的要求，由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。具体要求有：

1 发出开会信息；

2分发文件信息资料；

3布置会场；

4置与检查会场信息传输设备；

5做好会议准备；

6采用行集中后分散的形式；

7汇总情况信息。

3）远程会议筹备方案的优点:

远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。    

4）会务机构分工的要求    

会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求如下：

（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍。（2）会务机构要分工明确、责任到人。（3）加强协调，定期沟通。   

（二）会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为：

组建会议筹备委员会  分成筹备小组  形成筹备方案  领导审核方案。   

 二、会务筹备概述  

（一）会务筹备概述   

1.会务筹备情况检查的主要内容:

（1）会议准备是否充分;

（2）会议期间能否排除各种干扰;

（3）环境条件与用品准备

（4）文件材料的准备情况;

（5）会场布置情况的检查;

（6）会议保卫工作的检查;

（7）检查的其他内容。

 2.会务筹备情况检查结果的形式，务筹备情部的检查结果可以通过三种形式向领导或会议工作人员汇报。

第一，书面形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。   

 3.会务筹备情况的检查的方法，务筹备情况检查的方法大致分为以下两种：

（1）听取会议筹备人员的汇报;（2）会前现场的检查   

（二）会务筹备的程序   

 1.开会检查的程序，如对会议的准备情况以汇报会的形式进行检查，检查的程序应包括：   

 (1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小

（2）会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知。

（3）召开筹备检查协调会，听取汇报，并会上现场解决各种需要协调和问题。

（4）汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。       

2.现场检查的程序:

1）先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门.

2）将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总.

3）按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准确项目都要有明确的记录.

4）对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、文件或会议厅等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。    

三、审核会议文件夹概述:  

 (一)会议文件的类型,

2.会议文件审核的内容:

(1)审核会议文件的准确性和完整性

(2)会议文件的具体内容

3.会议文件审核的方法:

(1)对校法，适用于定稿上改动较多的文件夹。

折校法，适用于整洁、改动不多的文件。

读校法，适用于定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿。  

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文书基础：

1公文用纸为：A4型纸 尺寸210x297  

2公文眉首部分内容：

（1）公文分数序号

 （2）秘密等级

（3）保密期限

（4）紧急程度

（5）发文机关

（6）签发人 

（7）红色反线

3、联合行文时只标识主办机关发文字号

4、主体包括：

（1）公文标题

（2）主送机关

（3）正文

（4）附件

（5）成文日期

（6）印章

（7）附注  

5、上行文（请示报告）、特指性下行文（批复通知）、平行文（函）主送一个机关

普发性下行文（决定、通知 、通告、意见）写多个主送机关

周知性下行文（公告、通告）不写主送机关

6、成文日期原则：

（1）办公室主任签发以签发日期为准

（2）联合行文时，以最后一个机关签字日期为准

 （3）经会议通过讨论的，以通过日期为准

 （4）须经上级机关批准的，以批准日期为准

 7、印章是公文生效的标识，印章中心线压在成文日期上，两机关联合行文时，主办机关印章在前。每排排三个印章，居中排布，印章之间互不相切，右空2字标识成文日期  

 8、版记：

（1）主题词（2）抄送机关（3）印发机关（4）印发日期（5）反线  

9、文件的主题词标引不得超过5个标引应坚持谁办文 谁标引的原则  

10、材料运用环节： 

占有—鉴别—选择—使用，占有材料途径：

（1）亲身经历所获

（2）调查阅读所获占有材料原则：围绕主题、选择典型、真实准确、新颖生动材料使用环节（恰当安排顺序、确定详略）

确立主题依据：（1）写作目的（2）材料本身主题要求：正确、深刻、新颖、集中

开头方式：

（1）概述式

（2）目的式

（3）开门见山式

（4）引述来文式

段落排列：（1）提行式（2）条款式（3）篇段合一式 

照应：（1）首尾照应（2）文题照应（3）行文前后照应  

结构要求：严谨 自然 完整 统一  

语言要求：准确 简洁 平实   

叙述六要素：时间 地点 人物 事件 原因 结束  

叙述人称：第一人称 第三人称  叙述方式：顺叙 倒叙  

论证方法：（1）例证法（2）分析法（3）引证法（4）对比法（5）因果法  

说明方法：（1）定义表述（2）分类比较（3）数字图表  

办公自动化  

1、计算机分硬件和软件系统   

2、1KB=1024B 1MB=1024KB 1GB=1024MB  

 3、系统软件:(1)DOS  (2)UNIX  (3)NET WARE (4)NT  

4、开机顺序：（1）打开显示器等外部电源（2）打开主机电源 关机相反  

5、热启动方法：（1）CTRL+ALT+DEL (2)按RESET  

6、计算机病毒特征：（1）传染性（2）隐蔽性（3）潜伏性（4）破坏性（5）不可预见性  7、计算机网络由通信子网和资源子网组成 

 8、计算网络分局域网和广域网  

9、TCP/IP是网络标准协议  

10、因特网主要功能：（1）信息查询（2）通信服务 (3)电子教育（4）电子娱乐（5）电子购物  

11、数码相机核心部件是CCD，它相当于胶卷 关系到相片的分辨率  

12、数码相机与传统相机的区别：（1）感光不同（2）存储介质不同（3）图像质量不同 （4）输入输出的方式不同 

13、分辨率是数码相机最重要的指标之一。图像色彩好坏取决于镜头 

相机存储格式多为JPEG  

14、一般相机色彩位数16BIT和24BIT 专业多为24BIT和36BIT  

15、在拍摄时注意：

（1）相机不适宜拍摄自然风光

（2）不要靠近被摄体

（3）取景要准确

（4）逆光时注意补光

16、相机维护：

（1）及时清晰机身与镜头

（2）防热放寒

（3）防水防沙防雾

（4）防碰防湿

 17、扫描仪是重要的输入设备，按颜色分为黑白和彩色 按扫描方式分为手持式 平台式滚筒式 。平台式最为常用，分辨率多为600X1200DPI 扫描文稿多在300DPI  

18、扫描仪性能：

（1）分辨率（2）色彩位数（3）接口类型  

扫描仪安装：

（1）硬件安装（2）安装驱动（3）安装扫描软件OCR（4）扫描图像（5）扫描文字      

注意：及时锁定、保持清洁、勿带电插拔、注意更新、分辨率不要过高 

19、光盘刻录机分为CD-R和CD-RW。CD-R只可刻录CD-R光盘 CD-RW皆可刻录  

性能指标：（1）数据传输速度（2）缓存容量（3）兼容性  

步骤：（1）连接刻录机与计算机（2）安装软件与驱动（3）制作光盘  

注意事项：（1）注意散热（2）保持清洁（3）避免长时间工作（6）尽量不要执行其他程序  （6）不要操作面板按键（7）及时取出  

20、投影仪 

性能指标：（1）分辨率（2）亮度（3）对比度（4）带宽（5）均匀度（6）灯泡（7）接口配置  

操作：（1）安放投影仪（2）连接（3）接通电源（4）对焦（5）设置率（6）关闭投影仪  注意：（1）保持清洁（2）不要用镜头遮盖画面（3）不要关机后立即断电（4）不要带点插拔电缆  

常见问题：（1）RGB端口无信号（2）无图像（3）图像偏色  

21、摄像机由光学 光电转换 图像信号 自动控制系统组成  

操作步骤：（1）开机（2）装带（3）拍摄（4）回放检查（5）关机  

注意：（1）避免镜头直对阳光（2）用毕取出磁带电池（3）防潮防寒  

企业管理  

1、公司的特征：（1）盈利为目的（2）以股东投资为基础（3）是依法的企业法人 

 2、有限责任公司注册资本3万元，首次出资不得低于20%，其余2年内缴足投资公司5年。股东人数50人以下 货币出资额不得低于注册资本的30% 股东会是最高权力机关。  一人有限责任公司注册资本10万元人民币   

3、股份有限公司股东人数为2—200人，注册资本500万元 发起人在30内举行创立大会 15日内发布通告 

 4、股东大会是股份有限公司的权力机构  

5、不予受理专利条件：（1）科学发现（2）智力活动规则（3）疾病诊断治疗方法（4）原子核变化所获的物质（5）违反法律 社会公德  专利权的条件：（1）新颖性（2）实用性（3）深刻性  专利权限20年 实用新型 外观设计10年  

6、商标特征：（1）专有性（2）时间性（3）地域性  商标权有效期1年   

7、上市公司股本总额不得5000万，且连续3年盈利 持有1000元股票面值的股东在1000人以上  

8、现代企业的特征：（1）产权清晰（2）权责明确（3）政企分开（4）管理科学  企业管理本质是对人管理  现代企业文化特征：（1）独特性（2）普遍性（3）可塑性  会计六要素：（1）资产（2）负债（3）所有者权益（4）费用（5）收入（6）利润  税收特征：（1）无偿性（2）固定性（3）强制性  货币职能：（1）价值尺度（2）流通（3）储藏（4）支付（5）世界货币  汇率制度分为固定汇率和浮动汇率 多为固定汇率制度  信息与档案 

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  3 

1、信息的特征：客观性、时效性 、可塑性 、共享性 、依附性 、传递性（通过一定媒介才可传播）。开发性（取之不尽，用之不竭）无限性（会随时间推移不断产生）

2、信息种类：

（1）按信息源划分自然信息和社会信息  

（2）按信息表现形式划分语言 文字 表象 计算机缩微品信息 

（3）按信息内容设计领域划分政治 经济信息 

（4）按信息稳定程度分为静态（资源 统计）信息和动态（市场）信息  

（5）按来源分为横向纵向信息 

（6）按工作作用划分额为预测动态 反馈信息 

3、信息搜集要求：价值性、时效性、层次性、针对性、全面性

4、信息收集方法：观察法、阅读法、询问法、问卷法、网络法、交换法、购置法  

a)观察法简单、灵活，能获得较为客观的信息，但信息量有限，深层次信息少 适宜对人物 环境 事物实际状况的了解 。  

b)阅读法信息量大、涉及面广、适用性强，但有失真的可能。

c)询问法灵活实用，信息价值大 但费时费力 规模小。   

d)问卷法客观，便于定量分析 省时省力 效率高 但质量难以保证 。 

e)网络法不受时间、地域，可获取广泛 迅速 时效性强的信息。  

f)交换法及时、适用、针对性强、省时。   

g)购置法可获取系统化 专业化的信息 来源广 但费用高 费时费力  

7、信息形态：文字形态、声像形态、记忆形态 

8、秘书要经常查阅利用信息  

筛选方法：（1）留意标题（2）复印裁剪（3）摘记（4）标记说明  

筛选要求：（1）有指导意义的（2）与业务相关的（3）带有倾向性 动向性 突发性（4）能预见未来趋势（5）为决策提供超前服务（6）剔除过时 虚假 重复 缺少实际内容的信息  

文书拟写  

简报的特点：简、快、新、实  

简报的类型：（1）会议简报 （2）动态简报 （3）工作简报  

简报结构：报头+报核+报核   

简报秘密等级写在报头左上角，字数一般控制在1000字以内，不超过2000字  

意向书的特点： 协商性、灵活性、简略性  

结构：标题+正文+尾部   

订货单特点：协约性、严肃性  

结构：标题+正文+尾部   

商品说明书：真实性、科学性、条理性、通俗性  

设计注意：（1）如实介绍 真实可信（2）抓住特征 突出个性 （3）语言简洁 通俗明了  （4）设计新颖 美观大方  

报告特点： 汇报性、陈述性  

报告与请示的区别：（1）性质要求不同，报告不用有明确回复，请示必须得到明确回复  （2）行文时限不同，请示必须事前。（3）请示必须一文一事，且请批对应 （4）请示需逐级请示，语气温和谦恭   

会议纪录特点：真实性 资料性   

商务接待 ： 1、接待规格：高规格 低规格 对等  

 2、高规格接待最能体现友好，对等接待最常用低规格接待适用基层  

3、接待计划内容：接待规格 日程安排 经费预算 工作人员  

4、经费预算由接待规格、人员数量、活动内容确定  

5、接待计划的制订由接待规格制约  

6、接待计划草订需经领导审定，日程安排后与来访者进行沟通  

7、制订接待计划首先要了解客人身份与来访目的。  

8、影响接待规格的因素：双方关系、突然变化、上次接待标准  

9、座次高低由司机身份决定，司机如是专职司机，上座为后排右座  

10、话别时间在半小时内为宜  

11、接待计划主要项目：陪同人员、食宿安排、接待日程、经费预算  

制订计划注意：执行规章制度、适应来宾生活习惯、做好保密工作 

沟通基础

1、沟通工作特点：（1）非权利支配性（2）非职责限定性（3）认同疏导性  

2、沟通类型：人与人沟通、人与自我沟通、人与机器沟通、组织之间沟通

3、秘书所涉及的多为人与人之间和组织之间的沟通

4、网络沟通优势：（1）降低成本 提高效率（2）平等、即时性强（3）有安全感

制约性：（1）语言存在歧义（ 2）横向沟通扩展张 纵向沟通弱化   

5、尊重与理解沟通是有效沟通的前提，倾听和提问是有效沟通的关键。  

6、沟通目标：（1）说明事物（2）表达感情（3）建立联系（4）和谐工作环境  

7、与客户沟通原则：（1）区分到访客户是多次还是首次（2）区分内部外部客户   

8、横向沟通是员工间的沟通，其目的在于增强合作，减少摩擦，表现形式为：会议、面谈、备忘录、报告。   

9、横向沟通的障碍：沟通技术存在障碍、心理活动障碍、不善倾听，草率评判、表达理解存在歧义 。 

上行沟通策略：建立信任 走动管理 维护领导内部统一  下行沟通形式：报告、信函、备忘录、谈话、会议、传真。  

10、上行沟通形式：建立系统 申诉请求 员工座谈会  上行沟通作用：（1）提供员工参与管理的机会（2）减少因误解造成的损失（3）营造民主式管理氛围（4）缓解工作压力   下行沟通策略：（1）制订针对性沟通（2）精简环节（3）减轻分流沟通任务（4）提倡简约（5）启用反馈（6）多介质组合   

11、多介质组合是最简单最主要的方法  

12、沟通重点：（1）企业员工（2）危机中受害者（3）新闻媒体  

13、危机认定：（1）团队内存在使人情绪不佳的氛围（2）缺少交流（3）消极言论普遍存在（4）间接渠道使用较多，直接渠道使用较少（5）执行不力，隐患增多  

对策：（1）反应迅速机敏（2）强调共同基础（3）建立危机小组（4）利用多种沟通方式（5）参与调查 

会议善后  

1、 需要搜集文件是会前会中会后产生分发的文件   

2、 立卷归档的意义：

（1）是文件转为档案的重要步骤和基础

（2）保持了历史联系，便于查找利用 

（3）保持 了历史联系，反映了客观进程 

（4）保护了文件的完整安全，便于保管利用 

（5）保证了工作的连续性，为档案工作奠定了基础  

3、 不需要立卷归档的文件：重份文件、事务性、临时性、无查考价值的文件、草稿、修改稿。会议主要文件如领导讲话、结论、决议、报告单卷，大会发言按日期立卷。

书面发言按单位地区立卷、通知来往文书、按时间立卷。

4、 大会文件按重要程度和时间排列  

5、 整理录音的技巧：删除、增加、修改、送审 。清理方法：收销带存  

6、 会议文件保管分为长期、短期、永久三种   

7、 会议文件整理注意及时完整，会议文件多带有参考与草稿性质   

注意：正确区分保管期限、办理好移交手续   

8、 会议纪要是在记录的基础上进一步综合分析提炼而成用于记载传达会议情况及议定事项的文件   

会议纪要的种类：（1）办公会议纪要（2）工作会议纪要（3）协调会议纪要（4）研讨会议纪要 

9、 拟写要求：（1）实事求是（2）集中概括 提炼归纳（3）条理清楚 一目了然   

10、 会议纪要的分发根据其印发范围和查看等级 印发范围根据其会议性质和纪要内容来确认。绝密会议纪要只印发与领导。 

11、 会议经费决算：（1）会议拟定开支预算 （2）准备专用账册（3）对开支进行详细记录（4）会后按预算、决算 （5）遵循勤俭节约原则  

12、 催办要求：准确及时到位、不可拖延、断章取义搞本位主义，业务范围明确专一的工作由相关业务部门负责，综合信不过 交叉性工作交由秘书部门 联合会议决议由牵头部门负责 领导集团本身形成决定交由秘书部门和指定单位  

13、  催办方式：（1）发文催办 （2）电话催办 （3）派员催办   

14、 电话催办快速方便，可直接找当事人，可进行双向沟通，适于本部一般工作部署，但容易被忽视，频率间隔短，派员催办直接，有督促作用，容易受到重视，但较为花费精力，对于难办事项可以采用会议催办。  

15、  传达落实要求：（1）迅速果断 保证质量 （2）忠于决策 不打折扣 （3）思想 有创造性落实   

16、 浏览景观一般分为人文景观和自然景观，娱乐活动分为观看项目和参与项目。

制定方案时注意：安排好人员、参观地点检查、提前预定好门票 、人数过多时，可外包旅行社。

在制定接待计划考虑客人的信仰、忌讳、身份、性别、年龄、是否带有家属。  

17、 预定餐厅时注意：事项确定好时间、地点、宴请人员、桌次座次、菜单   

选择宾馆时考虑：交通便利与否、档次是否合适、环境是否优雅   

正式宴请晚上居多，以中高档餐厅为佳，多为包间。根据其主人主宾身份来确定档次，在根据事由、规模确定地点大小  

18、 撰拟出国申请内容：路线、时间、地点、交通工具、具体事项、备注。  

办理护照的相关证件：（1）任务批件 （2）政审批件 （3）邀请书 （4）2寸免冠照  

申办签证的途径：（1）我国大使馆和领事馆（2）权威签证代办机构（3）目的国使馆  

商务旅行制订程序：（1）制订计划（2）制订旅程表（3）准备发言提纲（4）办理好签证 护照、黄皮书、出境登记卡的手续（5）订购机票  

19、 准备工作：

（1）审查最佳旅程表

（2）兑换外币

（3）准备随身用品

（4）准备文件、相关证件

（5）做好旅行安排

（6）注意时差 

（7）搜集资料 

 20、办公室布置要求：

（1）优先采用光线、通风 、监督、沟通占优的办公室 

（2）使用同样大小高度的桌椅、柜子 

（3）将接待部门置于入口处 

（4）预留充分空间 

（5）常用设备档案置于使用者附近 背对背放置档案柜

（6）设置休息区  

21、 光线应来自桌子左上方和斜后上方  

 办公室布置三原则：（1）利于沟通（2）协调舒适（3）便于监督