人事行政部--采购制度

一、目的

为了进一步加强公司制度管理，健全公司行政物资采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证行政物资采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。

二 行政物资分类

1、行政物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。

2、低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等日常办公用品

3、管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等

4、个人保管物品：个人使用保管的手提电脑、U盘、计算器等

5、实物资产：物资价格高，如：办公家具、办公室相关设备、公司车辆、办公使用系统等

二、 工作程序

（一） 行政物资采购原则

1.行政物资采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

2.行政物资采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

3.行政行政物资采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

（二）行政物资采购申请

1.行政物资采购之前，行政物资采购经办人依照需求部门申请所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“物品申请单或行政物资采购定单”。

2.紧急行政物资采购时，由行政物资采购部门在“物品申请单”上注明“紧急行政物资采购”字样，以便及时处理。

3.若撤销行政物资采购，应立即通知相关部门工作人员，以免造成不必要的损失。

（三）行政物资采购单审查流程

1. 行政物资采购经办人在“物品申请单或行政物资采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。

2. 各行政物资采购经办人在行政物资采购之前必须把“物品申请单或行政物资采购定单”交由行政经理审查，人事行政总监审核，再提交财务部进行审核，财务总监审批后报总经理审批后，方能进采购。

3.审查批准以 “物品申请单或行政物资采购定单”内各负责人签字为最终批准依据

4．“物品申请单或行政物资采购定单”审查完成后原件由行政部归档，复印件交由财务部归档

（四）行政物资采购程序

     A．供应商甄选

     1．“物品申请单或行政物资采购定单”审批通过后，由采购经人进行供应商甄选及最终采购方案制定

2．参与甄选的供应商不得少于三家，采购经办人应建立供应商资料及价格记录

     3. 采购经办人应做好采内参市场行情调查

     4．详细记录询价、比价、议价作业

     5．所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制

     6．做好平时的行政物资采购记录及对帐工作

 7.  所有甄选过程必须在行政经理监督下进行，详细过程整理   后汇报至行政经理审核提交由行政总监审查

     8．供应商确定应由行政经理根据采购经办人汇总情况决定，并做文字整理提交行政总监审核

     B．行政物资采购订单制定

     1. 行政物资采购订单，依据“物品申请单或行政物资采购定单”内申请的物资进行制定，制定后的订单应报需求部门审查后提交行政经理审核，行政总监审批，财务总监审批

      2．如需修改订单，需求部门应在提交行政总监审批前提出修改要求

C. 行政物资采购合同审查

     1．采购经办人根据供应商提供的合同进行初步审核后交由公司法务部进行合同审查

     2. 法务部提出修改意见经由采购经办人整理修改后再由财务部审查付款流程

     3. 财务部审查后由财务总监做合同最后审批

     4. 以上审查完成后采购经办人整理采购流程及最终确认后的采购合同写“签呈”及“付款申请”，交由各部门（需求部门行政物资采购部门、财务部门）负责人签字审查

     5. “签呈”及“付款申请”完成后可由采购经办人签订行政物资采购合同

（七）行政物资采购付款方式

      1. 采购经办人应按照采购合同及时跟进付款及付款后各项工作的进行

      2．采购物品验收应由行政经理按照合同规定进行验收，验收合格后上报行政总监

（九）行政物资采购经办人行为规范

1. 行政物资采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“行政物资采购定单或物品行政物资采购申请单”。

2. 行政物资采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交机关处理。

三、 附则

1.各部门需要行政物资采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程行政物资采购的，财务部将拒绝付款。

四、本制度经总经理核准后实施。

五、附行政物资采购流程图：