从档案管理到档案信息化管理

[摘 要]文章对档案的构成，从档案管理到档案信息化管理作了阐述

[关键词]档案 信息化 管理

中图分类号：g270文献标识码：a文章编号：1009-914x（2013）17-0209-01

档案的构成，一般地讲有两个部分，即载体与内容，载体是物，内容是由文字、数码、符号等表示出来的非物体概念或知识，从这一点上讲，档案就是这种物与非物体的结合。

档案信息，主要是指档案的内容。当然还有档案形式、档案载体方面的信息。比如公文、格式、用语等，各个朝代有所不同，它能给人一种时代信息。载体是纸，或者是胶片、磁带等，它能给人一种载体信息。但档案信息主要是指档案内容。其他信息对于档案保护工作者，鉴定工作者以及有关专家才更有价值。

档案管理是档案工作的基本职能。档案管理原则-全宗原则是区别于图书、情报资料管理的重要标志，是符合档案工作规律的。档案信息管理主要是指档案内容的管理。档案管理和档案信息管理是两个紧密相联的不同工作阶段。档案管理是档案信息管理的工作基础和前提条件，档案信息管理是档案管理的深入和延伸。

档案信息化管理是人类发展的必要条件，从人类发展的角度看，档案信息是一种资源，这种资源必须要建立好、管理好，才能发挥其档案信息的作用。档案管理现代化是档案管理发展的必然趋势，在档案管理现代化过程中还存在着档案标准化程度低，缺乏高级管理专业人员，档案管理投入不足等问题，需要通过加强档案管理标准化，实现管理现代化，加强复合型人才培养，加大档案现代化管理的投入等手段实现档案管理现代化。

档案信息化是自身发展的必然趋势。传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案管理，工作量巨大，步骤繁琐，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好客观环境。

室藏档案是档案信息化的重要依据，档案信息化就是在不改变档案信息内容的基础上，以信息转变原则为前提，改变档案及其内容的存在形式，使档案信息逐渐趋向社会化发展，进而达到档案资源共享的目的。建设档案信息化的意义是档案主要记录的就是一种历史的信息，它属于原始记录。而我们应明确的是档案信息化里的信息涵义，不应将其局限在档案中所记录的信息，还应处理后的原始信息及其他社会信息融合的广泛信息。档案信息化具体可总结为广义和狭义两方面：将社会文化、经济、政治等信息与档案信息融合处理，就是常说的广义信息化；档案内容信息化就是狭义的信息化。在现代人技术条件下，加速档案信息至社会交流系统的融入速度，使其广为流传于社会中；另外，融合其他社会信息的形式与档案信息，促进档案信息的社会化传播，这是建设档案信息化的主要目标，二者是相互促进、相互联系的。1.档案资源技术信息化。档案资源信息化是档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用，实现档案资源的社会共享。其主要内容包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

2.档案管理方法科学化。档案工作方法科学化，就是根据信息社会的特点和档案工作的客观律进行合理的组织计划和控制。白然科学和社会科学的最新研究成果运用到档案管理中，如在系统论、控制论等的指导下作出正确的决策。此外，管理方法的科学化还包括正确恰当地运用经济手段和行政手段按照管理对象的实际和它自身固有的规律来决定采用何种手段，以及使用这些手段乃至最终用法律形式来保证。管理方法的科学化是新形势下管理现代化的核心。

3.管理人员素质职业化。信息时代档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断改革，对档案管理人员在业务知识、科学技术知识及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。档案管理人员除了应具备广博的知识外，还要有一个结构合理的人才群体。档案管理人员要有一个合理的比例，有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等。

4.档案利用的社会化。随着社会档案意识的增强及档案效益的显现，档案利用从用户对象上正在发生着明显的变化，非官方组织与社会公众对档案的利用不断增长，经济活动利用明显上升。随着档案进一步开放、电子文档的实行，档案利用将出现跨地域、跨行业的局面，突破时空界限，真正实现资源共享。

从档案管理到档案信息化管理，就是要提高档案管理人员的信息化工作技能，为尽快实现传统档案管理模式向现代化管理模式的转变，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断地提高他们的工作技能。