会议方案的制定

教学目标：

知识目标：学会制定会议方案

能力目标：掌握制定会议方案的基本技能

德育目标：培养责任心和踏实的工作作风

教学重点：会议方案的基本内容

教学难点：制定方案的方法

教学方法：讲授法、实验法

课时安排：2课时

教学过程：

【导入新课】

秘书人员应该掌握制定整套会议方案的基本技能。会议方案应包括哪些内容？如何制定方案？制定时需要注意什么？是这节我们要掌握的内容。

【讲授新课】

一、会议方案的基本内容及制定方法：

１．安排会议议题，确定会议名称、规模和规格

（1）会议议题是制定会议方案的核心，有了明确的议题才能谈得上开会，议题通常由领导提出、领导定案。就一般工作性会议而言，秘书人员应当注意收集有关领导提出的议题，反映下级要求解决的问题，加强调查研究，收集应当提交会议研究的议题，整理出简要书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。

安排议题要注意以下几点：

Ａ．先重后轻，把重要的棘手的问题排在前面。

Ｂ．先同后异，把性质相同，互相有联系的问题排在一起。

Ｃ．先急后缓，把急需解决的议题排在前面。

Ｄ．先宽后窄，把保密性较强的议题放在后面，以便有关人员到会和无关人员退席。

Ｅ．准备后备议题，时间充裕时供讨论。

（2）会议名称 一般由以下几个部分组成：会议主办单位名称，会议的主题，会议的类型。如：某某公司2002年度全体员工总结大会，2002中国礼品信息发布会，合肥金融学校新校区落成典礼。

（3）确定会议规模和规格的依据是会议内容和议题，内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。应本着精简效能的原则来确定会议的规模和规格，即中、小规模，中、低档次规格能解决问题的，尽量不上大规模和高规格。

2．提出与会人员范围或人员名单

在确定会议规模和规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种身份的人参加。秘书人员应当在平时注意熟悉各部门的业务知识和各领导的情况，以便做好这项工作。

3．拟定会议的会期

会议何时召开，何时结束，就是会期。择定会期应保证与会有关的主要人员基本上都能到会。此外，还应该注意把握开会的时机，有些时效性很强的会议，要尽早安排；有些需要深思熟练、虑的会议，可以缓时召开。

4．拟定会议的议程与日程安排

围绕会议议题列出发言或讨论的先后顺序，就是拟定会议议程。议程拟定时应当考虑确保会议议项的顺利完成。表述宜简明，并冠以序号。拟订会议日程则要求具体，并准确无误。日程安排要写时间、内容（包括会间活动、作息）、地点。会议日程可采用文字形式或表格形式。

5．准备会议文件，落实后勤工作

秘书人员要准确领会领导意图，弄清会议议题和目的，并据此确定会议所需文件的范围、种类（如会议通告、会议方案、会议规划），然后确保质量写出文件。文件起草后，要严格审查，经领导签发后交付打印。还要认真细致地校对，合理安排印发数量，检验印刷质量。根据需要，也可考虑提前发放。

会议场地、设备、交通、经费等方面的后勤工作既繁杂又重要，稍有疏忽，就会造成被动局面。秘书人员在制定和落实后勤工作方案时，必须细致、周密。

【案例与分析】

“时装秀”方案

某服装为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟一个方案，内容如下：

1．会议名称：“2002××服装集团夏季时装秀”

2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。

3．会议主持人：××集团公司负责销售工作的副总经理。

4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。

5．会议程序：来宾签到，发放调查表。

展示会开幕、上级领导讲话。

时装表演。

展示会闭幕、收调查表，发纪念品。

6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。

签到表、产品意见调查表。

服装集团产品介绍资料。

订货意向书、购销合同

7．会址：服装集团小礼堂。

8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。

搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。

会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

9．会议用品：纸、笔等文具。

饮料。

照明灯、音响设备、背景音乐资料。

足够的椅子。

纪念品（每人发×××服装集团生产的T恤杉一件）

１０．会务工作：安排提前来的外地来宾在石中心花园酒店报到、住宿。

安排交通车接送来宾。

展示会后安排工作午餐。

【分析】

从秘书小王拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。

小王的方案还有一些需要修改的地方：

１．会议名称不能用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应该改为时装展示会。

２．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应该请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。

３．会议地点不应设在×××集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该设在来宾住宿的酒店的会议大厅。

４．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。

【课堂反馈】

思考讨论：某公司总裁将来我公司就技术合作事项进行商谈，请制定接待方案。

方案参考：

1．安排好来宾的有关工作事宜：搞清楚来宾的基本情况和来意，根据来宾的意图和公司实际情况安排日常，安排领导会见来宾，安排好双方商谈的会议室，做好安全保密工作，以及礼品、纪念品的准备工作。

2．做好生活接待工作。如食宿安排及车辆使用安排等。

3．业余活动安排工作。

【课堂小结】

掌握制定整套会议方案是秘书人员的基本技能，我们应该抓住每一次机会，提高我们的业务能力。

【板书设计】

第五节会议方案的制定

一、会议方案的基本内容及制定方法

１．安排会议议题，确定会议名称、规模和规格

２．提出与会人员范围或人员名单

３．拟定会议的会期

４．拟定会议的议程与日程安排

５．准备会议文件，落实后勤工作

二、案例分析

三、课堂思考与训练

【课后练习】

根据下面提供的会议内容，选择一项综合设计一份会议方案。

1．一家超市举行开业典礼，请写出庆典开幕式的操作程序。

2．某学校召开学生评教座谈会。

3．某电视台“青年歌手大奖赛”颁奖晚会。

4．某校举行毕业典礼。

5．某学校举行开学典礼。