秘书应该具备的素养

摘要：秘书工作具有承上启下、协调服务，参谋助手等作用，这也要求秘书工作者在工作中要做个全才，而同时也对秘书的修养提出了较高的要求。下面我简单的谈谈我对秘书所应具有的修养的一些理解。

关键词：秘书；保密；迅速；准确；协调

引言：作为领导身边的秘书人员是领导的参谋、助手。秘书人员所具有的知识、能力、修养是有效处理工作的依据，也是工作良好运行的保证。本文重点对秘书修养问题谈谈自己的一些拙见。

秘书工作在平常人看来都是那种简单的记记东西、开开会，老板说什么就是什么，可以说是一件很没有技术含量的工作，我本来就是这样想的但经过半学期的秘书学的学习，我发现秘书工作远远没有这么简单。可以说是所有行业中覆盖面最广的工作之一，这样对秘书从业人员的素质提出了很高的要求。

在我看来秘书工作的首要素质就是保密。秘书人员接触大量的内部文件，参加重要会议多，在领导身边的机会多，总而言之，接触机密多，而这些机密对企业的生死存亡影响很大。举个例子，秘书工作中不小心泄露了某个工程的报价并且被竞争对手知道了，那么这就造成了企业这单生意的损失，更别提哪些属于企业内部极端机密的事情了。所以秘书人员要严格执行国家有关保密规定，严守党和国家的机密，不利在任何场合向任何人炫耀和泄露，以免给党和国家造成损失。这不仅要秘书秘书当做法则牢记，更重要的事需要秘书人员把它当做行为准则，对最亲密的人也要守口如瓶，不能泄露丝毫。

第二就是能协调工作的素养，这种素养对秘书工作能否良好执行具有很重要的作用。秘书工作联系左右，承上启下，沟通各方，使整个组织内部有序、高效、科学的开展各种业务。这就是秘书具有良好的协调性的具体体现。一方面秘书工作是被动的。秘书是上级向下级贯彻方针，实施发展步骤的具体办事部门。也是下级以及广大职工向上级反映问题，汇报工作，呈请指示的中介机构。上对下的责难，下对上的不满，都汇集在秘书部门。还有些职能部门之间在分工合作或共同承办的事项中，也可能出现责任不明，权限不清，甚至互相推委扯皮的情况。秘书工作就是要传达领导的指示、汇报基层的建议和意见，作好沟通协调，使不必要的矛盾和因情绪而生成的隔阂减少，使各方面工作正常运行。其被动性经常表现在“息讼止争”、“化解矛盾”、“减少内耗”等工作上。然而也应认识到，这只是秘书工作发挥协调作用的一个主要方面。秘书工作是主动的。秘书在上级的统一指导管理下，要着意理顺各方面的关系，特别是注意创造一个和谐、愉快的工作环境。造成单位内外融洽的人际关系，使单位内部团结，外部和睦大家心劲一致，共同完成上级交给的工作而努力。这就要发挥秘书人员主动协调作用，在一般情况下，对上有敬有畏，上对下有赞有怨，这是正常的，一般不会采取直接对话，通常是通过秘书承上启下具体工作来传递彼此的感情。这就要求秘书能适当选择时机，向领导准确表达员工对他的尊重、敬佩，同时恰当的反映员工的批评甚至牢骚。也应当把领导对下属的称赞和表演及时告诉员工，领导希望他在哪些方面努力，哪些方面他还可以做得更好。秘书在上下之间建立良好的关系。工作中出现困难，彼此就会有默契。即使工作中出现矛盾，彼此之间也有信任。这就要求秘书能去协调，并能去协调好。只有当秘书具有这种素质时，企业才能良好的运行，这种素质下还包含了很多良好的基本的素养，比如诚实、善良、公私分明等。

第三是准确。秘书人员在转达上司或下属的意愿时应该准确的传达，不添油加醋，出现与事实不符的情况。这样可能对企业产生不良影响，特别是对企业的上下级关系以及企业的工作氛围的影响尤其大。还有在记录会议重点时尤其讲究是否记录准确。秘书工作是否工作准确，还体现了他对工作是否负责。

第四是迅速。我觉得工作的迅速性也是秘书的素质要求之一，也就是说工作要有效率。秘书人员一定要注重工作效率，在日常工作中，当场可以办理的事，就不要说“研究研究”；当日可以处理完的，就不要推到明天；急办的事就要马不停蹄地去办。总之，要把公文处理的时间压缩到最低限度。“雷厉风行”应该是秘书人员的工作原则和应有作风。试想一下，如果秘书人员工作不迅速，那么公司的运行肯定会出现问题。上司应该及时知道的信息没有及时知道，可能会导致企业机会的丧失，在竞争中处于劣势。

当然秘书应该具备的素质还有很多，我只是谈谈我认为秘书工作所特有的并且比较重要的一些。