提升工作效率的方法和技巧

一、总体建议

1.明确目标、定位

首先我们要有明确目标和定位。个人认为有明确的目标，具体的计划，强有力的执行，合适的协作工具才能无往而不胜。清晰明确的目标有助于我们的提高效率，我们可以用“6W3H分析法”来细化目标。（6W3H原则包含以下内容：1. Who—工作的责任者是谁2. For whom—工作的服务和汇报对象是谁？3. Why—为什么要做该项工作？4. What—工作是什么？5. Where—工作的地点在哪里？6. When—工作的时间期限？7. How—完成工作所使用的方法和程序？8.HOW　MANY－要用多少人配合？9.HOW　MUCH－要用多少钱完成？）

2.制定合理的策略

有了明确的目标后，就需要制定合理的策略。为了实现目的所要做出行动的路径规划。策略方案一定要考虑全面，将事情未来可能的变化、内部外部的各种动力及阻力、涉及到的人员的反应通通考虑在内，尽可能的多利用有利因素，屏蔽不利因素来进行设计。而且通常还需要准备多套方案，这样才能在可预料的突发情况下仍有应对的余地。只有有了合理的策略，在具体执行过程中或给下属分配任务的时候才能做到胸有成竹，心中有数。

3.具体的计划及任务

人一天的时间是固定的，为什么有的人能在固定的时间完成所有的工作，并且准时下班陪伴家人；而有的人却在规定时间内完不成工作，还要加班加点？只有合理的运用时间才能提高自己的工作效率。在这里给大家介绍一种比较高效的时间分配法则“四象限原理”。“四象限原理” 主要是根据事情的重要程度和紧急程度来分配时间。通常会用20%~25%的时间，来处理重要加紧急的事情；用65%~80%的时间，来处理重要但不紧急的事情；用15%的时间，来处理不重要但紧急的事情；最后用1%的时间，来处理既不重要也紧急的事情。

4.跟踪执行

虽然目标有了，计划有了，但是到执行的时候总是会出这样或那样的问题。有些人做事虎头蛇尾，有些人做事有拖延症。那么对于做事“虎头蛇尾”的人，我们要如何避免呢？通常做事“虎头蛇尾”和“三分钟热度”的人属于意志不坚强，缺乏坚韧毅力。这里推荐一个方法：适用于注意力不集中，意志力不坚强的人。首先我们先挑选一件要做的事情，这件事情需要长时间专注才完成。我们将计时器设定为25分钟，并开始去做，时间到了，在清单登记一下，休息五分钟，完成第一阶段。第二阶段依然设定倒数计时器25分钟，并专注工作，完成后，休息5分钟。第三、四阶段是一样的，只是第四阶段休息时间比较久，15分钟。这种工作法除了极大地提高了工作的效率，还会有意想不到的成就感。

二、具体操作

　　1、将每项任务分成若干目标，然后决定完成步骤及其时间分配；

　　2、适当时候阐明自己在某项工作中起到的作用和担负的责任，这样可以避免你在那里苦苦卖力，而老板却慧眼不识；

　　3、果断做事，绝不能放任拖拖拉拉的惰性耗费更多时间，和拖延症争抢时间，就要努力战胜它！

　　4、了解自己的习性。如果你熟悉你自己的生物钟，你就会知道自己一天里什么时间最适合做日常事务，什么时间来干一些更需创造性的工作；当自己感觉大脑最活跃而心情最乐观的时候，去处理一些棘手的事务；

　　5、检查一下自己的时间究竟花在什么地方了；回顾自己在过去一段时间内或每天的时间主要耗费在哪些事情上；

　　6、坚定地、切实可行地分配一下自己的时间，使自己有可以不受干扰地进行思考、计划或行动的持续大块时间；

　　7、问一下自己“它确实有助于完成我的工作吗？”

　　8、问一下自己“如果我不做这件事，情况又会怎么样？”

　　9、问一下别人为自己所做的事有没有浪费他们的时间。