公文写作的重要性与必要性

公文写作是指公务文书的撰写。在一个单位的文书处理工作中， 文稿起草是第一个工作环节，比较收发、登记、办理、卬制来说, 往往需要更多的思考，花费较多的精力和时间，尤其是一些重要文 件的起草，可以说是一项非常艰苦细致的创造性脑力劳动。无论是 担任领导职务，还是从事文秘工作，都免不了经常写文章。文字表 达水平也就成了业务能力的主要体现。提高公文写作水平，要从提 高起草者的思维能力、经验水平和综合素质下手，没有什么“秘 诀”可言，非得下苦功夫不可。而公文写作又有其基本规律可循， 只有把握这些规律，多学习、多思考、多练习，甘当“苦行僧”， 愿做有心人，勤学多练、厚积善悟，才会熟能生巧，达到“下笔 如有神”的境界。本文拟结合我个人从事写作的一些体会和别人的 一些经验，就提高公文写作能力问题谈一些粗浅看法。

一、多学习，打好理论基础

（一）系统地学习有关的理论，打好理论基础。鲁迅先生早在 20年代就指岀：“我以为根本问题是在作者可是一个'**人'，倘 是的，则无论写的是什么事件，用的是什么材料，即都是' 文学'。从喷泉里出来的都是水，从血管里流出的都是血。”这 就是说，作者的理想、情操和审美眼光，对文章的特色和价值是起 决定作用的。对我们初学者来说，首先应该认真学习“ **** ”重要 思想和科学发展观，树立科学的世界观和崇高的人生理想，积极自 觉地参加各种有益于国家、集体或他人的实践活动，在广阔的社会生 活中锻炼思想，陶冶感情，更好地增强自己的写作激情以及发现 新事物、看出新问题的能力。恩格斯认为，任何一个民族，要想 保持旺盛的发展活力，就一刻也不能离开理论思维。相比之下，我 们往往不注意对工作进行理论思维，而喜欢就事论事。这直接导致 我们一些公文起点不高，深度不够。实践证明，我们要正确地认 识全局工作中的各种现象，正确地处理工作中的各种矛盾、各种关 系，就不能不认真地学习有关的理论。理论是我们观察、认识和 分析有关问题的指南。只有理论素质提高了，才能头脑更敏锐，思 维更活跃，眼光更长远，写出来的东西才能有正确的立场观点和深 刻的思想内容，才有不可动摇的逻辑力量。当然，理论的作用是 间接的。一份调查报告可能没有直接谈理论问题，但它的观点是对 调查材料进行透视和思维的成果。理论的作用是潜移默化的，不能 指望学理论立竿见影，现炒现卖。打牢理论基础必须作长期艰苦的 努力。

（二）要积累生活，拓展知识。文章是客观事物的反映，生 活是文章写作的源泉。文章的内容及其表达，和作者的生活知识储 备有着密切的关系。生活阅历浅，知识贫乏，很难写岀好文章。丰 富的生活经验和广博的知识，不仅给作者提供了大量的写作信息， 而且可以激发作者的写作欲望，充分调动作者的创造力和想象力， 使文章写得更充实，更准确，更生动，更优美。我们要积极地投 身生活，在生活的感知中积累经验，拓展知识，不断更新自己的 知识结构，充实自己的头脑，为灵感的触发和文思的活跃提供更多 的水源或燃料。一是努力扩大知识积累，建立起适合自己的知识 结构。我们每天都在接触知识，并在不自觉地进行着知识积累。在 积累知识时，既要注意量的增长，面的扩大，还要注意根据自己 的职务和专业分工，设计自己的知识结构，有目的地进行知识积累。 所谓知识结构合理，就是既有专业知识，又有外围知识，专业知 识精，外围知识博。专业知识的精，是没有止境的，那么，外 围知识要宽到什么程度呢？如果要划一个圈的话，这个圈应该把日 常公文写作所涉及的领域基本覆盖住。这样，在写作公文时，即 使涉及不懂的知识，也不会是完全生疏的，起码知道从哪里获得这 些知识，从什么书里查到所需要的资料、数据。专业知识必须熟 悉、精通。在写作中用到这些知识时，不必每次都去查找。要像 律师熟悉法律条文那样熟悉自己的专业知识。特别是工作中常用的 条令条例、法规、基本数据，要十分熟悉。二是勤奋地进行 资料积累和思想积累。积累资料需要技巧，更需要毅力。偶尔剪 辑、摘记一点资料，做一点卡片，比较容易，长期坚持相当不易。 积累资料决不像有些同志想的那样是剪刀加浆糊的工作，它会耗费 很多时间和精力。要积累资料，就要阅读资料，判断资料的价值 及分类。如果由他人代劳，自己对资料内容没有印象，用时就无处 查找。积累资料的过程，也是熟悉资料的过程。只有熟悉资料，才 能在需要时，从资料储备中迅速把它调岀来。当然，这里说的熟 悉，并不熟悉资料的具体内容，而是指了解资料的类别、属性。资 料是供备查用的，没有必要把它的内容都记住，知道能在那里找到 它就行了。为了便于查阅，积累资料要注意分类，并定期整理。 资料的积累不能代替思想的积累。所谓思想积累，就是脑子要想事、 装事，注意把一些一闪即逝的想法捉住，记下来，并加以联想。我 们读报纸的时候，看文字材料的时候，调查研究的时候，与人交 谈的时候，要开动脑筋，思考问题，使头脑总处于一种准备状态, 这样，受领公文写作任务以后，进入情况就快，完成任务也快，不 至于什么时候都是从零开始。

（三）打破专业局限，多了解和熟悉全局性工作。机关工作分 工是很细的，对分工的工作了如指掌是应该的，但不应满足于此， 还要熟悉全局。只有懂得全局，才能更好地把握局部，才能正确地 估量本部门、本系统的工作在全局中的位置和份量。不懂得全局就 往往见木不见林，把自己分管的工作强调到不适当的程度，给下面 提出一些不适当的要求。强调了解全局，还有一个原因，就是有 些中心工作往往要从各个部门抽调人员完成。如果对全局性工作很 生疏，就会感到不适应。因此，在精通专业的同时，必须多了解 全局。年度工作要点，基本思路，重大活动，近期召开一些重要 会议的情况，上级和木级制发的重要文件，领导的讲话和指示，重 要典型的情况，都应了解。能多参加一些活动多接触基层固然好， 没有这些条件，通过阅读文件和有关材料也能了解不少情况。比如, 某个单位的现场会开过以后，找来有关材料看看，也可以了解大体 情况，并非只有到现场去才能了解情况。有些同志没有养成看文件 的习惯，这很不利于了解和熟悉全局情况。有时兴师动众往返几天 到基层去开个座谈会，了解情况不一定比从文件上得来的多。通过 阅读文件，既能掌握，又能了解情况，对于机关干部来说，是 一种多快好省的学习办法，不充分利用，未免可惜。

（四）研究一点写作之道。根据一些专家的体会，学习写作之 道的主要途径，一是学习公用文书拟制的有关规定。公文分类、作 用、一般内容和拟制要求，以及公文格式，是最基本的写作之道, 要认真学习并熟记。二是读一点写作理论方而的专著。如《应用写 作》、《写作通论》等。这些书会告诉我们怎样确定主题，怎样 建立结构，怎样使用材料，以及对比、照应、起承转合等文章写 作的基本问题。三是学一点语法和修辞。学语法的目的是消灭病句, 把文字写通顺。学修辞的目的是把文章写得优美、富有文采。二 者都是需要的。有的同志认为，公文讲究严肃、庄重、朴朴实实, 不能使用修辞手法。其实这是误会。讲修辞，并不是使文章华而 不实。在我们所见的公文中，一些特别精彩的地方，恰恰是运用 了修辞手法的结果。例如，“看自己一朵花，看别人豆腐渣”；“墙 上芦苇，头重脚轻根底浅；山间竹笋，嘴尖皮厚腹中空”，都是 用的修辞手法，非常生动、传神。对比、排比、对偶之类修辞 手法用得更多。不讲修辞，文章就不免平谈、呆板。四是学一点 逻辑学。逻辑与写作的关系非常密切。有一些公文之所以犯偷换概 念、改换论题、自相矛盾等逻辑错误，就是由于没有掌握起码的 逻辑规则。五是通过精读文件和正误对照学习写作之道。阅读文件 时发现写得好的文件，不要看一遍就过去，要仔细研究它的结构、 观点、材料以及论证方法和叙述方法，研究它好在什么地方，想 一想，如果让自己写这个问题，自己会怎样写，两种写法的差别 在哪里？还有没有别的写法？等等，仔细揣摩、体会、研究，定 会悟出些道理。这就是通过精读文件学习写作之道。还有一种方法, 就是通过对照公文的修改稿学习写作之道。一份公文有时要写好几 稿，每写一遍都有新的提高。把这几稿，特别是领导修改过的稿 子收集起来，仔细对照，边对照边思考为什么这样改，受益匪浅。

（五）在写作实践中提高写作能力。站在岸上，一辈子也学不 会游泳，因为游泳是一种技能。写作也是一种技能。由知识转化为 技能必须经过实践这个中间环节。用筷子吃饭是一种很简单的技 能，只听人家讲，看人家做，自己不拿一双筷子在手里练一练，也 掌握不了，何况是写作这样复杂的技能！因此，提高写作能力最有 效的办法是大胆实践，刻苦练习。在这方而要注意三点：一是既不 要把写作看得轻而易举，也不要看得高不可攀。提高写作能力是个 漫长的过程，不能企求一步登天。一开始写不好不要紧，只要坚 持写，必然有提高。二是既要勤于练习，又要善于总结。毛手毛 脚地写，只求数量，不求质量，即使有提高，也比较慢。要使自 己写一次，进一步，就要善于总结。每完成一份公文的写作，都 要回过头来总结一下有什么经验教训，特别要把初稿和后来的修改 稿、审定稿认真加以对照，从对比中体会应该怎样写，不应该怎 样写。三是要高标准要求自己，不要抱有应付态度。起草每一份 文件，都要把自己的潜力充分挖掘岀来。这样，才能写一次材料 有一次提高。如果能挑一百斤，只担九十九斤，时间长了，一百 斤的担子就挑不动了。有的同志不愿修改自己写的东西，总希望领 导高抬贵手，降低标准，凑付过关，这样是不利于提高写作水平 和写作能力的。

二、多研究，打好实践根基要训练思维，提高智能。文章 是客观事物的反映，但要根据客观事物制作成文章，还需要有多方 而的智能。比如在认识和摄取客观事物时，作者需要有观察能力， 发现能力，采集能力;在构思过程中，需要有综合能力、分析能力, 筛选加工能力，想象能力和创造能力；在表达时，需要有结构能力, 语言运用能力和修改能力。写作还需要有一定的技巧，技巧也是能 力的体现。整个写作，要靠诸种智能和技巧的综合运用。在运用 各种智能和技能的过程中，思维贯串于始终。写作正是以思维为核 心组织各种能力和技巧的一种综合性智力活动。没有积极而富有创 造性的思维，诸种智能和技巧难以发挥，写作对象也就很难如意地 转化成理想的文章形式。为此，培养和发展思维品质，提高思维 能力，正是发展智能、开拓思路、写好文章的重要一环，也是作 者全而提高修养的一个重要组成方面。起草公文是机关干部的一项 基本功。作为机关干部，要想提高机关公文写作能力，成为公文 写作的行家里手。要多研究，打好实践根基，须做到：

（一）登高望远人们常讲，登高才能望远。起草机关公文，也 应做到这一点。换句话说，就是要善于站在全局和理论的制高点上 思考问题、提出对策，文以载道，突出文字材料的思想性，给人 以启示和共鸣。文章依赖“思想”而永生，因无“灵魂”而猝死。 写材料首先一定要注意提炼“思想”，善于站在讲政治的高度，着 眼全局看局部，不就事论事，把具体的东西理论化；善于紧密结合 单位实际，既不违背上级精神，又能突出单位特色，把上面的精 神具体化；善于运用新语言、新事例，不简单“重复过去的故事”。 而是把传统的东西现代化。实践中，要注意把握好以下几点：一是 针对性。文字材料大都是围绕问题展开的，问题是材料的基础和灵 魂。文字材料影响的大小，根本就在于是不是真正抓住了问题，是 不是针对普遍存在的问题去写的。如果是针对问题去写的，影响就 大，相反影响就小。因此，必须注意抓问题，抓“一碰就响”的 问题，抓普遍存在的难以解决的突出问题。这就要求深入调查研究, 以高度的敏感性洞察和分析问题，紧紧抓住影响和制约单位建设的 主要问题，确立文字材料的主题思想。二是要有概括性。要从局 部的、感性的、表而的现象里而跳出来，用全而的、理性的、辩 证的分析提炼和升华思想，总结出来带有规律性的东西。这种高度 的概括性，是领导思想的精华，也是文字材料的“眼睛”，具有 画龙点睛的效果。比如，有一个材料，关于增进班子成员感情的 概括就比较好：“感情好，有事不当事；感情差，没事会找事。感 情深，大事能化小；感情浅，小事能闹大，大事能闹炸。”非常 给人启迪、发人深省。而有的材料总的看上去不错，但又觉得少点 什么，往往就是少几句高度概括、很凝练的话，让人打不下深刻 的烙卬。三是要有深刻性。深刻性往往决定文字材料的思想性。分 析问题要有深度，不满足于抓住次要的、现象或枝节的东西，而是 要了解主要的、木质的东西；不满足于掌握事物外部的特征，而要 挖掘事物的内在联系；不满足于眼前的结果，还要追踪发展的趋势; 不满足于掌握浅易的、粗线条的问题，还要钻研疑难问题和考察细 节。要从众多的矛盾中提出主要矛盾，从复杂的问题中提出核心、 本质原因。只有这样，写出的材料思想性才深刻，才令人回味。四 是要有独创性。现在，文字材料中普遍存在的一个毛病就是大话、 空话、套话比较多，空洞无物，说白了就是“正确的大实话”的拼 凑，上级文件的翻版，报刊文章的剪辑。要增强文字材料的思想 性，就要学会用自己的脑袋去思考，不依赖别人，不抄袭别人的 成果，用自己的话去表达，不能人云亦云，趋奉迎合，确实能 够地提出自己的见解。五是要有说理性。文字材料的主要功能 是用来指导工作的，既要使大家听得懂、听得明白，又要便于大 家准确地理解和贯彻执行。这就决定了文字材料必须能够透彻地讲 清道理，做到了这一点，思想性也就在其中了。要把握好讲道理 的艺术，通常是既要符合上级精神，又要贴近单位实际；既要有对 上级会议、文件精神的中肯评价和深刻理解，又要有变虚为实、变 大为小、变抽象为形象、变原则为具体的本事；既要全面辩证，不 顾此失彼甚至自相矛盾，又要准确生动，不离腔走板甚至脱离上级 和意图另搞一套，使人不得要领，感到莫名其妙。有经验的 同志，还常常寓事于理，用一个典型事例说明一个道理，把深刻 埋在浅显中，常常会使人得到多方面的启示，收到意想不到的效果。

（二）“”悟性“内容人人看得见，涵义只有有心人得之, 形式对于大多数人是一秘密。”这是歌德对鉴赏艺术作品所讲的一 段话，其核心思想是：无论创作艺术还是欣赏艺术，都离不开

“悟”。对于公文写作来说，悟性也同样重要。同样的训练、同 样的工作经历，有些人的写作水平只能停留在一定的层面上，有的 人却能把公文写作升华到艺术的境界。这里面除了客观的因素之外, 最主要的差别还是体现在会不会“悟”上。悟性是每个人都具有的 一种对事物的体会和认识能力，人与人悟性的差别主要体现在深浅 上，公文写作中悟性的深浅与每个人的“”程度成正比。首先 必须弄清楚写公文目的是什么？我们公文写作，大到调研文章、工 作报告，小到信息、简讯，说到底都是为领导决策提供参考。从 这个角度考虑，公文写作和其他文体写作不同之处就在于：必须符 合上级总体意图。所以写公文，只能在上级总体意图的大框架内来 写，出了那个框架，你就算跑题了。那就算文笔再优美，也得不 了 “高分”。其实简单说来是上级意图，但落实到具体实践，上 级意图包括国家宏观、上级部门行政部署、本单位工作思路、 领导对的个人理解，等等。这个需要你在实际工作中去“悟”。 如何提高“悟”性呢？从实用角度分析，就是写作要注意要有针对 性。比如每个级别的报纸、刊物，都有要解决问题的层次；每个 领导、编辑，都有各自的风格和对问题的理解，如果你想得到他 们的肯定，就不要孤芳自赏，一定要加以研究。你想在哪里发表、 你写给哪个领导看，就把相关的报纸、刊物，或者把以前已经通 过领导认可的文章找来，仔细的看，看的越多越好，研究写法，查 找规律。写公文时，不要把写文章的人当成自己，而是当成领导、 编辑。当然，一些其他的报纸、刊物、网上的文章，你认为写 的好的，也可以找来看和研究，但开始阶段建议还是有高度针对性 比较好。而从长远提高的角度来说，多阅读一些政治理论书籍，多 关注国家、当地、上级、本单位、本部门等、措施，以及 相关领导的观点、思路，多了解时事政治，多思考深层次的原因, 不断提高自己的理论修养，会对自己准确把握某篇公文应该具有的 度，会很有帮助的。在这里引用鲁迅《不应该那么写》一文中的 一段话，来说明文章写作中怎样“”悟性。鲁迅先生是这么写 的：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部说明着'应该怎样 写'。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。因为在学习者一 方面，是必须知道了 '不应该那么写'，这才会明白原来'应该这 么写'的。这'不应该那么写'，如何知道呢?惠列赛耶夫的《果 戈里研究》第六章里，答复着这个问题一'应该这么写，必须从 大作家们的完成了的作品去领会。那么，不应该那么写这一而，恐 怕最好是从那同一作品的未定稿木去学习了。'”这是鲁迅先生对 文学创作阐述的“不应该那么写”的学习、领悟方法。对公文写作 来讲，这也是极有益处的学习方法。我们直接看公文范文、看干 干净净的定稿，就不如看经领导和同志们反复修改的草稿获得的收 益更大，提高得更快。用心写作是一方面，用心体会领导和同志 们精心删改之处，体会到了 “不应该那么写”，明白了 “应该这 么写”的道理，便是“”公文写作的悟性。

（三）悉心揣摩公文不是用来记录个人见闻的，也不是阐发个 人见解的。而是秉承领导旨意、根据工作需要写的。这就要求起 草公文时，一定要用心揣摩领导意图、思维方向、关注的重点等 等，想方设法把领导的思想和意图理解准、领会透，而不能断章 取义、随心所欲，更不能“另起炉灶”。处处留心皆学问。要通 过细心观察、悉心揣摩、科学分析，努力去挖掘、扩展、完善、 深化和延伸领导的意图，力争把感性的东西理性化、不完整的东西 系统化。只有这样，才能比较全面地理解和正确把握领导意图，确 保机关公文质量。这就要求起草人用心琢磨领导的意图、思维方向、 关注重点等，全而掌握，悉心揣摩，掌握得越全而、越深刻，写 起来也就越顺利，领导也就越满意。一是积极扩展领导意图。有的 领导同志交代意图时，只是一些初步想法,或仅仅从某一个角度、某 一个侧而提出问题。遇到这种情况，起草人要从更多的层次和角度 去思考问题，举一反三，扩展和延伸领导形成的基木观点，对领 导暂时未想到但又比较重要的问题补充进来，把领导简单分散的意 见扩充为比较全而、系统的意见，不能听一就是一，机械呆板地领 会领导意图，切实把领导想说而没有说岀来的话完整地表达出来。 二是善于挖掘领导意图。有的领导只是出个大题目，至于公文写作 中的具体问题涉及不多。碰到这类情况，起草人首先应主动和领导 同志商量研究，争取领导的指导，深化领导的意图，然后顺着领 导的思想脉络，弄清楚领导要求写什么，为什么要写，要达到什 么目的，从而研究挖掘岀更新更深的东西。挖掘领导意图时，起 草人还要善于将主管领导的意图与其他领导的意图结合起来领会， 集思广益，体现集体领导和分工负责的原则。三是努力完善领导意 图。公文写作过程中，有的领导深思熟虑不够，讲得意见不甚明 了、比较杂乱；有的一时未想清楚、未说明白，只是一些感性认 识；有的不完全合理和必需；有的不集中、不完整。对此，起草 人要与领导多交流，善于提炼概插、拾遗补缺，慎重恰当地处理, 合理地加以吸收、集中，把不确定的确定下来，把感性的东西上 升为理性的东西，把不必要、不完整的加以剔除补充，把不清楚的 问题讲清楚，把不一致的地方进一步调整充实，从而比较全而、完 整、准确地体现领导意图，保证公文质量。四是及时捕捉领导意 图。机关干部有经常接触领导和公文材料的方便条件，了解和捕捉 领导意图的途径比较多，可以从主动询问中获得，从领导批示中领 会，从批评表扬中领悟，从讲话材料中把握，从积零为整中综合。 尤其是与领导在一起检查工作、参加会议、研究材料，一块就餐、 散步、闲聊时，要注意把领导谈话中最新闪光点，特别是一些新思 想、新观点，要不失时机的记下来，并进行归纳分析。因为这个 闪光点或这些新思想、新观点，很可能是领导对某个问题思考的新 突破。

（四）量体裁衣胡乔木同志曾告诫机关的同志：“写文章用材 料是为了说明观点，文章写出来叫大家看不清楚，就是不鲜明，就 是材料与观点没有联系好，每个观点应该接着有事实作证明，不能 证明观点的事实不要用。”因此。起草公文一定要学会“量体裁 衣”，也就是要切实处理好表达观点与选用材料的关系。对于出思 想、岀经验的系统性文字材料，不少人感到力不从心，这就需要 认真地钻研，努力做到鲜明清楚、纲举目张。学习公文写作要注 意从以下几个方面努力:一是要学习公文写作的基木知识。公文在取 材立意、布局谋篇上都有一定的要求，特别是在文种、格式等方 而有严格的规定，这些规定和要求一般需要通过熟读公文写作书籍 来掌握和了解。二是要学习范文。模仿是学习的重要形式，要根 据自己所从事的行业，选择文件、领导讲话、行业文件、单 位历史文件，报刊上影响较大的、公认的一些好文章精心研读，用 心揣摩其思路及语言风格，细心体会其谋篇布局、形式特征。三 是观察体会经验丰富同志的写作过程。学习写作很重要的一条经验, 就是要认真体会领导同志、有经验同志从立意构思到谋篇布局，从 着手起草、反复修改到最终定稿的整个过程，领悟每一个细节。

（五）借梯上楼巴甫洛夫曾说过：“不管鸟的翅膀怎么完善， 它任何时候也不可能不依赖空气飞向天空。事实和资料就是科学家 的空气，没有它，你任何时候也不可能起飞；没有它，你的理论 就是无用的挣扎。”我国汉代恒宽说“厚其基而求其高”，宋代苏 轼说“厚积而薄发”，清代唐甄说“积多则神”。荀子《劝学》篇 里面的“不积蹉步，无以致千里；不积小流，无以成江海”，讲 的都是知识、材料积累的重要性。对于机关干部来说。要想把文 字材料写好，一定要学会“借梯上楼”，善于积累和运用各种资料。 第一，善于积累材料。“巧妇难为无米之炊”。积累是公文写作 的基础。学习靠积累，积累也是一种学习。公文写作中的积累包 括积累构思（文章结构）、公文语言、写作信心和公文素材。构思 最难积累，需要有人指点、引领，需要写作者用心分析，需要大 量的实践锻炼。把握公文语言是指依据不同的文种使用不同的语言, 特别是讲话稿，要根据不同的讲话人和听众确定讲稿的风格，写作 时间长了就会形成语感。积累写作信心就是指在心理上从刚开始接 受写作任务时的诚惶诚恐，逐渐转变为坦然面对、从容不迫。“手 中有粮，心里不慌。”材料的积累在公文写作中至关重要，要努 力让自己公文素材的“粮仓”丰盈。在这里介绍一下笔者关于公文 素材的“四类”积累法。第一类：政治理论、党和国家的方针 及法规类材料，特别是与本行业密切相关的理论和法规；第二 类:本单位现任主要领导及领导班子的工作思路、思想风格，单位 的历史传统、文化和理念，特别注意掌握领导讲话类材料等；第三 类：木单位主要业务方而的材料、本行业基本材料和前沿情况；第 四类：行内行外、国际国内与业务有关的学习型、启发型材料。第 一类材料能帮助作者把握公文是否符合党和国家的方针与法规， 能解决确定公文是否有硬伤的问题;第二类材料主要用来吃透上情， 决定公文的目的和用途，避免下笔千言、离题万里；第三类材料主 要用来摸清下情，决定公文是否能联系实际，避免出现空话、外 行话；第四类材料决定公文能否创新，对于开展以文辅政、发挥好 参谋助手作用很有帮助。实践证明，有些同志虽然同时调进机关， 一开始的基础和条件都差不多，但经过一两年就拉开了距离，这其 中很重要的就是看他是否善于学习和借鉴“它山之石”。法国著名 幻想小说家凡尔纳，一生共创作了 100多部科学幻想小说，内容 几乎遍涉当时科学技术各个领域。然而，比他的创作本身，似乎更 令人惊叹的是，在他死后，人们从他的书房里发现，他亲手整理 摘录的各种资料有25000多木。60年代，批判赫鲁晓夫时，新 华社发表了九篇评论，在写每一篇评论的过程中，都邀请《人民日 报》社国际部的两个老资料员出谋划策，提供资料，由于他们的 参与合作，对评论的起草形成起到了 “绝对”效果。古今中外，大 凡在事业上有成就者，无不与大量积累和运用资料有关。事实上， 机关里许多优秀的同志，大都是在善于积累和运用各种资料中，慢 慢成长，成熟起来的。搜集资料的方法很多，无非是自我积累，单 位、部门、组织提供、调查研究、查阅文电和个别了解等，什 么方法好，就用什么方法，没有固定的模式。无论采用什么方法, 只要能够把你所需要的资料搜集到手，就达到了目的。当然，搜 集资料要遵守有关保密规定，不能发生失泄密问题。第二，运用 资料。积累资料是为了利用资料，如何用好资料大有学问。一是 要认真学习资料。在剪贴资料时，要自己动手，不要让别人代劳, 做到边剪贴边过目；对搜集到的资料，要经常熟悉，仔细翻阅，抓 紧一切时间学习、理解、消化；对重要的思想、观点、事例做上 记号，有启发意义或直接能用的还要记在脑子里，认真思考，反 复领会。这样做的目的是消化资料内容，做到温故而知新。通过 消化吸收，一方而可以将资料真正变成一种有用的信息，记忆在头 脑中的一定位置，需要的时候就信手拈来，为我所用；另一方面可 以学习其中的思想观点，掌握其中的写作技巧，体会其中的思想境 界，从中汲取营养。二是要精心选择资料。要根据公文内容的需要 选择资料，选出最有典型意义、最能说明问题资料。为便于使用， 筛选出来的资料还要加以分类，把入选的资料按照公文内容表述要 求，分门别类梳理排队。同时，对一些有联系但又不能直接用的, 要进行粗加工;对一些重要的观点、表述和名人名言等，要认真查 找出处；对一些重要的事实和数字，要加以核实整理，确保准确无 误。三是要用活用好资料。常见到这种现象，有的人没有资料写 不了材料，有了资料又跳不出资料，这抄抄，那贴贴，搞出来 的东西千孔一而，没有自己的思想和见解。这实际上是没有用好资 料。任何资料的价值都是相对的，只能用于开启思想的门，一般不 要搞“拿来主义”。用资料既要广纳博采，又要超越常规。写材 料时，要敢于丢掉资料，站在理解资料的基础上去写；或者把资料 作为比较、鉴别的参照系，取其当中的成功和高明之处；还可以选 择资料中的弱点甚至败笔作为“反而镜子”进行对照，看看差在如 里，原因是什么，哪些方而不到位，由此寻求突破。只有这样， 才会产生比原资料更新的思想飞跃，才会写出超越资料木身的高质 量材料。如果起草的文字材料，能够源于资料，而又高于资料， 就达到了积累和运用资料的新境界。

（六）照猫画虎清代唐彪曾说过这样一段话：“谚云：'读十篇 不如做一篇'。盖常做则机关熟，题虽甚难，为之亦易；不常做， 则理路生，题虽甚易，为之则难……”意思是说：常写，作文的 方法就熟练，即使题目很难，写起来也觉得容易；不常写，作文 的方法就生疏，即使题目很容易，写起来也会觉得很难。纸上得来 总觉浅，绝知此事要躬行。提高文字表达能力非一日之功，有一个 过程，必须下工夫勤学苦练。特别是对刚刚介入文字写作的机关工 作者来说，更应该端正写作态度，时时注意多学多练，不能毕其 功于一役。常言道：“照猫方能画虎”。照猫画虎既非学习写作的 歪门邪道，也不是笔者的主观臆想，它是有着一定理论依据的。这 就是古人所云“写作无秘诀，作文要有道”，“定体则无，大体 须有”的说法。应用文写作，特别是公文写作都有一定格式和套路, 它们是古往今来，包括老一辈机关工作者常年从事机关应用文写作 经验的科学总结，揭示了机关应用文写作的一般规律，是引导初学 者迅速掌握机关应用文写作方法和技巧的理论。所以，有针对性地、 循序渐进地进行公文写作训练对于提高公文写作能力是十分必要的。 我们在听公文写作的理论知识讲座时，往往缺乏感觉，把握不住重 点、要领，只有试着去写了，对文体、思路、语言的感觉才会 清晰起来，才能体会到结构、语言、形式等方面的写作特点，慢 慢地找到自己在写作中的差距，明确学习和提高的目标。量变才能 产生质变。提高公文写作水平，离不开大量的练习，练习要从简 易的文体、文种开始。先从写便条、信息条目、会议纪要等短 小文稿开始，到新闻简报、请示报告等中篇文稿，再到工作总结、 木单位及上级领导讲话，最后执笔或组织起草大型会议报告（如党代 会、职工代表大会、周年庆典）、中长期发展规划等需要多位作者 甚至单位全体同志参与意见的公文。相信机关工作者只要横下一条 心，肯吃苦，肯动脑，就能较快地掌握机关应用文写作的规律、方 法和技巧。这就是应用文写作中，初学者画虎必须先照猫的道理， 而不能想怎么画就怎么画的原因。机关工作者提高公文写作水平的 方法和途径有多种。但实践证明，勤于和善于学习范文、模仿范 文是一条捷径，这也是想成为写作高手一个不可逾越的阶段。比如, 在学习范文时，可将自己融进去，首先想一想如果自己起草这份材 料应该怎样写，分几个部分，提出什么观点，然后再看看人家是 怎样把握的，比着葫芦画瓢，时间长了，就能够举一反三，触 类旁通，渐入佳境，升华超越，写出一手漂亮的文字材料来。实 践中，要做到巧于结构。结构是文章的框架。在写文章之前，要 对文稿的基本内容、主旨框架、层次段落、重要观点、开头结尾 等等，进行一番全面的考虑和总体的设计。这是文秘写作最重要的 一步。结构未定，就匆忙动笔，是写作上的一大忌。文章的结构 形式大致可分三种：一是板块式。即将文稿分为几个板块。多见于 党代会、职代会、专业系统会的报告。一大块是上届或上次会议 以来的工作回顾与总结，一大块是今后的工作思路和任务。二是自 然式。即文稿不分板块，只分若干个自然段，多数是依照内容的 逻辑关系来安排。就像我们列提纲那样，在一篇讲话稿中，要讲几 个问题。每个问题的开头，要有一个主题句，每个问题的篇幅又 都很简短。多练笔的同时，还应该注意进行认真修改，这对写作 水平的提高也是很有帮助的。写文章是一个相当复杂的过程，仅仅 思考一次，疏忽和错误是在所难免的。只有反复思考、不断修改, 才能使文章逐步接近完善，也才能使我们的写作水平在修改过程中 不断得到提高。俗话说“好文章是改出来的”，这话一点都不假。

（七）勇于创新“文章为时而著”因为机关公文必须符合时代 要求，所以起草机关公文，必须坚持与时俱进，围绕时代主旋律， 体现时代特征，不能“老套”。文无定论，重在创新。郑板桥有 副楹联这样写道：“删繁就简三秋树，领异标新二月花”，讲的是 文章要像二月的花儿一样新鲜、吸引人，标新立异、与众不同，以 新取胜。在起草机关公文过程中，一定要有意识地摆脱习惯思维方 式和条条框框约束。善于从书本中、从老经验中跳出来，善于用 新的视角看问题，用新的思路想问题要经常关注和研究新形势、新 动态、新情况和新问题，不人云亦云，善于从“新”中求异。公 文写作的创新要注重三个方面：一是表述要新。起草公文，经常要 而临两难的选择，既要完整、准确地传达上级领导指示精神，又 要合理避免“鹦鹉学舌”、“如法炮制”。解决这个问题，最有 效的处理方法是创新表述方式，如换正而表述为反而表述，换一般 表述为对比表述，换集中表述为分散表述，换分散表述为集中表述 等。二是文风要新。保持清新文风，要注意做到两点：注重选用 恰当的句式，灵活使用整句与散句、长句与短句、常式句与变式 句，把每个词、每一句话都安排得各得其所，合理有序，使讲稿 看起来和谐，用起来准确，读起来顺口，听起来悦耳，如行云， 如流水，文气贯通，一气呵成。适当釆用比喻、借代、排比、对 仗等修辞方式，以增强文势，增添文采，造成良好的听觉效果。平 时我们把更新知识比作“换脑充电”，把提高素质比作“强筋壮 骨”，把调查研究比作“解剖麻雀”，目的都是为了让语言变得形 象生动。三是切入要新。同样的讲话内容，切入点不同，听众的 反应和互动效果也不同。奇人辜鸿铭，学贯中西，名扬四海, 他在辛亥后拒剪辫子，拖着一根焦黄的辫子给学生上课，台下 自然是笑声一片，待大家笑得差不多了，他才慢吞吞地说：“我头 上的小辫子，只要一剪刀就能解决问题，可要割掉你们心里的小辫 子，那就难了。”顿时全场肃然。毫无疑问，这样的开场白，讲 课的效果一定非常好，有的人可能一辈子都不会忘记。

（八）交叉嫁接当今社会处在信息时代，各种学科发展很快， 边缘学科、新兴学科相互联系，相互交叉渗透。吸收多种信息，利 用多种学科知识，为研究课题、制定措施服务，为我所用，不 失为一种好的方法。比如在起草领导讲话、调研报告等材料时，完 全可以借助嫁接这种思考问题的思路，大胆地将管理学、心理学、 人才学、系统论、协同论等纳入你的写作视野，努力在结合部处 做文章、下工夫，通过嫁接，将性质相同或相近的内容结合在一 起，就能使材料增色、添彩不少，收到特别理想的写作效果。

（九）妙于用语语言用得妙，可以使文章趣味盎然，富有吸 引力；可以使文章意义深刻，富有说服力和生命力。公文语言用得 妙，可以概扌舌为四句话，即“一短”、“两通”、“三美”、“妙 用修辞”。“一短”。就是句子要短。短句结构简单，节奏明快, 利于表达。句子长了，不仅自己说不清、道不明，而且还容易 让人产生歧义。“两通”。一是通俗。讲话要使听讲的人听清楚、 听明口，语言就要通俗易懂，力求口语化，尽可能少用那些生僻怪 异、晦涩难懂的词语和术语。今年的工作报告中谈到民生问题 时，许多语言非常朴实感人，比如“要让孩子们上好学”，等等。 二是通顺。即文字通顺，语言通达，读起来朗朗上口，听起来赏 心入耳。要做到这“两通”，一个行之有效的方法是“写着读”、

“读着写”，即边写边读，边读边写，如果读起来拗口、听起来 别扭，即使从文理上能讲得通也要修改。要做到通俗易懂，首先 要做到通俗易读。讲话语言的形式美有很多，这里着重谈整齐美、 参差美、雄浑美等三种。整齐美。整齐的公文语言，匀称美观， 和谐悦耳，读起是一种享受。参差美。整齐是美，参差不齐，有 时也是一种美。长词、短词相互结合，长句、短句错落有致，仔 细品味，美不胜收。如果都是不长不短的句子，难免显得平淡无 味。雄壮美。起草领导讲话、特别是动员报告时，要尽可能使用 一些雄壮有力、气势磅礴的语言，以达到鼓舞人心、催人奋进的 效果。“妙用修辞”。适当运用排比、对偶、递进、借代、反 复等修辞方式。在反映内容的同时能够产生一种美感，激发一种情 趣，增强公文表达效果，吸引读者去深刻领会文章的内容，从而 达到“言之有文”、“行之更远”的境界。

（十）精雕细刻常言道：“文章不妨千遍磨。”好文章是改出 来的。杜甫“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休”的精神，是为 我们所熟悉和乐道的。再如王安石《泊船瓜州》中的名句：“春风 又绿江南岸，明月何时照我还”中的“绿”字，是经过十多次改动 才定下来的。初写为“到”，复之为“过”，继之为“入”，又 改为“满”，最后才定为“绿”。贾岛把“僧推月下门”，改为 “僧敲月下门”的佳话，更为大家所熟知。公文的修改重点要把握 好四个环节：一要修改文字，改正语病，削尽冗赘；二要修改内容, 删繁就简，突出重点；三要注意界限是否准确，措施办法是否 切实有力；四要注意行文是否得体。文稿修改的主要方式无非三种: 自己改，这是对写作者的起码要求；请别人改，这是公文写作的必 要程序；集体改，这是出手重要文章的必不可少的环节。修改文章 不仅要从大的方面入手，而且每个标点符号也要一一认真审核。下 而这个故事，生动形象地说明了标点符号的重要性。古时候有个秀 才要去一个吝啬、刻薄的财主家当家庭教师。去时他先和财主签了 个契约，文曰：“无鸡鸭可也无鱼肉可也唯蔬菜不可少分文不 取。”财主见了十分欢喜，认为这个秀才既不要钱，又不吃鸡鸭 鱼肉，只要蔬菜下饭，很合算。过了三天，秀才提出，说 财主不按合同办事，财主当众理直气壮地亮出契约，秀才便对着众 人一面读，一面点上标点：“无鸡，鸭可也；无鱼，肉可也；唯 蔬菜不可。少分文不取。”弄得财主瞠目结舌，无言以对。这说 明即使是标点符号，也需要精心对待，绝不可粗心大意。古今中 外大凡文章写得好的人，都会在修改上下功夫。平时我们常说的修 改是在文章写成之后，其实在写作之前，对于立意布局的反复推敲, 对于写作提纲的再三斟酌，都带有修改的性质。因此，从起草以 前到写完以后，从内容到形式，始终注重反复推敲、充分修改、精 心核对，显得尤为重要。

三、几种常用文体的写作要点

公文写作格式化的部分一般是比较容易掌握的，但每种文体都 有特定的作用，因而也就有不同的要求。总的来说，写作没有一 成不变的成规，运用之妙存乎一心。各类文体间的不同，主要是表 达方式的不同，从内容来说，还是有机联系的。因此，不能用割 裂的观点来看公文写作。下而，就日常工作中遇到较多而又相对灵 活的几种常用文体，谈谈写作要点。

（一）领导讲话领导讲话在机关公文写作中具有较高的地位。

一般来说，能胜任起草领导讲话的人，基本上具备了公文写作的扎 实功底。起草领导讲话，要有一个明确的主题，目标要集中，高 度要足够，说理要透切。要把握好上级精神与实际工作的结合点， 分析形势高屋建令瓦，部署工作态度明朗，提出措施操作性强。对 重点、难点、焦点问题，要深入分析，充分论述，从领导的角 度提出处理意见。领导讲话还要注意要有新意，工作内容变化不会 太多，领导讲话如果没有新意，肯定不会收到好的效果。领导讲 话还要注意讲话者的个性特点，量体裁衣，使领导念起稿子来，如 同自己打的腹稿一样，朗朗上口，自然顺畅。还要有激情，要把 领导对事业的专注、对社会的负责、对成功的渴望和对前景的信心, 通过讲稿体现出来，使领导讲话成为一种战斗的动员，引起参会者 的热烈响应。此外，好的讲话稿，还要给领导发挥留有余地，适 当举一些典型事例，以增强生动性和说服力。

（二）工作报告工作报告是最难写的。难的不是文字的表达技 巧，而是表达的全面性和准确性，即对工作成绩、工作部署的提 法是否到位。这也是写作时最需要注意的问题。工作报告的写作， 既要全而，又要有重点，要注意相关工作的协调与平衡问题。要 有创新意识和创新精神，不拘泥于传统的老套的提法，但对新的提 法，一定要仔细推敲琢磨，要站得住脚，经得起各方的追问和实 践的检验。

（三）调研报告调研报告是最能发挥写作者才能的文体。调研的 目的是为了工作，调研报告是为决策服务的。形势在变，任务在 变，办法和措施当然也要变。如何变？就需要调研来回答。因此, 广泛占有资料，深入研究问题，找出原因所在，提出对策措施，是 调研报告写作的要点所在。调研报告要明确目的性，突出针对性， 注重实效性，确保操作性。要拓宽思路，关注热点，剖解难题， 避免事实的简单罗列，而找不到事实背后的深层次原因和各种事实 之间的内在逻辑联系。凡列入报告中的例子，都要有典型性，有 说服力。调研报告的核心在提出对策措施，既要考虑领导会不会采 纳，也不要太揣摩领导的意图，关键是提岀的措施要有坚实的基础, 领导一旦采纳，可以切实实施。

（四）总结报告总结报告有年度工作总结、专项工作总结之分。 总结的目的是为了吸取经验和教训，为以后的工作奠定基础。总 结应当是最好写的。现在普遍性的问题是，把总结当作表功的工具, 背离了总结的本意。这是需要纠正的。总结要善于发掘亮点，总 结经验，以利积累和推广。要点面结合，定性与定量结合，用必 要的数据和典型事例来说明情况。

（五）信息与简报信息是机关内部使用的一种常用文体，它的 作用在于反映情况、交流信息、指导工作。信息灵活、方便，不 拘一格，是一种十分灵活的文体。它不像正式文件那样必须走正规 程序，领导看到后也不必批示。信息的要求是准确、及时、有效。 时效性是信息区别于其它文体的一个最显著的特点。因此，对信息 的文字要求可以略为降低，只要能说明情况即可，关键是要把情况 及时报上来。信息与情报、新闻是兄弟。这就好比一个老鼠，当 它还在老鼠窝里时，是情报，获取的方法是刺探；当它跑到自己的 房间来时，是信息，获取的方法是捕捉；当它跑出大门到大街上时, 是新闻，获取的方法是抢。信息写作的要求是简明扼要、突出重 点、富有新意，核心是要有信息含量，即别人不知道的东西。信 息从内容上来分，有动态型、经验型、问题型三大类。最难写的 是问题型信息，既要分析原因，也要提出对策。但不要勉强，有 时不一定就能提出对策，提出问题的本身就有极大的价值。与信息 相似的是简报，如会议简报、工作简报，广义上也是属于信息。简 报主要用于交流。要保持原生态，撷取独特的观点，挖掘思维的亮 点，达到相互启发的效果。信息与简报要行文简洁，干净利落。

（六）介绍材料介绍材料有两类，一类是机关内部的典型材 料，一类是向社会公众介绍的一般性材料。两者有相似之处，也 有一定区别。大体上，典型材料主要是推广经验用的，用于会议 发言、书面交流；一般性介绍材料主要是介绍情况、扩大影响用的, 用于向来访者介绍或者在报刊杂志上发表。两者的对象是不同的， 写作的要求也是不同的。典型材料与总结报告有点接近，但要求更 加突出典型性，主题要集中，开掘要深，要充分发掘特色和亮点, 给人以启发和教育。同时，要坚持真实性的原则，经验要总结归 纳，但不要人为拔高。适当运用数据和典型例子，以增强说服力。 介绍材料可以参照典型材料的一些写法，需要注意的是，必要的背 景交代不可缺少，尽量把专业名词转换成通俗易懂的普通词汇，或 者作必要的解释和说明。文字以叙述性、说明性文字为主。内容 要详略得当，重点突出，便于理解。

（七）会议纪要会议纪要属于记录性文体，本身的写作要求并 不高，关键是真实、准确、明白。时间、地点...