会议接待管理制度

为加强公司的会议管理，确保会议决定的有效落实与执行，特制定本制度。 

一、 会议接待分类: 

1.公司级会议:公司员工大会、公司助理级以上会议、公司各种专项会议。由办公室接待人员负责、协调。 

2.部门内部会议:各部门召开的会议由各部门主管决定召开并负责组织、接待。 

3.上级部门或外单位在我公司召开的会议，由办公室接待人员负责、接待。涉及公司各项业务的，由业务对口部门负责组织、接待。 

二、会议接待室使用制度: 

1.两个会议室分别为办公楼会议室、员工培训(活动)中心。 

2.会议接待室是公司举行会议、接待客户、培训员工的场所，公司所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入和占用会议接待室。 

3.各部门内部会议自行召开，原则上不提供会议接待室。如遇特殊情况使用会议室，需提前告知办公室接待人员，并要求使用部门主管在会议室使用本上签字，经办公室主任审核签字后方可领取会议室钥匙。如有两个或两个以上的部门同时申请使用会议室，原则上按预定时间先后、会议重要程度安排，如有特殊情况使用部门自行协商进行调整。 

4.任何员工不得拿走会议室物品。 

5.与会者要爱护会议室的设施。 

6.会议结束，各部门与会人员要复原桌椅，带走个人物品，清理杂物，保持会场整洁。 

7.公司四楼会议室和员工培训(活动)中心的使用由公司办公室统一管理，会议期间要求保持良好的秩序，不得做出有损于公司形象的行为。 

三、 会议接待人员的工作流程: 

1.每日晨会结束到达会议室后，开启热水器，巡视会议室区域卫生情况，检查落实会议相关的准备工作及物品配备情况。将会议接待资料、铅笔、A4纸、杯垫、矿泉水等会议物品呈一字摆放整齐。随时做好会议接待准备。 

2.公司内部有会议的情况下，根据会议开始的时间，提前三十分钟通知与会人员参会，并告知会议议题、会议进行的秩序。如需改期，或因特殊情况另有安排时，应及时告知与会人。 

3. 上级部门或外单位在我公司召开会议时，提前做好会议接待准备，除日常会议室摆放物品外，根据情况适当摆放接待水果;会议期间做好宾客接待工作，每15-20分钟续水一次，按先后顺序或宾主顺序，或根据客人需要为其添水，同时注意观察烟灰缸，烟头超过三个要及时更换、清理;会议结束后，对每一位来访宾客发放礼品袋，使用礼貌用语，欢迎下次再来。 

4.客人离开(会议结束)后，清点会议室财产，清洗杯具，及时恢复会议室清洁。离开会场时，及时关闭会议室所有电源，开水器、投

影、音响开关全部检查关闭后，方可离开。 

昌鑫公司办公室 

2011年5月24日