装修公司行政部岗位手册

一、前言

二、手册使用说明

三、行政部门岗位设置说明

行政部门岗位设置说明

一、部门说明书

1、基本信息

1.1 部门名称：行政部

1.2 部门编号：SB006

1.3 岗位设置：行政主管、行政助理、人事专员、文秘

1.4 直接领导：总经理

1.5 内联部门：公司各个部门

2、部门概述

主要负责员工的招聘、培训、考核、薪酬、社保、劳动合同以及公司组织架构的调整梳理；创造良好的办公环境与后勤保障工作；建立健全内部员工的沟通渠道，做好人力资源与总经理的良好对接，执行公司的领导要求，并得以实施。

3、部门工作职责

3.1 建立健全公司行政管理制度及办公流程，做好本土化的人力资源建设，确保行政工作制度规范的顺畅；

3.2 做好公司员工的招聘、培训培养、绩效考核、薪酬核算、劳动合同的签订与管理、组织架构的调整与梳理、公司文件资料及人事档案的整理和存档；

3.3代表公司解决劳动争议；

3.4 创造良好的办公环境；

3.5 组织企业活动与会议并做好文件整理存档；

3.6 协调各个部门工作，做好公司内部员工正式沟通，创造良好的沟通氛围；

3.7 做好经营理念的宣传、企业文化的对外传播；

3.8 保障后勤保障工作（办公用品、固定资产、车辆使用等）；

3.9 完成领导安排的其他各项工作。

二、岗位说明书

【行政主管】

1、基本信息

1.1 岗位名称：行政主管

1.2 岗位编号：XZ001

1.3 所属部门：行政部

1.4 直接上级：总经理

1.5 岗位编制：1人

1.6 直接下级：行政助理、人事专员、前台文员

2、岗位概要

全面主持公司行政管理中心各项工作，协助公司总经理制定、组织实施公司人力资源战略、建设发展人力资源各项构成体系，最大限度地开发人力资源，为实现公司经营发展战略目标提供人力保障并做好公司后勤保障工作。

3、工作职责

3.1 根据公司各个部门人员需求的情况，提出内部人员调配方案，经上级领导审批后实施，促进人员的优化配置；

3.2 建立员工审诉、沟通渠道，与员工进行积极正式或非正式的沟通，做好思想激励工作，做好员工的人文关怀；

3.3 制定年度、季度、月度部门各项工作计划，经上级领导审批核准后组织实施，确保公司各项行政工作高效、顺畅运行；

3.4 组织好设计师任期内的评比，并做好评定后的一切工作安排；

3.5 做好公司员工异动审核与异动面谈、组织工作；

3.6 做好公司内部工资的计算审核工作，确保公司工资的核算确准无误；

3.7 固定资产的审报、采购、保管、领用等的监督管理，确保公司行政后勤工作高效运作，建立和谐的办公环境并做好后勤保障工作；

3.8 组织好公司各项资质、执照等证件的年审、变更，并与相关职能部门及单位建立良好的外部合作关系；

3.9 协助公司员工做好职业生涯规划；

3.10 做好公司和个人需求相结合的培训规划，并且组织培训具体内容的落实，建立公司内部讲师队伍，注重专业类、管理类、人才储备类的培训；

3.11 完成公司安排的其他工作。

4、关键绩效指标

4.1 公司人岗匹配合格率、稳定性及合理流动率、招聘完成率、合格率；

4.2 公司培训完成率和培训满意度；

4.3 劳动合同的签订率；

4.4 公司人力成本预算与控制；

4.5 各种数据报表及资料上报的情况；

4.6 行政费用的预算和控制；

4.7 公司员工对后勤服务的满意度。

5、任职资格

5.1 学历：企业管理、人力资源管理及相关专业，本科以上学历，五年以上相关工作经验；

5.2 证书：具有中级以上职称；

5.3 知识：熟悉企业运作流程及人力资源管理的各个业务模块操作，熟悉掌握国家相关法律法规；熟悉操作相关办公软件；必须通过国家的专业培训，具有国家中级以上职称；

5.4 能力：具有良好的组织协调能力、沟通能力、分析能力、管理能力，对人力资源管理实务的工作有娴熟的处理技巧，熟悉人事工作流程，熟悉国家、地方及企业关于合同管理、薪酬制度、用人机制、保险福利待遇等法律法规；

5.5 素质：具有良好的职业道德与职业修养，高度的敬业精神及高涨的工作热情，能接受搞强度的工作，工作态度积极乐观，善于与各类性格的人交往，待人公平；

5.6 性别：不限；

5.7 年龄：28岁以上；

5.8 其他：吃苦耐劳并具有良好团队合作意识。

6、权责说明

6.1 权利：

6.1.1 各部门员工招聘录用的建议权、入职审批权；

6.1.2 各部门员工异动、调薪的审核签字权；

6.1.3 本部门各项报销费用的审核签字权；

6.1.4 本部门员工任免的建议权；

6.1.5 本部门待发文件的审核签字权；

6.1.6 本部门上报数据报表、资料的审核权；

6.1.7 各部门差率报销的审核签字权。

6.2责任：

6.2.1 对公司员工流动率负责；

6.2.2 对公司员工招聘、人员匹配负责；

6.2.3 对上报的各种数据报表及资料的完整性、准确性、及时性负责；

6.2.4 对公司的后勤服务保障负责；

6.2.5 对公司的人力成本预算及本部门的费用预算控制负责；

6.2.6 对公司员工的培训内部、效果、满意度负责；

6.2.7 对公司薪资核算的准确性、及时性负责。

7、工作关系

7.1 内部：协调公司各个部门

7.2 外部：工商、社保、劳动局、建委、招聘等

8、职业渠道

8.1 晋升：总经理助理、总监、副总经理、总经理

8.2 转岗：其他部门主管、经理助理

8.3 降职：行政助理、人事专员、前台文员

8.4 辞退：

【行政助理】

1、基本信息

1.1岗位名称：行政助理

1.2岗位编号：XZ002

1.3所属部门：行政部

1.4直接上级：行政主管

1.5岗位编制：1人

1.6直接下级：

2、岗位概要

协助行政主管做好各项行政事务，做好办公用品的采购、分发及管理工作，作好办公环境及办公只需的监督与维护工作，根据各部门工作安排做好差旅车票住宿落实，并按照规范要求进行报销补助。

3、工作职责

3.1 负责公司固定资产、低值易耗品、文件档案及办公用品的管理工作；

3.2 公司各项设备的协调维护、维修；

3.3 负责员工出差机票、火车票、客房等的预定以及对来访宾客的用餐、住宿接待；

3.4 参与协调公司各类活动、会议组织、筹备、服务、会议记录等工作，场地的选择预定；

3.5 提供良好的办公环境及后勤保障；

3.6 负责贯彻实施、检查、监督公司的各项行政管理制度；

3.7 负责组织计划和协调安排公司节假日通知、人员值班、安保环卫工作；

3.8 负责公司营业执照等证件的年检，办公场所的搬迁地点的选择，营业执照及其他证件变更手续的办理；

3.9 完成公司交代的其它工作。

4、关键绩效指标

4.1 各项行政报表及资料上报的及时性及准确性；

4.2 各项行政档案保存的完整性；

4.3 各项行政费用的预算控制额度；

4.4 公司员工对行政后勤服务工作的满意度。

5、任职资格

5.1 学历：行政管理及相关专业，专科以上学历，三年以上相关工作经验；

5.2 证书：具有初级以上职称；

5.3 知识：熟悉企业运作流程，熟练掌握国家相关法律法规；熟悉相关办公软件操作；

5.4 能力：具有良好的协调能力、沟通能力、分析能力、管理能力；

5.5素质：具有良好的职业道德与职业修养，高度的敬业精神及高涨的工作热情，能接受搞强度的工作，工作态度积极乐观，善与各类性格的人交往，待人公平；

5.6 性别：不限，女性优先；

5.7 年龄：26岁以上；

5.8 其他：吃苦耐劳并具有良好团队合作意识。

6、权责说明

6.2 权利

6.1.1 对办公只需的监督权，对违规行为的已发查处权；

6.1.2 各部门各项行政费用的审核权；

6.1.3 各项办公用品、固定资产、低值易耗品的购买、领用、报废的审核；

6.1.4 本部门员工招聘是否录取的建议权。

6.2 责任

6.2.1 对所保存的各想资料的完整性、准确性负责；

6.2.2 对公司办公用品、固定资产、低值易耗品帐、卡、物的一致性负责；

6.2.3 对公司内部的办公环境负责；

6.2.4 对所负责的各项工作质量及工作结果负责。

7、工作关系

7.1 内部：协调公司各个部门

7.2 外部：协调行业协会、工商、社保、劳动局、建委、街道、招聘等

8、职业渠道

8.1 晋升：行政主管、总经理助理、总监、副总经理、总经理

8.2 转岗：其他部门经理助理

8.3 降职：人事专员、前台文员

8.4 辞退：

【人事专员】

1、基本信息

1.1岗位名称：人事专员

1.2岗位编号：XZ003

1.3所属部门：行政部

1.4直接上级：行政主管

1.5岗位编制：1人

1.6直接下级：

2、岗位概要

配合行政主管做好人力资源相关的各项工作。

3、工作职责

3.1 负责招聘信息的刊登、建立的筛选、面试等安排；

3.2 负责培训需求调查的组织，培训计划的协助执行及培训总结的整理；

3.3 负责员工工资的具体核算，能够及时发现问题并提出合理化建立；

3.4 员工考勤的汇总、整理并在月底提交本月员工异动表；

3.5 员工异动手续；

3.6 公司员工劳动合同签署、劳动台帐的建立、社保关系的处理；

3.7 建立完善员工人事档案并及时更新员工花名册，严格借档手续。

3.8 填写整理各种人事报表及人事资料；

3.9 负责季度设计师职称评定的具体事务工作；

3.10 完成公司安排的其它工作。

4、关键绩效指标

4.1 各项人力报表及资料上报的及时性及准确性；

4.2 各项人事档案保存的完整性、花名册更新的及时性；

4.3 员工工资计算的准确性、上报的及时性；

4.4 各项工作完成的及时性；

4.5 公司员工培训的完成率。

5、任职资格

5.1 学历：行政管理及相关专业，专科以上学历，一年以上相关工作经验；

5.2 证书：具有初级以上职称；

5.3 知识：熟悉企业运作流程及人力资源管理的各个业务模块操作，熟悉掌握国家相关法律法规；熟悉操作相关办公软件；

5.4 能力：具有良好的应变能力、组织协调能力、沟通能力、分析能力、执行能力及敏感性与判断力；

5.5素质：具有良好的职业道德与职业修养，工作细致、谨慎，为人正直、客观、公平、公正，工作态度积极乐观，逻辑性强；

5.6 性别：不限，女性优先；

5.7 年龄：24岁以上；

5.8 其他：亲和力强、吃苦耐劳并具有良好团队合作意识。

6、权责说明

6.2 权利

6.1.1月度员工培训计划、招聘计划的建议修订权；

6.1.2 公司内部员工人岗匹配的建议权；

6.1.3 本部门员工招聘是否录用的建议权。

6.2 责任

6.2.1对所保存的各项资料的完整性、准确性、上报资料的准确性、及时性负责；

6.2.2 对月度员工考勤的真实性负责；

6.2.3 对培训计划的执行情况负责；

6.2.4 对所负责的各项工作质量及工作结果负责。

7、工作关系

7.1 内部：协调公司各个部门

7.2 外部：社保、劳动局、建委、招聘等

8、职业渠道

8.1 晋升：行政助理、行政主管、总经理助理、总监、副总经理、总经理

8.2 转岗：其他部门经理助理

8.3 降职：前台文员

8.4 辞退：

【前台文员】

1、基本信息

1.1岗位名称：前台文员

1.2岗位编号：XZ004

1.3所属部门：行政部

1.4直接上级：行政主管

1.5岗位编制：1-2人

1.6直接下级：

2、岗位概要

配合行政主管做好前台接待工作，负责客户接待与日常电话的转接，各部门传真的转发，树立公司对外形象，接待日常访客，办公用品的保管等。

3、工作职责

3.1 接待来访人员，探清来意后引领至相应地点，回答提问并提供相关信息；

3.2 负责接听、转接电话，传真、信件、邮件收发以及报刊杂志的分送工作；

3.3 联系送水、快递、票务预订等，以及包裹登记转投工作；

3.4 复印、分发各部门交代的相关公文和文档；

3.5 公司人员通讯录的编制与更新，经审核后转发至各相关部门；

3.6 负责档案收集、整理管理，每月考勤统计并交财务做帐，留底；

3.7 保持公司内公共区域的环境整洁，同时监督各部门卫生值日情况；

3.8 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记；

3.9 负责各种办公财产,合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。

3.10 协助行政主管组织安排公司大型活动和各种会议，并做好会议纪要；

3.11 完成公司安排的其它工作。

4、关键绩效指标

4.1 各项信件、传真、报刊等转发的及时性；

4.2 所服务的满意率；

4.3 公司员工对其服务的满意度。

5、任职资格

5.1 学历：文秘及相关专业，中专以上学历，一年以上相关工作经验；

5.2 证书：文秘、礼仪类相关证书；

5.3 知识：受过文书写作、档案管理、社交礼仪等相关培训；

5.4 能力：具有良好的应变能力、语言表达能力、执行能力及判断力；

5.5素质：具有良好的职业道德与职业修养、工作细致、谨慎、工作态度端正积极乐观；

5.6 性别：女性；

5.7 年龄：18岁以上；

5.8 其他：形象好、气质佳、普通话标准、亲和力强并具有良好的服务意识。

6、权责说明

6.2 权利

6.1.1本部门录用员工的建议权；

6.1.2 有权拒绝非法进入者，以及未经公司领导批准携带公共物品外出者。

6.2 责任

6.2.1 对所保存的各项资料的完整性、准确性、上报资料的及时性负责；

6.2.2 对员工当日考勤的真实性负责；

6.2.3 对所负责的各项工作质量及工作结果负责；

6.2.4 对公司公共区域财务的安全负责。

7、工作关系

7.1 内部：协调公司各个部门

7.2 外部：招聘、客户、快递、物业等

8、职业渠道

8.1 晋升：行政助理、行政主管、总经理助理、总监、副总经理、总经理

8.2 转岗：客服专员、商务代表、客户代表

8.3 降职：

8.4 辞退：